Habiendo participado en tantas videoconferencias como para contarlas, puedo afirmar enfáticamente que "genial" y "reunión por videoconferencia" no caben en la misma conversación, a menos que sea: "Va a haber una reunión por videoconferencia más tarde hoy. Ah, genial.” (Y ‘genial’, por supuesto, significa “Preferiría enterrarme un tenedor en el muslo… repetidamente…”)

La razón por la que hay tan pocas videoconferencias geniales resulta del hecho de que hay pocas reuniones geniales. Punto. Ciertamente, puede haber reuniones productivas o reuniones importantes, y hasta divertidas, pero a la hora de la hora, la mejor reunión resulta ser la más breve. A eso agrégale la asistencia virtual con las fallas técnicos y lapsus cibernéticos, y bueno, de pronto todo el proyecto resulta un desencanto, en el mejor de los casos. Ten en mente que, además de las juntas con clientes y prospectos, también puedes usar video chats con centros de influencia con quien podrías asociarte en el futuro, obtener ideas de colegas miembros de MDRT y actualizarte en el trabajo remoto con tu personal.

Sin embargo, y a pesar de eso, el COVID-19 ha hecho que las videoconferencias sean el único método de interacción grupal en tiempo real que se ve posible en el futuro cercano, así que vale más que nos acostumbremos. Para maximizar tu efectividad al auspiciar tu propia videoconferencia o unirte a alguna auspiciada por algún colega, te ofrecemos estos considerandos que debes tener en mente.

¿Ya me estás oyendo? ¿Por qué no!?

Dependiendo de los ajustes de privacidad y seguridad de tu computadora u ordenador, cuando te unas a una conferencia remota en Zoom, probablemente tu micrófono esté en modo mudo. Escucha con atención al incorporarte a una junta; Zoom te proporcionará instrucciones para activar o desactivar tu micrófono (consejo: *6 en los teléfonos, a partir de la semana pasada). Créeme: No importa que tan fuerte grites, tus colegas no te podrán escuchar si no activas el micrófono de tu línea.

Muestra tu escritorio, no tu corte de cabello

Aunque pudiera parecer de buenos modales incluir los video-selfies de todos los participantes en la conferencia remota, los asistentes podrían sentirse un tanto invadidos e incómodos porque las rutinas de ducha / baño ... digamos que ... no son de lo más normales durante la pandemia de COVID-19. No establezcan el video-selfie como algo obligatorio para cada asistente. Si tú, como conductor, quieres que te vean, está bien. Las respuestas verbales son más que suficientes cuando se requiere interacción.

El momento lo es todo

Especialmente con los equipos más dispersos, determinar el momento conveniente para todos puede ser todo un reto. Generalmente, yo tengo como regla no convocar para antes de las 8 a.m. para la zona de huso horario más tardío, ni más tarde de las 5 p.m. en la zona de huso horario más adelantado. Si eso no es posible (si los participantes están a más de 6 horas de distancia) ofrece la grabación de las videoconferencias a aquellos que no puedan asistir.

Mantente organizado

Las videoconferencias improvisadas son inaceptables. Prepara de antemano un bosquejo o puntos a discutir y apégate estrictamente a tu programa. Cuando sea posible, incluye apoyos visuales atractivos. Esto maximiza la interacción entre quienes asisten.

¿Y eso es todo!? ¡Sí!

Finalmente: No Te Excedas. Lo más probable es que, si puedes cubrir tus mensajes en 25 minutos, puedes cubrir el mismo material perfectamente, en 15 minutos. Aunque las bromas y chascarrillos podrían parecer lo adecuado, los asistentes agradecerán más que nos abstengamos de trivialidades y vayamos directo al grano. Dejemos las pláticas inconsecuentes para textos o medios sociales. Especialmente durante la crisis del COVID-19, la gente está increíblemente ocupada haciendo malabares entre el trabajo y sus vidas personales. Lo que puedas hacer para reducir la duración de una junta grupal contribuirá grandemente a generar buena voluntad y aceptación.

Por supuesto, hay muchos otros considerandos, pero sirva lo anterior para encaminarte hacia una videoconferencia exitosa.

Esto apareció originalmente publicado en el MDRT Blog.