Rapat nasabah yang lebih baik dengan notulis AI

Oleh Antoinette Tuscano

Alat notulis AI bisa tambah produktivitas dan mutu interaksi penasihat dalam rapat nasabah. Dan potensinya tidak berhenti di sana karena teknologi ini bisa lebih komprehensif dan integratif.

Kegunaan notulis AI

Penasihat keuangan bisa gunakan notulis AI untuk menyusun risalah rapat nasabah, melampirkan catatan ke CRM, menyusun tindak lanjut setelah rapat, mengonsep surel rekap rapat, dan menulis agenda rapat nasabah berikutnya.

Bagi anggota empat tahun MDRT Andy Makal, rangkaian tugas yang dulu perlu satu jam kini tuntas dalam hitungan menit dengan Plaud Note. Melalui Plaud, Makal merekam rapat nasabah. Perangkat lunaknya lantas membuat PDF yang diunggah ke CRM-nya. Ia juga membuat templat ringkasan rapat di ChatGPT, yang dipakai untuk membuat daftar tugas untuknya dan nasabahnya.

Plaud Note adalah rekorder AI yang terkoneksi dengan ponsel melalui aplikasi. Plaud, yang mendukung lebih dari 100 bahasa, juga bisa ditempel ke ponsel dengan casing MagSafe untuk merekam panggilan telepon. Namun, saat merekam isi rapat yang bersifat rahasia, pastikan Anda tidak mengizinkan Plaud untuk melatih model AI-nya dengan informasi Anda.

Pilihan alat lainnya

Ada beberapa solusi notulis AI lain untuk dipertimbangkan, seperti Fathom dan Fireflies, yang bisa mentranskripsi dan merangkum rapat Zoom, Google Meet, dan Teams.

Jump, Filenote.ai, dan Zocks dikhususkan untuk penasihat keuangan. Ketiganya lebih integratif dengan paket teknologi khusus yang mungkin digunakan penasihat dan dibekali kontrol keamanan data dan kepatuhan yang lebih lengkap. Filenote.ai juga punya fitur seperti pengiriman formulir permintaan ke paraplanner dan rancang mindmap untuk nasabah.

Yang perlu diwaspadai

Anggota delapan tahun MDRT Elke Rubach, LL.M., CLU, merekam rapatnya dengan Otter.ai. Namun, Rubach mewanti-wanti, “Anda harus minta izin nasabah dahulu. Tanggal dan nama para peserta rapat juga perlu disebutkan saat Anda mulai merekam,” katanya.

Selain itu, meski notulis AI bisa hemat waktu dan tingkatkan akurasi, integrasinya dengan teknologi dan CRM serta sistem privasi data di kantor Anda harus selalu diperhatikan. Notulis AI yang menawarkan fungsi lebih luas, seperti integrasi dengan CRM, juga umumnya mengenakan biaya bulanan.

Ketepatan juga wajib tetap diperiksa karena AI sekalipun bisa keliru. Penasihat keuangan bertanggung jawab atas semua materi yang dikirimnya kepada nasabah. Jadi, tinjau dan sesuaikan ringkasan rapat sebelum dikirim via surel kepada nasabah agar bersih dari kesalahan dan terbaca alami, bukan seperti mesin. Nasabah menghargai sentuhan pribadi dalam komunikasi yang mereka terima, tanda kepedulian dari penasihatnya. Kemampuan untuk peduli itulah yang tidak dapat digantikan oleh AI dan teknologi.

Menolak usang: 3 hal penting soal interaksi dengan nasabah muda 

Oleh Troy Harrison 

Jika prospek atau nasabah lebih muda 10 tahun dari Anda, mungkin muncul masalah komunikasi. 

Masyarakat mengalami perubahan budaya dan teknologi signifikan antara ujung akhir Generasi X (lahir 1965 hingga 1980, menurut Pew Research Center) dan ujung awal generasi milenial (lahir 1981 hingga 1996). Semua perubahan itu sangat memengaruhi keinginan dan harapan nasabah milenial. Generasi Z (lahir 1997 hingga 2012), muncul setelah milenial, punya kecenderungan sama, tapi lebih intens. Dalam kasus ini, “nasabah muda” adalah utamanya milenial dan Gen Z. 

Yang perlu disepadankan di sini bukanlah usia. Milenial dan Gen Z tetap mau bersinggungan dengan penasihat yang lebih berpengalaman. Yang harus disesuaikan adalah gaya Anda. Artinya, berkomunikasilah dengan cara yang sesuai gaya mereka. 

Berikut ini tiga hal yang wajib diketahui soal penyesuaian gaya dengan nasabah muda: 

1. Alur bina relasi yang terbalik. Cara biasa menjalin hubungan dengan nasabah itu sederhana. Anda masuk ke kantornya, mengamati foto, ijazah perguruan tinggi, atau petunjuk lain soal hidup pribadi nasabah, lalu membuka percakapan berdasarkan petunjuk itu. Namun, membuka obrolan dengan topik pribadi bisa terkesan ada udang di balik batu. Nasabah muda mendahulukan bisnis.
   
   Anda akan dapat lebih banyak janji temu dengan memberi tahu prospek cara Anda membantunya meraih tujuan atau melindungi bisnis atau keluarganya secara finansial. Masuk ke inti persoalan dan tunjukkan bahwa Anda bisa membantu. Setelah Anda bisa menangani kebutuhan atau kekhawatirannya, barulah prospek terbuka untuk diajak makan siang, main golf, atau mengobrol pribadi. Ini pergeseran signifikan yang sangat penting — dan harus Anda lakukan agar berhasil. 
   
   
2. Komunikasi yang fleksibel.  Kuasai komunikasi teks. Pelajari cara mengirim pesan yang persuasif, dengan bahasa yang rapi (ya, ini penting) dalam 240 karakter atau kurang. 
   
   Anda bisa pakai aplikasi seperti ChatGPT untuk membuat ikhtisar komunikasi panjang yang tetap persuasif. Hanya perlu bisa menulis prompt AI yang baik dan mengedit jika perlu. Untuk alat AI gratis, jangan sertakan informasi pribadi karena akan bisa diakses publik. 
   
   Namun, komunikasi teks bukan solusi seutuhnya. Nasabah muda punya berbagai platform yang disukai, dan kesukaannya bisa berbeda-beda. Kemampuan Anda beradaptasi, khususnya saat dipadu dengan pengalaman dan keahlian, akan mereka hargai. 
   
   
3. Piawai bermedia sosial. Nasabah akan mencari Anda di internet, dan media sosial jadi alat utamanya. Prospek akan mencari Anda di LinkedIn sebelum berpikir untuk menanggapi Anda. Jika tidak tampak meyakinkan di LinkedIn, Anda takkan dihubungi (entah lewat telepon, surel, atau teks). Jika tidak pakai LinkedIn sebagai sarana profesional, Anda takkan dianggap serius.
   
   Tapi LinkedIn tidak saja cukup. Anda juga perlu tahu cara lain yang digunakan orang untuk meriset diri Anda. Sudah menilik seperti apa ulasan Google kantor Anda? Prospek muda sangat mungkin membacanya — dan Anda mesti bisa menjelaskan soal ulasan buruk baru-baru ini.
   Berikut pengecualian untuk aturan “nasabah muda” ini: Banyak nasabah tua belajar dari, dan meniru, kebiasaan nasabah muda. Hindari stereotipe berdasarkan usia. Luwes, cerdas, dan adaptiflah terhadap kebutuhan nasabah, terlepas usianya. 

Para anggota dan ahli dari seluruh dunia berbagi cara meningkatkan produktivitas, mencari inspirasi, dan menyeimbangkan hidup di Blog MDRT. Pindai kode QR atau kunjungi mdrtblog.org/subscribe untuk menerima wawasan bernas di surel Anda dua hingga tiga kali seminggu.