겉 으로 보기에는 이벤트를 열어 새로운 사람들을 만나는 것이 쉬워 보입니다. 물론 상담사들은 단지 겉모습이 아니라 전체적인 상황을 파악하고, 더 강력한 유대관계와 성과를 가져오는 복잡한 과정도 이해할 수 있는 전문가들입니다.

이런 맥락에서, 소개에 관한 다양한 저서(지금 바로 더 많이 소개받기!’, ‘소개를 넘어’ 등)를 발간한 소개 전문 코치인 빌 케이츠(Bill Cates)와 트리스탄 칼 로버트 하티(Tristan Karl Robert Hartey, 7년 차 MDRT 회원, 영국 체스터)가 오프라인과 온라인 행사를 개최하거나 참석하여 소개를 받는 방법에 대한 다양한 질문에 명확한 답을 해주었습니다.

소규모나 대규모 이벤트 중에서 더 효과적인 것은 무엇일까요?

“소규모 이벤트가 더 효과적입니다. 이벤트를 여는 목적은 사람들, 고객들, 잠재고객들과 유대를 맺기 위한 것입니다. 그냥 지나치는 행사가 아닙니다. ‘반갑습니다. 즐거운 시간 보내세요.’라고 하며 악수하고 그냥 지나치는 그런 만남이 되어서는 안 됩니다. 고객들, 손님들과 대화를 나누고 일과 관련 없는 대화를 나눌 수 있는 관계를 만드는 곳이어야 합니다. 규모가 클수록 이런 관계는 만들기 어렵습니다. 사무실을 두고 있고 같이 일하는 다른 상담사나 설계사들이 있다면, 팀을 만들어서 규모의 경제를 실현할 수도 있습니다. 하지만 상담사 한 명이 많은 사람을 감당할 수는 없습니다.

“작은 규모라면 어느 정도일까요? 저녁 식사 이벤트인 경우, 원형 테이블 하나에 8명, 10명, 또는 12명이 최대 인원이라고 생각됩니다. 테이블을 여기저기 옮겨 다니면 안 됩니다. 영화관이나 하와이 스타일 파티, 야구장 등에서 대규모 이벤트를 개최하는 사람들도 있습니다. 신나는 이벤트이고 고객들은 감사해합니다. 문제는 거기서 사람들과 인맥을 맺을 수 있는가 하는 것입니다. 소규모 이벤트를 영리하게 개최하면 문제가 없을 것입니다. 이벤트 플래너가 꼭 필요하지는 않지만, 이벤트를 열어 본 경험이 없다면 비용이 그리 비싸지 않으므로 도움을 받는 것도 좋습니다.” — 케이츠

이벤트를 기획하면서 어떤 점에 주의해야 할까요?

“우리는 원형 테이블에서 고객 감사 이벤트를 가집니다. 처음 했던 실수는 잘 몰라서 줄 간격을 아주 좁게 하여 테이블을 설치했던 것입니다. 줄 간격이 중요한 이유는 이런 이벤트에서는 테이블을 옮겨 다니며 이야기할 수 없기 때문입니다. 두세 개의 테이블만 있다면 가능할 수도 있습니다. 테이블에 앉거나 옆에 서서 대화를 나눌 수도 있겠지요. 하지만 제 경우에는 큰 실수였어요. 뒤쪽 줄에 있는 사람들에게는 다가갈 수가 없어서 첫 줄에 앉지 않은 사람들과 인사를 나누는 것이 불가능했습니다.”

“위치 역시 아주 중요합니다. 어울리지 않는 장소에 서비스도 엉망이라면 여러분의 평판에 영향을 주게 될 것입니다. 서비스가 엉망이었던 악몽 같은 상황도 있었습니다. 참석자들이 어떻게 느낄지 생각해보니, 그런 이벤트는 시간 낭비였습니다. 이벤트를 열려면 여러분이 가능한 많은 부분에 관여해야 하지만, 관여할 수 없는 서비스도 좋아야 합니다. 이를 위해서는 먼저 직접 몇 차례 경험을 해보아야 합니다.” — 하티

“이벤트를 열려는 그 시간대에 이벤트 장소를 사전에 답사하십시오. 저와 일했던 한 남자분은 이벤트 시간대가 저녁이었는데 사전 답사를 낮 시간에 다녀왔습니다. 주차장이 상당히 큰 장소였는데 조명이 부실하다는 것을 알지 못했지요. 이로 인해 연로한 고객들이 멀리 떨어진 곳에 주차해야 했습니다. 화를 내지는 않았지만 불편해 했었지요. 불평도 좀 했습니다. 이런 문제에도 관심을 기울여야 합니다.” — 케이츠

오프라인 행사처럼 온라인 행사도 사전 점검을 해야 할까요?

“온라인 게임쇼나 퀴즈대회 같은 이벤트 티켓을 구매하여 고객들과 함께 참석할 수도 있습니다. 저라면 친구나 가족들과 먼저 해볼 겁니다. 앱의 기능 등 필요한 것들을 테스트해 보십시오. 앱 사용법을 몰라 고객들 앞에서 허둥대면 안 됩니다. 이벤트를 매끄럽게 진행해야 합니다.” — 케이츠

“줌(Zoom) 이벤트에서 중요한 것은 오프라인 이벤트보다 짧아야 한다는 것입니다. 오프라인 만남은 한 두 시간씩 이어질 수도 있습니다. 하지만 줌에서는 45분 정도 지나면 사람들이 화면을 꺼버립니다.” — 하티

“제 상담사와 빙고 게임을 했을 때, 시간이 길어져서 우리 부부는 흥미를 잃었습니다. 몇 판은 괜찮았어요. 상담사가 사전에 보낸 준비물도 하루 전에 우편으로 도착했어요. 이벤트 진행이 순조로웠습니다.” 해 볼만 했어요. 관계가 좋은 고객들과 이벤트를 열어보고, 이번이 처음이라고 알려주십시오. ‘처음으로 이벤트를 열어보려고 해요.’라고 솔직하게 말해 보십시오. ‘아, 걱정 마세요. 좋아요. 네, 그렇군요. 우리도 참석해보고 싶어요.’ 고객들이 여러분의 사정을 알고 있다면, 완벽한 진행을 기대하지는 않을 것입니다. 하지만 관계가 좋은 고객들이 아니라면, 그런 실험은 하지 마십시오. 다른 고객들은 얼마나 매끄럽게 진행하는지를 보고 여러분을 평가할 것입니다.” — 케이

이벤트를 열었는데 소개를 많이 받지 못했습니다. 다시 열어야 할까요?

“첫 번째 이벤트에서 50건의 소개를 기대하면 안 됩니다. 첫 이벤트는 테스트이기 때문에 실제로 소개를 1건만 받아도 큰 성공을 거둔 것입니다. ‘이벤트를 한 번 했는데 이제 그만 하려고 해요. 효과가 없었어요.’라고 말하는 사람들이 많습니다. 그러면 저는 ‘5번만 더 해보세요.’라고 이야기합니다. 이벤트에 큰 문제가 없었다면 다섯 번째 열 때는 반드시 효과가 있을 것입니다. 여러 번 열어야 합니다. 인내심이 성공의 열쇠입니다.

“사람들은 즉각적인 성과를 기대합니다. 택시를 부를 때 휴대폰으로 우버 앱을 클릭하면 3분 후에 집 앞에 택시가 도착합니다. 사람들은 예금이나 생명보험도 이런 수준을 기대합니다. 하지만 실제로 그렇게 진행되지는 않습니다. 여러분이 연락하는 잠재고객들도 이런 수준의 서비스를 원할 것입니다. 하지만 잠재고객이 결정을 내리는 데에는 시간이 필요하지요. 특히 이런 이벤트를 통해 만난 경우에는 상당히 높은 신뢰관계를 만들어야 하기 때문입니다. 이벤트는 한두 번이 아니라, 여러 번 열 생각을 하십시오.” — 하티

손님을 데리고 와달라고 부탁했는데 혼자 오는 고객들이 종종 있어서 실망스럽습니다. 어떻게 해야 할까요?

“세 종류의 이벤트가 있습니다. 적합한 이벤트를 연다면 간단히 해결할 수 있습니다. 첫째, 감사 이벤트가 있습니다. 온라인, 오프라인 모두 가능하며, 단지 감사를 표하는 행사입니다. ‘손님과 함께 오셔도 좋습니다.’라고 말하되 실제로 손님을 데려올 것으로 기대하지는 마십시오. 손님을 데려오지 않아도 실망스럽지 않을 것입니다. 감사 인사가 목적이기 때문입니다. 고객들, 함께 참석한 사람들에게 감사를 전하는 것만으로도 충분합니다. 이벤트를 마치고 돌아갈 때에는 여러분을 더 좋아하고 신뢰하게 될 것입니다.”

“다음으로 특별 초대 이벤트가 있습니다. 이 이벤트의 목적은 소개입니다. 그냥 ‘손님과 함께 오셔도 좋아요.’라고 말하지는 마십시오. 고객에게 좀 다른 방법으로 표현해야 합니다. 상담사를 만나고 싶어하는 사람들을 접할 수 있는 최고의 기회는 업무 이야기를 꺼내지 않는 친목 모임이라고 생각합니다. 우리는 친목을 통해 상대방을 알아가지만, 상대방은 상담사와 만나는 자리라는 것을 알고 있습니다. 이런 친목 모임에 마음을 연 상대방은 이벤트 이후에 연락을 받아도 대부분 마음을 열게 됩니다. 초대장을 보내고 이후에도 연락 드릴 것을 알려주십시오. 이런 모임은 목적이 분명한 이벤트입니다.”

“세 번째는 축하 이벤트입니다. 이는 개인이나 커플 혹은 귀한 손님을 위한 감사 이벤트와 같습니다. 은퇴 파티도 여기에 해당합니다. 소규모 생일파티도 가능합니다. 저는 소규모 생일파티를 열어 사업에 성공한 사람들을 많이 보았습니다. 누군가의 생일이 있는 주의 평일에 직장 동료들과 함께 어울려 자연스레 비즈니스에 대해 이야기를 나눌 수 있습니다. 결혼 기념일 이벤트도 가능합니다. 친목 모임에서 상담사를 만나는 것도 좋지만, 비즈니스라는 보호막이 있다면 모임이 더 쉬워질 것입니다.” “그런 경우가 아니라면, 초대한 귀한 손님이나 손님을 초대했던 사람에게 전화를 걸어 이렇게 말해 보십시오. ‘존스네 가족에게 연락하려고 하는데요. 그분들과 이야기를 하며 즐거운 시간을 보내었습니다. 어떻게 생각하세요? 그분들은 요즘 어떤 문제로 고민하고 있을까요? 그분들이 편하게 느낄 수 있도록 중간에서 소개를 좀 해주시겠어요?’ 사람들에게 연락하려면 효과적인 방법으로 제대로 해야 합니다.” — 케이츠

고객이 결혼식이나 바비큐 파티에 초대한다면, 다른 손님들에게는 저를 어떻게 알려야 할까요?

“고객에게 물어보십시오. ‘초대해주셔서 고맙습니다. 정말 가보고 싶어요. 사람들이 고객님과 어떤 사이인지 물어보면 재무상담사라고 대답해도 될까요?’ 대부분의 고객들은 이렇게 말할 것입니다. ‘물론이죠. 당연히 그렇게 하셔야지요.’ 누군가가 주최자와 어떤 사이인지 물어보면, 직업을 말해도 좋다는 허락을 받았으니 다행입니다. 이제 여러분도 사람들에게 물어볼 수 있습니다. ‘스미스 씨 부부와는 어떻게 아시나요?’ 그러면 사람들이 대답을 할 것입니다. 그런 다음, ‘선생님은 어떤 사이신가요?’라고 물어올 것입니다. 허락을 받았으니 관계를 말해주면 됩니다.

고객발굴을 위한 자리가 아니기 때문에 그런 생각은 하지 마십시오. 하지만 사람들을 만난 후에 스미스 씨에게 이렇게 말해볼 수 있습니다. ‘조지와 마사 워싱턴 씨와 즐겁게 이야기를 나누었습니다. 좀더 제대로 인사를 드려도 될까요? 혹시 그분들께 연락을 해도 괜찮을까요?’” — 케이츠

연락처

빌 케이츠(Bill Cates) billcates@referralcoach.com

트리스탄 하티(Tristan Hartey) tristan@harteywm.co.uk