Tôi ngồi ngay cạnh nhân viên. Chúng tôi không cần phải có buổi họp nhân viên.

Tôi từng tổ chức các buổi họp với nhân viên, nhưng chúng tôi đã ngừng việc này lại. Không một ai có bất cứ điều gì để nói.

Chúng tôi có quá đủ các cuộc họp rồi. Chúng tôi chắc chắn không cần cuộc họp khác nữa.

Nhiều nhà quản lý không tổ chức các cuộc họp nhân viên thường xuyên vì vô vàn lý do khác nhau. Hơn nữa, những nhà quản lý thường tổ chức họp lại không thu được kết quả tốt nhất như mong đợi, và đó thật là điều tồi tệ. Những buổi họp nhân viên thành công có thể tập trung vào một nhóm, truyền năng lượng và thu hút nhân viên theo những cách mà các tương tác tình huống không làm được.

Làm thế nào bạn có thể biến một cách tiếp cận bế tắc và nhàm chán thành một công cụ quản lý có chức năng cao?

Bước 1: Kết nối công việc hàng ngày với mục đích của tổ chức

Ngoài việc truyền đạt thông tin, các cuộc họp nhân viên còn là cơ hội gắn kết công việc hàng ngày của nhóm với mục đích của tổ chức. Nếu bạn đang nghĩ rằng ”Nhân viên của mình đã biết việc của họ phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức như thế nào,” tức là bạn có thể sai.

Trên thực tế, nếu hỏi nhóm của mình về mục đích của tổ chức hoặc mục đích của bộ phận bạn đang làm việc, hãy đừng ngạc nhiên khi số lượng câu trả lời nhận được bằng với số nhân viên trong phòng. (Bạn nghĩ rằng bạn không có gì để nói trong buổi họp nhân viên! Một cuộc thảo luận về mục đích là một việc tốt nên thực hiện.)

Mục đích đặt ra là tại sao bạn làm những việc bạn đang làm. Bạn kết nối công việc bằng cách giải thích làm thế nào để những việc nhân viên đang làm phù hợp với mục tiêu cao cả hơn.

Nhân viên thường say mê công việc của mình hơn khi các nhà lãnh đạo nói về tầm quan trọng của những công việc họ đang thực hiện. Họ cũng có xu hướng đưa ra lựa chọn tốt hơn nếu thường xuyên được nhắc nhở về mục đích và những loại hoạt động hỗ trợ cho mục đích của tổ chức.

Bước 2: Làm nổi bật các số liệu có liên quan

Kết nối công việc với mục đích thường có tác dụng tốt nhất khi một nhóm tập trung vào cả thông tin không chính thức và thông tin phân tích. Nếu bạn không theo dõi thống kê thì hãy bắt đầu theo dõi đi nhé. Những gì bạn theo dõi sẽ phụ thuộc vào công việc kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, hãy nên có một tầm nhìn rõ ràng cho mục tiêu cao cả hơn trong bất cứ điều gì bạn quyết định.

Bước 3: Làm theo một công thức và quay vòng trách nhiệm

Các cuộc họp nhân viên thành công thường thực hiện theo một khuôn mẫu, ví dụ xem xét các số liệu hàng tuần, chia sẻ thông tin từ lãnh đạo, nêu bật những thành công, tham gia vào hoạt động xây dựng đội ngũ và những việc tương tự. Bằng cách tạo dựng và gắn bó với một khuôn mẫu, các nhà quản lý giúp nhân viên biết những gì họ mong đợi.

Một khi nhân viên biết khuôn mẫu cuộc họp, nhiều người sẽ có khả năng điều hành nó vì họ đã học được qua việc quan sát trực tiếp. Sau đó các nhà quản lý có cơ hội thuận tiện để quay vòng trách nhiệm điều hành cuộc họp cho các nhân viên khác nhau. Bằng cách trao quyền, nhà quản lý có thể giải phóng thời gian của mình và tạo cơ hội cho nhân viên được phát triển kỹ năng.

Bước 4: Ăn mừng thành công

Rất nhiều tổ chức thiếu vắng sự ghi nhận thành công của nhân viên một cách khủng khiếp. Các cuộc họp nhân viên là những cơ hội thường xuyên cho nhà quản lý và nhân viên thể hiện lòng biết ơn.

”Tôi muốn cảm ơn Tom vì hôm qua anh ấy đã làm việc tới tận tối khuya. Nhờ có anh ấy, tôi đã có thể tham gia cuộc họp phụ huynh với thầy cô giáo.”

”Phần công việc của Maryann trong bài thuyết trình powerpoint thật là tuyệt vời. Tôi muốn được cảm ơn cô ấy vì đã giúp tôi chuẩn bị những slide tốt nhất để trình bày tại hội nghị. Những bức ảnh tuyệt đẹp đã vượt trội hơn hẳn đồ họa các diễn giả khác sử dụng. Việc Maryann đã làm thực sự đem lại cái nhìn tốt đẹp cho công ty của chúng ta.”

Lòng biết ơn chân thành được thể hiện đều đặn có thể thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Hãy lưu ý từ:chân thành. Hầu hết mọi người đều có khả năng tuyệt vời để xác định một lời khen giả tạo. Lời khen thực sự luôn luôn đặc biệt.

Một lời khen ngợi được trao đúng lúc có thể gắn kết hành động với thành quả. Mọi người đánh giá cao lời khen hơn khi họ hiểu những hành động của họ mang lại kết quả như thế nào. Phần khen ngợi trong các cuộc họp nhân viên bảo đảm bạn thường xuyên dành thời gian để ghi nhận những nỗ lực của nhân viên.

Bước 5: Tập trung vào các bài học kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện

Các cuộc họp nhân viên là cơ hội chia sẻ những bài học kinh nghiệm giúp thúc đẩy hoàn thiện công việc một cách liên tục. Ban đầu, mọi người có thể miễn cưỡng khi chia sẻ những thiếu sót. Tuy nhiên, nếu làm theo bước 4, bạn nên bắt đầu phát huy giao tiếp tốt hơn và phát triển cảm giác tin tưởng với nhóm của bạn. Khuôn mẫu hóa quá trình này là một khởi đầu tốt.

”Tôi đã học được một số điều trong tuần này và tôi mong muốn chia sẻ với các bạn. Tôi đã có một cuộc gọi với khách hàng mà tôi đã có thể thực hiện tốt hơn. Tôi sẽ kể cho các bạn điều gì đã xảy ra, sau đó tôi sẽ thảo luận một số ý tưởng về cách tôi nên xử lý những việc tương tự trong tương lai.”

Bạn càng thực hành nhiều bài tập này, bạn càng thu được nhiều thành quả to lớn hơn.

Bước 6: Lập kế hoạch và thực hiện theo sát kế hoạch

Hầu như bất cứ ai cũng có thể làm theo năm bước trong một khoảng thời gian nào đó, nhưng những người thu lượm được thành quả tốt nhất từ các cuộc họp nhân viên luôn thực hiện chúng một cách nhất quán. Họ công bố lịch họp và theo sát kế hoạch.

Thỉnh thoảng họ có thể rút ngắn thời gian họp hoặc sắp xếp lại lịch, nhưng họ không coi nhẹ cơ hội tập trung toàn đội.

Các cuộc họp nhân viên thành công không phải là những hoạt động chiếu lệ ít có giá trị. Ngược lại, khi chúng ta sử dụng hết công suất những cuộc họp này, chúng là một công cụ quản lý năng động. Bây giờ bạn sẽ làm gì với những cuộc họp nhân viên của bạn?

Kate Zabriskie là chủ tịch công ty Business Training Works Inc. Cô và nhóm của mình đã giúp các doanh nghiệp thiết lập các chiến lược về dịch vụ khách hàng và đào tạo nhân viên sống theo những gì họ đã hứa.

LIÊN HỆ: Kate Zabriskie at businesstrainingworks.com.