12 ý tưởng để trao đổi với khách hàng và phát triển doanh nghiệp

4 chìa khóa để đạt danh hiệu Top of the Table

Đầu tư vào phát triển bản thân và học hỏi kỹ năng mới.

Tôi áp dụng cách làm việc của các thành viên Top of the Table khác và học hỏi từ họ. Ngoài ra, tôi cũng tham gia một chương trình huấn luyện, tính đến nay đã được 15 năm. Chương trình đã giúp tôi rèn luyện những thói quen, lịch trình và quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Giao cho người khác làm những việc không phải sở trường của bạn.

Khi xem xét các công việc hàng ngày, bạn sẽ thấy một số việc có thể giao cho người khác. Nhờ đó, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để gặp gỡ khách hàng hoặc phát triển chiến lược kinh doanh. Chúng tôi cũng hợp tác với các tổ chức khác để tiếp cận thêm nguồn lực. Ví dụ, tôi không tuyển trợ lý hỗ trợ lập kế hoạch mà thuê ngoài thông qua một công ty chuyên nghiệp. Tôi đã làm việc với một trợ lý lập kế hoạch trong ba năm qua, và cô ấy rất giỏi.

Đừng chỉ tập trung vận hành, hãy phát triển kinh doanh nữa.

Khi tham gia các chương trình huấn luyện và nhóm học tập, tôi thích nghĩ về những ý tưởng cải thiện dịch vụ khách hàng và áp dụng theo các thông lệ tốt nhất. Trước mỗi buổi huấn luyện, tôi luôn xác định hai hoặc ba dự án cần tập trung và hy vọng sau buổi học, tôi sẽ tìm ra hướng đi rõ ràng. Điều này giúp tôi quyết định xem dự án của mình và cả nhóm sẽ phát triển như thế nào.

Có tư duy đúng đắn. Tư duy đúng đắn quyết định tất cả. Thái độ tích cực và chủ động giúp tôi tự tin và truyền cảm hứng cho đội nhóm. Việc giữ vững tư duy này cũng vô cùng quan trọng.

—Katy Baxter, Dip PFS, Newport, Anh, Vương quốc Anh, thành viên MDRT 18 năm

Thúc đẩy mạnh mẽ

Khi trao đổi với khách hàng, thay vì nói: “Thưa anh/chị, tôi tin rằng chúng ta nên bắt đầu tiến hành“, hãy sử dụng câu này: “Thưa anh/chị, tôi đề nghị chúng ta cần thúc đẩy mạnh mẽ quá trình thực hiện kế hoạch này”. Từ “thúc đẩy mạnh mẽ” mang đến cảm giác khẩn trương, mạnh mẽ và nhấn mạnh tầm quan trọng của kế hoạch đối với khách hàng. Nếu chỉ đơn thuần là “bắt đầu tiến hành”, mỗi người chúng ta sẽ có tốc độ thực hiện khác nhau. Có người bắt đầu rất nhanh, có người lại hơi trì hoãn. Nhưng nếu tôi nói: “Thưa anh/chị, chúng ta sẽ không chỉ bắt đầu tiến hành mà cần thúc đẩy mạnh mẽ”, bạn sẽ thấy chỉ khác một từ thôi cũng đủ tạo nên sự khác biệt lớn.

—Shane E. Westhoelter, AEP, CLU, Albuquerque, New Mexico, Hoa Kỳ, thành viên MDRT 13 năm

Khắc phục nhược điểm của sản phẩm

Khi giới thiệu một sản phẩm bảo hiểm, tôi tập trung vào những nhược điểm thay vì chỉ nói về ưu điểm. Nói cách khác, tôi thẳng thắn thừa nhận rằng sản phẩm đó không hoàn hảo. Tôi thông báo cho khách hàng về các rủi ro liên quan đến sản phẩm hoặc đặc tính của sản phẩm. Sau đó, tôi bổ sung thêm: “Nếu khắc phục những nhược điểm tôi vừa liệt kê một cách thỏa đáng, thì đây là sản phẩm phù hợp”. Nghe có vẻ giống phương pháp “phòng thủ”, nhưng thực tế, đề cập đến nhược điểm lại giúp tôi lấy được lòng tin và cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng.

—Jonghwa Lee, Seoul, Hàn Quốc, thành viên MDRT 10 năm

Tiết kiệm thời gian bằng mẫu thư và công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản

Chúng tôi đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, thậm chí có thể bằng lương của một nhân viên toàn thời gian, nhờ việc sử dụng mẫu thư cho các cuộc họp đánh giá khách hàng hàng năm. Tôi sử dụng Otter.ai để chuyển giọng nói thành văn bản trong cuộc họp với khách hàng, sau đó văn phòng sẽ tiến hành gỡ băng. Chỉ mất khoảng 3 phút để chỉnh sửa ngôn từ và cắt dán vào mẫu thư gửi khách sau cuộc họp. Tôi dành tối đa 45 phút để hoàn thiện báo cáo thường niên và giấy tờ thủ tục tuân thủ quy định cho mỗi cuộc họp. Hiện tại, chúng tôi đang thử nghiệm ChatGPT để ứng dụng những tiến bộ công nghệ mới nhất. Phương pháp này có thể tiết kiệm thời gian, giúp bạn tập trung vào những công việc khác để nâng cao doanh số và lợi nhuận.

—Helen Jayne West, APFS, Plymouth, Anh, Vương quốc Anh, thành viên MDRT 25 năm

Giải quyết tình trạng nghiện ngập

Hỏi khách hàng về tình trạng nghiện ngập là một cách tiếp cận hiệu quả và không khiến họ khó chịu. Quy trình tư vấn tài chính truyền thống thường bỏ qua những vấn đề này, nhưng thực tế, nghiện ngập có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính gia đình, thậm chí hủy hoại các mối quan hệ. Tôi không phải là chuyên gia trị liệu, tôi cũng không muốn nói điều gì vượt quá hiểu biết của mình. Tuy nhiên, nếu cần thiết, tôi sẽ giới thiệu khách hàng đến các chuyên gia phù hợp, từ trung tâm cai nghiện đến chuyên gia về sức khỏe tinh thần hay các cố vấn. Tôi muốn cố gắng xua tan những “đám mây” đang che phủ cuộc sống của họ. Nhờ đó, khách hàng hiểu rằng tôi ở đây để giúp đỡ họ chứ không chỉ đơn thuần là chào bán sản phẩm.

—Elke Rubach, LL.M, CLU, Toronto, Ontario, Canada, thành viên MDRT 7 năm

Tận dụng quy trình rà soát hợp đồng

Một phần trong chiến lược chăm sóc khách hàng của tôi là cung cấp dịch vụ rà soát hợp đồng để giúp khách hàng nắm rõ thông tin về kế hoạch và phạm vi bảo hiểm của họ. Khách hàng rất hài lòng với dịch vụ này, đặc biệt là những người đã đồng hành cùng tôi trên 2 năm. Thông qua quy trình rà soát hợp đồng, cả hai bên có thể:

Rà soát thông tin người thụ hưởng. Đây là cơ hội để tôi mở rộng phạm vi cung cấp dịch vụ hỗ trợ đến gia đình khách hàng.

Lập kế hoạch bổ sung. Chúng tôi có thể xác định các khía cạnh trong danh mục để nâng cấp hoặc tập trung, chẳng hạn như bảo hiểm bổ sung, bảo hiểm bệnh hiểm nghèo nâng cao và các cơ hội hàng đầu để lập kế hoạch hưu trí tốt hơn.

Kết nối với những khách hàng khác. Đây là thời điểm thích hợp để khách hàng giới thiệu tôi với bạn bè thân thiết và người thân của họ.

—Kathlyn Anne C. Sarmiento, Makati, Philippines, thành viên MDRT 6 năm

Bác sĩ hay nhà thuốc

Tôi cung cấp cho khách hàng hai hình thức dịch vụ khác nhau, và họ có thể lựa chọn loại nào phù hợp nhất.

Hình thức đầu tiên là dịch vụ “bác sĩ”, cung cấp quy trình hoạch định tài chính toàn diện. Giống như khi bạn đi khám bác sĩ, họ chỉ kê đơn thuốc sau khi hoàn tất kiểm tra sức khỏe tổng quát. Đây là thông lệ tốt nhất để tôi vận dụng kinh nghiệm lẫn kiến thức chuyên môn nhằm hỗ trợ khách hàng.

Hình thức thứ hai là dịch vụ “nhà thuốc”, cung cấp các gói dịch vụ đơn giản hơn, bao gồm các giải pháp thiết kế riêng cho kế hoạch hưu trí và kế hoạch thừa kế tài sản cho các chủ doanh nghiệp. Giống như khi bạn đến nhà thuốc, bạn đã biết mình cần gì, nhưng đồng thời cũng muốn tìm hiểu thêm các lựa chọn khác.

Tôi nhận thấy việc cung cấp đa dạng hình thức dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian cho một số cuộc họp, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho các khách hàng có giá trị ròng cao sử dụng hình thức tư vấn “bác sĩ”.

—Chen Gifford, Hồng Kông, Trung Quốc, thành viên MDRT 11 năm

Như thế nào hay tại sao

Khi đặt câu hỏi, tôi khuyên bạn nên dùng từ như thế nào thay vì tại sao. Bằng cách này, bạn đang đặt một câu hỏi trung lập giúp khách hàng thoải mái chia sẻ, từ đó có thể xây dựng mối quan hệ bền vững hơn là chỉ đơn thuần tiến hành một cuộc giao dịch. Hỏi tại sao quá nhiều sẽ khiến cuộc trò chuyện giống như một cuộc thẩm vấn hoặc thể hiện bất đồng quan điểm với khách hàng tiềm năng, từ đó dễ dẫn đến việc khách hàng phòng thủ hoặc từ chối.

—Woei Sean Tong, Shah Alam, Malaysia, thành viên MDRT 9 năm

Chìa khóa cho các mối quan hệ bền vững

Xây dựng mạng lưới quan hệ không chỉ nằm ở số lượng người bạn biết, mà quan trọng hơn là chất lượng của những mối quan hệ đó. Xây dựng mối quan hệ bền vững đòi hỏi nỗ lực không ngừng và để tâm đến từng chi tiết. Đối với tôi, một trong những cách hiệu quả nhất để vun đắp mạng lưới quan hệ là thường xuyên thăm hỏi hoặc chúc mừng khách hàng vào những dịp quan trọng như sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới hoặc những khoảnh khắc quan trọng khác trong cuộc đời họ. Những hành động đơn giản này cho thấy bạn thực sự quan tâm đến họ và góp phần xây dựng mối quan hệ tin cậy và tôn trọng lẫn nhau.

—Santoso, Jakarta, Indonesia, thành viên MDRT 5 năm

Cánh cửa cơ hội từ tài khoản hưu trí

Không phải tư vấn viên tài chính nào cũng nhận thức được rằng một số kế hoạch hưu trí do chủ doanh nghiệp tài trợ cho phép chuyên gia dịch vụ tài chính bên ngoài hỗ trợ người tham gia quản lý danh mục, ngay cả khi họ không phải là người quản lý kế hoạch tiết kiệm. Ví dụ, ở Hoa Kỳ, một số kế hoạch hưu trí tư nhân như 401(k) hỗ trợ cung cấp cho người tham gia tài khoản môi giới tự sử dụng (SDBA). Tính năng này đã giúp tôi thu hút thêm nhiều khách hàng và mở rộng thêm các dịch vụ phụ trợ thông qua việc chia sẻ với người tham gia về giá trị mà tôi có thể mang lại cho kế hoạch của họ với tư cách là tư vấn đầu tư bên thứ ba.

Vì các tài khoản hưu trí này thường do chủ doanh nghiệp cung cấp nên tôi có cơ hội làm việc với nhiều người cùng lúc và tiếp xúc với nhiều khách hàng tiềm năng chỉ trong một buổi gặp mặt. Tôi luôn thiết lập mối quan hệ với khách hàng từ sớm để đến khi họ sẵn sàng nghỉ hưu, tôi đã có kinh nghiệm làm việc với họ và khách hàng đó cũng đã xác định sẽ tiếp tục hợp tác với tôi trong tương lai. Những cơ hội mà các tài khoản hưu trí do chủ doanh nghiệp tài trợ mang lại đã giúp tôi có khách hàng là vợ/chồng, con cái, họ hàng và bạn bè của khách hàng. Bên cạnh việc tăng số lượng khách và doanh thu, bạn còn có thể được khách hàng giới thiệu với kế toán, luật sư – những đối tượng có tiềm năng trở thành người có tầm ảnh hưởng của bạn.

—Louis Rivera, AWMA, Buffalo, New York, Hoa Kỳ, thành viên MDRT 3 năm

 

Xây dựng mạng lưới quan hệ có tầm ảnh hưởng

Tình nguyện là một khoản đầu tư chiến lược vào mạng lưới công việc của bạn. Tham gia các tổ chức từ thiện không chỉ nuôi dưỡng ý thức cộng đồng mà còn tạo cơ hội giúp bạn gặp gỡ trực tiếp nhiều chuyên gia, mỗi người đều có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực riêng. Họ không chỉ là những cái tên trong danh bạ; mà còn là cầu nối vô cùng tiềm năng giúp nâng tầm sự nghiệp tư vấn bảo hiểm của bạn lên đỉnh cao mới. Những lời giới thiệu chính là minh chứng cho niềm tin được xây dựng từ giá trị chung và sự tôn trọng lẫn nhau. Hơn nữa, mối quan hệ bền chặt còn tạo cơ hội hợp tác và đồng tổ chức các hội thảo hoặc buổi thảo luận chuyên đề với nhiều chuyên gia khác, giúp bạn đem lại giải pháp toàn diện để giải quyết các mối quan tâm tài chính của khách hàng. Những mối quan hệ này không chỉ củng cố kiến thức chuyên môn của bạn mà còn xây dựng lòng tin từ khách hàng.

—Neha Prasad Doiphode, MBA, Navi Mumbai, Ấn Độ, thành viên MDRT 13 năm

Hệ thống hóa đội nhóm

Chúng tôi đã tích hợp phần mềm Monday.com để hỗ trợ quá trình giao tiếp giữa nhân viên và tư vấn viên. Phần mềm bổ trợ này giúp mọi người trong văn phòng có một nền tảng duy nhất để theo dõi trạng thái hồ sơ, các hạng mục dịch vụ và hoa hồng. Thật tiện lợi khi có một hệ thống duy nhất để có cái nhìn tổng quan về công việc và quản lý hồ sơ mà không cần phải tìm kiếm trong các thư mục CRM, tra cứu bảng tính hay gửi email cho nhau khi cần đặt lịch hẹn, v.v.

Mỗi nhân viên đều có một “bảng” riêng để tôi giao việc. Ví dụ, tôi có thể truy cập vào bảng của người lên lịch hẹn và thêm khách hàng khác. Tôi có thể cập nhật trạng thái và đăng các ghi chú về cuộc hẹn, hoặc cũng có thể chọn mức độ ưu tiên cho cuộc hẹn. Người quản lý hồ sơ sẽ cập nhật các sản phẩm bảo hiểm hoặc chuyển giao tài sản và ghi chú tiến độ hiện tại.

Là đối tác quản lý trong công ty, tôi có thể nắm bắt ngay lập tức công việc của nhóm, trạng thái hồ sơ và yêu cầu dịch vụ. Tôi đã phải vật lộn nhiều năm liền để kết hợp nhiều chương trình khác nhau nhằm quản lý công việc kinh doanh. Ứng dụng này đã giúp tôi và đối tác kinh doanh có cái nhìn tổng quan về tiến độ đạt được các mục tiêu kinh doanh.

—Jeannine Resteiner Citoli, Bellevue, Washington, Hoa Kỳ, thành viên MDRT 21 năm