¿Cuál es el ritmo de tu negocio? ¿Es constante y planificado o consiste en un montón de semanas caóticas e improvisadas en las que se lucha por sacar todo adelante? Cuando una empresa está creciendo, puede resultar muy caótico tratar de ocuparse de todas las responsabilidades uno mismo o con un personal limitado.

¿Por qué inspirarse para crear un enfoque colaborativo?

• Para posicionar tu empresa, para que tenga un crecimiento significativo (no es cuestión de si habrá crecimiento, sino de cuándo y tienes que cambiar para estar preparado para manejarlo).
• Para entender el beneficio de construir un negocio conjunto en el que un modelo de servicio basado en equipo permitirá el desarrollo profesional de empleados jóvenes y hará hincapié en la capacitación, lo que resultará en procesos consistentes y repetibles.

Una cultura de equipo colaborativa en todas las facetas de la empresa establecerá un ritmo entre todos los componentes del negocio:

• Primer componente: Entre los clientes y la empresa: Esto dará como resultado una mayor satisfacción y retención de los clientes debido al apoyo y servicio altamente personalizados. Por ejemplo, al definir en qué meses llevarás a cabo las reuniones estratégicas anuales y llamadas tácticas de fin de año, los clientes saben en qué momento del año se reunirán o hablarán con tu equipo de asesores. Al asegurarte de que dos asesores asistan a cada reunión o llamada con los clientes, estos entienden que tienen un equipo trabajando para ellos, lo que mejora la retención y permite que las preguntas de los clientes sean atendidas de manera más oportuna por un miembro del equipo, no solo por el asesor principal.
• Segundo componente: Entre el personal y los directivos. Esto hará que los miembros del equipo estén más comprometidos y aumentará su permanencia en la empresa. Al establecer un calendario específico para las reuniones estratégicas anuales y llamadas tácticas de fin de año, le permites al equipo anticipar mejor su carga de trabajo y comprender las expectativas para esos meses y semanas. Establecer comités garantiza que todos tengan voz y participen. Además, contar con un consejo de empleados facilita la comunicación entre el equipo y los directivos para que cualquier preocupación o pregunta sea escuchada y atendida oportunamente.

Cómo crear una empresa colaborativa

Crear equipos y definir su propósito

• Equipo de operaciones - su propósito es ejecutar flujos de trabajo repetibles relacionados con las inversiones y las relaciones con los clientes para asegurar un alto nivel de servicio para los clientes y apoyar de forma eficaz al equipo de asesoría.
• Equipo de asesoría - compuesto por asesores principales, cuya principal responsabilidad es desarrollar el negocio y gestionar las relaciones con los clientes, y por asesores asociados, cuya función principal es preparar todos los materiales para las reuniones y dar respuesta a la mayoría de las preguntas de los clientes después de estas.
• Equipo de protección - cuya principal responsabilidad es crear y presentar las soluciones al equipo de asesoría para la gestión de riesgos, además de atender cualquier necesidad relacionada con las pólizas.

Crear un calendario para las reuniones de los clientes

Cuando intencionalmente realizas reuniones estratégicas anuales (ASM, por sus siglas en inglés) de forma muy diferente a las llamadas tácticas de fin de año (YEC, por sus siglas en inglés) y en periodos muy específicos del año, los clientes entienden claramente cuáles son los objetivos y los resultados deseados de cada tipo de reunión. Por ejemplo, programa todas las ASM durante los primeros seis meses del año con una duración de dos horas por reunión. Estas reuniones tienen un conjunto coherente de resultados y constituyen una revisión exhaustiva de todos los temas financieros y de gestión de riesgos. Llamar a estas reuniones “estratégicas” en lugar de “de revisión” es importante debido a la connotación que tienen; lo estratégico ve hacia el futuro mientras que una revisión se enfoca en el pasado. Dado que se necesita más tiempo para preparar una ASM, las reuniones de planeación anticipadas deben realizarse un mes antes de la ASM programada de un cliente para garantizar que toda la información crítica que se necesitará está identificada. De este modo, se garantizará que la información esté disponible cuando se completen los preparativos y las recomendaciones finales de la ASM la semana previa a la reunión. A estas reuniones de planeación anticipadas, que se programan cada dos semanas, asisten los equipos de asesoría y de protección. Durante estas reuniones, el asesor principal, que gestiona la relación, le presenta el plan al cliente, se lleva a cabo un debate en el que participan todos los miembros del equipo y se toman notas. Los asesores asociados y los asociados de protección utilizarán estas notas para solicitar la información necesaria para preparar la ASM.

La programación de las ASM menos detalladas durante los meses de septiembre a noviembre permite al asesor principal discutir con cada cliente distintos temas, como el impacto de los cambios en la legislación fiscal, la revisión de cualquier ajuste táctico de la cartera y el seguimiento de temas pendientes o urgentes de la ASM. Por lo general, estas reuniones duran solo 30 minutos.

Crear una cultura colaborativa con tu equipo interno

Los empleados son el recurso más importante que tienes, así que cuando contrates o desarrolles carreras profesionales, piensa en crear un equipo cuyos miembros sirvan mejor a tus clientes y a los demás. Esto garantizará el desarrollo de los recursos correctos para apoyar el crecimiento de la empresa. Es importante abordar cualquier reto o pregunta que tenga el equipo de forma oportuna para mejorar este desarrollo. Por ello, debes comprometerte a programar reuniones y actividades permanentes con tu equipo, lo que reforzará tu enfoque de colaboración y mostrará tu compromiso de desarrollar y mantener una cultura colaborativa.

Considera también la posibilidad de crear un consejo de empleados y comités internos para que el personal pueda ser escuchado. Por ejemplo, nosotros tenemos reuniones semanales con el equipo de operaciones y de asesoría para revisar todos los negocios que están en proceso, además de abordar cualquier asunto interno que haya surgido durante la semana anterior. Las actividades trimestrales para crear equipos pueden aportar información sobre los diversos estilos de comunicación o trabajo de los empleados. Cada año, organiza reuniones de capacitación y evaluación para identificar lo que funciona y lo que no, para abordar la necesidad de capacitación adicional y para revisar las cargas de trabajo y los posibles cambios relacionados con los productos o las regulaciones. Los comités/consejos deben basarse en una cultura de colaboración y esto permite que los individuos trabajen en conjunto y tengan voz.

Conclusión

Durante todo el año, es importante esforzarnos por sintetizar lo que hemos aprendido con nuestros procesos a medida que estos continúan evolucionando. Conforme se realicen los cambios, es fundamental tener en cuenta los resultados deseados que buscamos alcanzar con el enfoque de equipo colaborativo. Debemos tomar constantemente decisiones operativas y de negocio teniendo en cuenta los resultados deseados. Empezar con el “por qué” garantizará que tu equipo esté alineado con tu visión.