Saat dunia usaha berupaya lebih produktif dengan lebih sedikit aktivitas dan karena sudah begitu banyaknya tugas yang dilakoni seorang penasihat keuangan, multitasking (kemampuan mengerjakan banyak hal sekaligus) menjadi skill yang dicari-cari sehingga selalu disebut di banyak iklan lowongan kerja. Multitasking dianggap simbol kompetensi dan efisiensi, padahal sebetulnya melumpuhkan produktivitas.

Otak manusia tidak cocok untuk multitasking. Berbagai riset sudah mengonfirmasi hal itu. Contohnya, studi oleh Universitas London menemukan bahwa responden yang ber-multitasking untuk tugas kognitif mengalami penurunan skor IQ. Studi oleh lembaga penelitian medis di Prancis menganalisis otak respondennya dengan MRI saat mereka mencoba menyelesaikan dua tugas sekaligus Data MRI menunjukkan bahwa korteks prefrontal otak, yang membantu memusatkan perhatian ke satu tujuan, kewalahan – dan membuat orang lupa detail dan melakukan kesalahan. Terakhir, untuk membuktikan bahwa lebih fokus berarti lebih produktif, peneliti dari Universitas California, memasang alat monitor jantung pada tubuh sekelompok pekerja kantoran dan melacak penggunaan komputer mereka sembari memutus akses mereka ke surel selama lima hari. Mereka merasa lebih santai, bisa lebih lama berkonsentrasi pada satu tugas, dan lebih jarang beralih layar.

“Bagi penasihat keuangan, multitasking itu melumpuhkan. Kita jadi tidak bisa berfokus ke satu hal sekali waktu,” kata Michael Ong Chong Ghee, anggota dua tahun MDRT dari Penang, Malaysia. “Bagi saya, ukuran efisiensi bukanlah mampu mengerjakan banyak hal sekaligus, melainkan bisa fokus pada satu hal saja.”

Fokus pada satu hal saja berarti memusatkan perhatian pada satu hal sekali waktu. Dengan begitu, saat mengerjakan sebuah tugas, kesadaran kita penuh 100%. Ada yang mengistilahkannya dengan “fokus total” atau “konsentrasi penuh”.

“Contohnya, saat sedang di depan laptop, berbicara dengan nasabah via Zoom, saya tidak terusik pesan, panggilan telepon, atau notifikasi aplikasi,” kata Ong. “Jika Anda terdistraksi, nasabah bisa tahu bahwa Anda tidak sepenuhnya memperhatikan. Mereka pun merasa dinomorduakan. Bagi saya, produktivitas atau efektivitas bisa diraih dengan fokus ke satu hal saja.”

Tetapkan waktunya

Waktu Ong pertama kali menjadi penasihat keuangan, ia mencoba melakoni banyak tugas sekaligus.

“Saya pergi rapat dengan nasabah, menyusun proposal, mencari solusi untuk problem keuangan mereka, dan menjawab telepon di malam hari kalau mereka bertanya tentang polisnya,” ujarnya. “Saat saya mulai berkembang, saya memutuskan untuk menegakkan batasan untuk nasabah dan kolega agar saya bisa bekerja lebih efektif. Saya umumkan, Senin-Jumat saya tersedia untuk nasabah, dan akhir pekan adalah waktu khusus keluarga. Jika ada yang keberatan, saya beri pengertian, ‘Saya yakin Anda punya keluarga dan bisa memahami ini. Kalau ada kasus mendesak, pasti saya tanggapi. Tapi jika tidak mendesak, boleh saya jawab Senin nanti?’”

Nasabah ingin ditanggapi dalam hitungan menit, dan sayangnya penasihat terkondisikan untuk merespons hampir-hampir secara seketika. Jadi, saran Ong untuk para penasihat keuangan baru adalah tegakkan batasan sejak awal. Begitu nasabah dan kolega tahu waktu yang baik untuk menghubungi Anda, Anda mestinya lebih punya waktu untuk berkonsentrasi pada satu tugas sekali waktu, tak lagi menangani banyak permintaan sekaligus.

Ia juga menganjurkan adanya jadwal tugas untuk mengalokasikan jumlah waktu yang tepat untuk aktivitas-aktivitas spesifik. Ong menggunakan satu jam pertama pada hari kerja (08.30-09.30) untuk rapat, yang juga menjadi ruangnya membangun motivasi di hari itu.

“Rapat itu harus,” katanya. “Rapat membantu kita tetap sejalan dan selaras dengan tujuan yang kita tetapkan.”

Dari pukul 09.30, ia menghubungi dan melayani nasabahnya. Janji temu makan siang pukul 12.30 mungkin digunakan untuk membahas case atau sekadar mempererat relasi dengan nasabah dan mencari tahu kabar terbaru mereka. Selain itu, adanya batas waktu penyelesaian tugas bisa memompa semangat penasihat untuk menuntaskan tugas tersebut. Daripada bolak-balik dari satu tugas ke tugas yang lain, Ong menetapkan batas 20 menit untuk satu tugas sebelum beralih ke tugas berikutnya atau rehat sejenak.

“Jadwal tugas membantu kita jadi lebih disiplin, yang nantinya membuat kita lebih produktif,” kata Ong.

Gunakan teknologi

Sebelum pandemi, Ong mengikuti nasihat praktisi berprestasi di perusahaannya untuk mendigitalkan berkas-berkasnya. Saat lockdown terjadi, Ong sudah dua tahun mendigitalkan dokumen, yang membuat arsip-arsip tersebut mudah dilacak dan diakses.

“Kalau merasa terlalu banyak waktu habis untuk tugas sepele seperti entri data atau mengirim surel buletin atau ucapan, gunakan alat otomasi untuk membereskan semua pekerjaan repetitif itu. Maka, Anda lebih leluasa berfokus pada tugas yang lebih berarti. Jika Anda praktisi mandiri, setidaknya pekerjakan pegawai magang atau paruh waktu untuk menangani tugas-tugas administratif,” kata Ong.

Hindari internet

Surel, notifikasi Zoom, aplikasi pengiriman pesan, dan media sosial bisa sangat mengganggu. Jika tak ingin terusik, matikan semua aplikasi hingga tugas yang Anda hadapi tuntas. Atau gunakan fungsi Jangan Diganggu di setelan perangkat Anda.

Fokus tajam pada satu tugas bisa membantu Anda menjalani hidup yang lebih seimbang. Fokus pada satu tugas sekali waktu terbukti meningkatkan produktivitas, meredakan stres, dan membuat Anda lebih bahagia ke depannya.

KONTAK: Michael Ong Chong Ghee mocg85@gmail.com

Tanichka Achan adalah penulis di Team Lewis, agensi komunikasi yang membantu pengembangan konten MDRT untuk pasar Asia-Pasifik. Hubungi mdrteditorial@teamlewis.com.