Saking banyaknya mengikuti konferensi video, saya berani bilang bahwa kata “bagus” dan “rapat konferensi video” tak dapat bersanding di dalam kalimat yang sama, kecuali kalimat tersebut berbunyi “Nanti ada rapat konferensi video. Oh, bagus.” (Dan bagus di sini, tentunya, berarti, “Rasanya seperti ingin lari dari kenyataan ini.”)

Penyebab minimnya jumlah rapat konferensi video yang bagus berakar pada fakta bahwa jumlah rapat yang bagus minim. Titik. Pastinya, rapat bisa jadi produktif, penting, atau bahkan mengasyikkan, tetapi kalau boleh blak-blakan, rapat terbaik adalah rapat yang singkat. Dengan gangguan koneksi dan komputer yang 'eror', menghadiri rapat virtual bisa menimbulkan rasa, halusnya, kecewa. Ingat, di samping bertemu dengan nasabah dan prospek, pertemuan virtual juga dapat dipakai untuk berinteraksi dengan center of influence yang mungkin akan menjadi partner Anda ke depannya, bertukar pikiran dengan sesama anggota MDRT, dan menyelia staf yang kerja jarak jauh.

Terlepas dari semua itu, COVID-19 telah menjadikan konferensi video satu-satunya metode interaksi langsung berkelompok untuk beberapa waktu ke depan, sehingga Anda perlu membiasakan diri dengannya. Agar efektif dalam memandu konferensi video sendiri atau mengikuti video konferensi yang dipandu kolega, kami tawarkan beberapa pertimbangan pokok berikut:

Bisa dengar suara saya? Kok tidak terdengar?!

Tergantung pengaturan privasi dan keamanan pada komputer Anda, mikrofon saat Anda mengikuti konferensi Zoom kemungkinan sudah disetel bisu. Dengarkan baik-baik saat Anda bergabung ke ruang rapat virtual; Zoom akan memberikan arahan untuk menyalakan mikrofon (petunjuk: terakhir saya tahu, pintasannya di ponsel *6). Percayalah: Sekeras apa pun Anda berteriak, rekan-rekan tidak akan bisa mendengar kecuali Anda menyalakan mikrofonnya.

Tunjukkan desktop, bukan tanktop

Walau mungkin niatnya baik – supaya terasa lebih guyub – mengaktifkan fungsi video semua peserta saat rapat barangkali bukan pilihan terbaik. Hal ini bisa jadi dianggap mengganggu dan tak perlu, terlebih karena rutinitas mandi di masa pandemi mungkin tidak diamalkan dengan konsisten. Non-aktifkan fungsi video peserta. Jika Anda penyaji dan ingin agar peserta bisa melihat Anda, boleh. Namun, tanggapan verbal sudah lebih dari cukup untuk menjaga interaksi.

Cari waktu yang pas

Khususnya untuk tim terpencar di zona waktu berbeda-beda, memilih waktu yang pas bagi semua bisa jadi merepotkan. Saya biasanya menerapkan aturan tidak di bawah pukul 8 pagi untuk zona waktu terjauh dan tidak di atas pukul 5 sore untuk zona waktu terdekat. Jika kondisi memaksa (zona waktu peserta terpisah lebih dari 6 jam), tawarkan konferensi video rekaman untuk rekan yang tidak bisa ikut.

Tetap tertata

Jangan sampai Anda berkonferensi tanpa preparasi. Siapkan kerangka pikir atau poin diskusi di depan dan tepati jadwal. Tambahkan elemen visual yang relevan dan memikat, kalau bisa. Peserta rapat akan merasa lebih betah dan fokus.

Itu saja?! Ya!

Terakhir: Jelas. Padat. Singkat. Kalau pesan bisa disampaikan dalam 25 menit, kemungkinan Anda tetap bisa membawakannya dalam 15 menit. Meski kelakar pencair suasana boleh-boleh saja, peserta akan jauh lebih senang kalau bisa langsung masuk ke intinya. Simpan obrolan receh untuk pesan singkat atau medsos; apalagi, selama krisis COVID-19, semua orang sibuk menyesuaikan diri dengan pola kerja dari rumah. Kalau punya niat baik untuk membantu, mulailah dengan mengefisienkan rapat tim Anda.

Tentu ada banyak pertimbangan lain, tetapi poin-poin di atas bisa menjadi langkah awal Anda untuk mengadakan konferensi video yang sukses.

Artikel ini telah dimuat di Blog MDRT.