私のオフィスにはアシスタントと私の2人しかいません。わざわざミーティングを開く必要がありますか。いつも向き合って座っているのに。
スタッフと個別面談をしましたが相手は特に話すようなことはありませんでした。それに私たちは大人です。仕事でするべきことは分かっています。
多くのマネージャーは管理下のスタッフと面接しない理由をあれこれ並べ立てます。しかしどんな言い訳があろうとも、直属の部下と二人きりで話す機会を定期的に持つことの価値と重要性は変わりません。
その効果
評価の表れ：時は金なり。時間をとり準備をしてスタッフと面談するマネージャーは、直属の部下をきちんと評価していることを示します。
より良い考え方：1対1で行われる定期的なミーティングによりマネージャーもスタッフも急ぎの業務からいったん離れて仕事、目標、成長の機会などについて相対的・戦略的に考えることができます。
実りある結果：仕事の進捗状況を報告するような機会や要求が増えるのでスタッフはより積極的に説明責任を果たすようになります。
理想的なミーティング
最初のステップはマネージャーと部下の双方にとって有益な面接を設定することです。全てのミーティングに使える万能策はありません。それでもこのような話し合いを成功させるためのガイドラインはいくつかあります。
日程を調整したら守る。急用ができたからと言って当たり前のように個別面談をキャンセルしてはいけません。
最適な頻度。話し合いは月に一度で十分だという人がいれば毎週がちょうど良いという人もいます。上司と部下の関係性はそれぞれ異なるからです。
さらに状況は変化するものです。組織の内外で生じる出来事により、部下のニーズは180度変わることがあります。面接の回数はその時々で見直すべきです。頻度が適切なら上司も部下も話し合う議題がないとは感じないでしょう。
議題に沿う。有益な個別面談は何でも自由に話し合うことではありません。優れた面談と同様に議題に沿って進めるべきです。議題には現在担当しているプロジェクト、年間目標の進捗状況、今チャレンジしていることなどの項目を含めると良いでしょう。
部下に主導権を握らせ、議題の管理や記録を任せる。初回はマネージャーが議題のひな形を作成します。しかしその後は部下が1対1ミーティングに関係する書類を管理します。
個別ミーティングが続かない、得られるものがあまりないと感じるならもう一度振り返って検討してください。やって損はありません。
始める前に解決できる事柄
個別面談をゼロ・スタートすることも挫折したミーティングのやり直しもすぐに成功するものではありません。そこでマネージャーはさまざまな障害を乗り越える準備をするべきです。
障害その1：スタッフが新しい取り決めを疑問視する。
解決策：事前に説明して戸惑いを最小限にする。
マネージャーが個別面談をしたことがなければ、この取り決めを聞いたスタッフは驚くでしょう。混乱や不安を避けるために日程を調整する前にその意図するところを伝えてください。｢今年は一人ひとりの成長にもっと重点を置きたいと思います。来週か再来週に私と個別にミーティングをする予定でいてください。皆さんと個別に話し合い、それを定期的に行うことは私たち全員にプラスになるはずです。どのくらいの頻度で行うかはそれぞれのニーズやその時の話し合いで決めます｣と事前に知らせます。
障害その2：スタッフが積極的ではない。
解決策：やって見せる。
議題が的を射ているとその後の会話もスムーズにいきます。議題の管理は最終的にスタッフが行うことが望ましいですが、これには時間がかかるかもしれません。最初はマネージャーが手本を示す必要があります。｢最初のうちは私が議題を作ります。話し合いが軌道に乗ってきたらこの役目をあなたに任せたいと考えています。つまり次回の話し合いはあなたがアジェンダを用意して私の分をコピーしてください｣と伝えます。
障害その3：スタッフに質問をしても短い答えや表面的な答えしか返ってこない。
解決策：具体的な質問をする。
マネージャーの質問が具体的であればあるほど、より実りのある会話に繋がります。例えば「何に取り組んでいますか？」ではなく「現在一番うまくいっているプロジェクトと、なぜうまくいっているのかについて教えてください」と問い掛けます。
障害その４：スタッフの反応が鈍い。
解決策：沈黙を利用する。
相手がすぐに答えないとマネージャーは反応が悪いと誤解してしまいがちです。ここで重要なのはマネージャーがすでに質問を知っていることです。しかしスタッフからすればそれは初めて聞く質問で、その内容を消化し考えるのに少し時間が必要なのかもしれません。質問を繰り返しても答えがすぐに返ってくるわけではないことを理解し、沈黙が続いても落ち着いた態度を保つべきです。
Kate ZabriskieはBusiness Training Works Inc.の代表。カスタマー・サービス戦略の構築や安心して働くためのスタッフ教育をチームで支援している。
Contact: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com
