Me siento junto a ellos. No necesitamos tener una reunión de personal.
Solía tener reuniones de personal, pero dejamos de hacerlas. Nadie tenía nada de qué hablar.
Tenemos suficientes juntas. Ciertamente no necesitamos una más.
Por diversas razones, muchos directivos no llevan a cabo juntas de personal con regularidad. Además, los que sí las llevan a cabo, a menudo no les sacan el máximo provecho lo cual es muy malo. Las buenas reuniones con el personal pueden hacer que el equipo se enfoque, llenar de energía a los empleados y hacerlos partícipes de maneras que no logran las interacciones del día a día.
Por lo tanto, ¿cómo transformas las juntas de personal esporádicas o aburridas en una herramienta gerencial altamente funcional?
Paso 1: conecta el trabajo diario con el propósito de tu organización
Además de distribuir información, las juntas con el personal representan una oportunidad para conectar el trabajo diario de tu equipo con el propósito de tu organización. Si estás pensando, “Mi gente sabe cómo embona su trabajo en nuestra meta global”, estás equivocado.
De hecho, si le preguntas a tu grupo cuál es el propósito de tu organización o de tu departamento, que no te sorprenda recibir una cantidad de respuestas equivalente a la cantidad de personas que haya en la sala. (¡Y tú que creías que no tenían nada que discutir en una reunión de personal! Es bueno tener una conversación acerca del propósito).
El propósito es la razón por la que haces lo que haces. Relacionas el trabajo con dicho propósito explicando cómo lo que hace la gente se alinea con en el objetivo mayor. Por lo general, los empleados disfrutan más de sus trabajos cuando los líderes de su organización hablan acerca de la importancia que tiene su trabajo. Asimismo, tienden a tomar mejores decisiones si reciben recordatorios constantes acerca del propósito y qué tipo de actividades son las que le dan un respaldo.
Paso 2: Haz énfasis en las métricas relevantes
Con frecuencia, relacionar el propósito con el trabajo funciona de mejor manera cuando un equipo se enfoca tanto en la información anecdótica como analítica. Si actualmente no llevas un registro de las estadísticas, empieza a hacerlo. Lo que registres dependerá de tu negocio. Sin embargo, sea lo que sea por lo que te decidas, deberás tener bien en claro cuál es la meta más importante.
Paso 3: Apégate a una fórmula y alterna la responsabilidad
Las juntas de personal exitosas, por lo general, siguen un patrón, como revisar las métricas semanales, compartir información desde arriba, subrayando los éxitos, participando en actividades de integración de equipos, etcétera. Creando una fórmula y apegándose a ella, los directivos les ayudan a sus empleados a saber qué esperar.
Una vez que los empleados se familiarizan con el patrón de las juntas, muchos son capaces de dirigirlas porque han aprendido a hacerlo por medio de la observación. Es así como los directivos tendrán la oportunidad de manera natural de rotar la responsabilidad de las juntas entre diferentes personas. Al delegar, el directivo podrá liberar su tiempo a la vez que le dará a los empleados una oportunidad de desarrollar sus habilidades.
Paso 4: Celebra los éxitos
En muchas organizaciones, hay una gran falta de reconocimiento. Las juntas con el personal le brindan a los directivos y empleados intervalos regulares para poner en práctica la gratitud.
“Me gustaría agradecerle a Tom por quedarse hasta tarde ayer. Gracias a que lo hizo, pude asistir a una conferencia de padres con maestros”.
“El trabajo de Maryann con la presentación en PowerPoint fue excelente. Quiero agradecerle por prepararme con las mejores diapositivas que se presentaron en la conferencia. Las estupendas fotografías opacaron las gráficas que usaron los demás. El trabajo de Maryann realmente hizo quedar bien a nuestra compañía”.
Un flujo constante de agradecimiento sincero puede hacer partícipes a los demás. Es importante hacer énfasis en la palabra sincero. La mayoría de las personas tiene una sorprendente capacidad de identificar un falso cumplido. Un halago auténtico es específico.
Los halagos presentados adecuadamente también convierten las acciones en resultados. Las personas valoran más los cumplidos cuando comprenden cómo sus acciones dieron resultado. Una sesión de elogios en tu reunión de personal garantiza que te tomes el tiempo de manera rutinaria para reconocer los esfuerzos.
Paso 5: Enfócate en las lecciones aprendidas y en la mejora constante
Las reuniones de personal que incluyen una oportunidad para compartir lecciones aprendidas ayudan a lograr una mejora continua. En un principio, las personas pueden estar renuentes a compartir sus limitaciones. Sin embargo, si sigues el Paso 4, deberás poder empezar a desarrollar una mejor comunicación y un sentido de confianza con tu equipo. Modelar el proceso es un buen punto de partida.
“Aprendí algo esta semana que quiero compartir con ustedes. Tuve una llamada con un cliente que pudo haber salido mejor. Les voy a decir lo que sucedió y posteriormente compartiré algunas ideas acerca de cómo manejaría una situación similar en el futuro”.
Entre más practiques este ejercicio, mayores deberán ser las ganancias que recibas.
Paso 6: Crea un programa y apégate a él
Casi todos pueden seguir los primeros cinco pasos algunas veces, pero aquellos que les sacan el mayor provecho a las juntas con el personal son los que las llevan a cabo de manera regular. Publican un programa para la reunión y se apegan a él.
Puede que de vez en cuando hagan las reuniones más breves o que las reagenden, pero no tratan su oportunidad de reunirse con el equipo como la menor de sus prioridades.
Las buenas reuniones de personal no son actividades superficiales que aportan poco valor. Por el contrario, cuando se les usa a su máxima capacidad, son herramientas dinámicas de gestión. Entonces, ¿qué harás con las tuyas?
Kate Zabriskie es la presidenta de Business Training Works Inc. Ella y su equipo ayudan a las empresas a establecer estrategias de servicio al cliente y capacitan a su gente para cumplir con lo prometido.
Contacto: Kate Zabriskie at businesstrainingworks.com
