Por Antoinette Tuscano

Las herramientas de inteligencia artificial (IA) para tomar notas pueden transformar la productividad y la interacción de los asesores financieros en la reuniones con los clientes. Es posible que esto solo sea el comienzo, ya que estas herramientas son cada vez más completas y más populares.

Cómo se utilizan las herramientas de IA para tomar notas

Los asesores financieros pueden utilizar estas herramientas para grabar las citas con los clientes, agregar notas en su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés), crear tareas posteriores a la reunión para su personal, redactar correos electrónicos para los clientes con un resumen de la reunión, y programar en la agenda sus siguientes citas.

Lo que antes le tomaba una hora a Andy Makal, miembro de MDRT desde hace cuatro años, ahora le toma unos minutos utilizando la grabadora Plaud Note. Con Plaud, Makal graba las reuniones con sus clientes. Después, el software de IA crea un PDF que envía a su CRM. También creó una plantilla de resumen para la reunión en ChatGPT, que usa para generar listas de tareas para él y el cliente.

Plaud Note es una grabadora de voz con IA que se conecta a su teléfono por medio de una aplicación. Plaud, que es compatible con más de 100 idiomas, también puede acoplarse al celular con una funda MagSafe para grabar llamadas telefónicas. No obstante, al grabar reuniones confidenciales, hay que asegurarse de no habilitar la opción de Plaud en la que le permitimos que usen nuestra información para entrenar sus modelos de IA.

Otras herramientas disponibles

Existen muchas herramientas de IA para tomar notas que se pueden usar, como Fathom y Fireflies, las cuales pueden transcribir y resumir las reuniones de Zoom, Google Meet y Teams.

Jump, Filenote.ai y Zocks se diseñaron especialmente para asesores financieros y ofrecen una mejor integración con las tecnologías específicas que usan, además de que brindan mayor protección de datos y controles de cumplimiento normativo. Filenote.ai también cuenta con funciones como enviar formularios de solicitud a asistentes de planeación financiera y crear mapas mentales de clientes.

Qué debes tener en cuenta

Elke Rubach, LL.M., CLU, miembro de MDRT desde hace ocho años, graba sus reuniones por medio de Otter.ai. Rubach advierte que “Debes pedirle permiso a tu cliente para hacerlo. Es importante que al empezar a grabar digas las fechas y los nombres de las personas en la reunión”.

Además, aunque las herramientas de IA para tomar notas pueden ahorrar tiempo y mejorar la precisión, siempre debes tener en cuenta qué tan bien se integran con tus tecnologías ofimáticas específicas y tu CRM. Generalmente, para usar estas herramientas, que cuentan con funciones más avanzadas como integrarse con el CRM, es necesario pagar cuotas mensuales.

Es importante averiguar qué tan precisa es la herramienta, ya que la IA puede cometer errores y los asesores son responsables de lo que les mandan a sus clientes. En pocas palabras, revisa y personaliza estos resúmenes de la reunión, corrige los errores, y asegúrate de que no suenas como un robot antes de enviárselos a tus clientes.

Los clientes aprecian que le des tu toque personal y saber que su asesor financiero cuida lo que les envía tanto como los cuida a ellos. Esta capacidad única para cuidar a los clientes es algo que la IA no puede reemplazar.

No te vuelvas obsoleto: 3 cosas que debes saber al conectar con clientes jóvenes

Por Troy Harrison

Si tus prospectos o clientes son una década más jóvenes que tú, es posible que exista una brecha en la comunicación.

En la sociedad se experimentaron importantes cambios culturales y tecnológicos entre el final de la generación X (nacidos entre 1965 y 1980, según el Pew Research Center) y los millenials (nacidos entre 1981 y 1996). Estos cambios tuvieron un gran impacto en lo que los millenials quieren y esperan como clientes. La generación Z (nacidos entre 1997 y 2012) sigue los pasos de los millenials y tiene estas mismas tendencias, solo que más amplificadas. En este caso, cuando se habla de “clientes jóvenes” se refiere a millenials y a la generación Z.

Esto no significa que debes tener su edad para ser su asesor. Los millenials y la generación Z interactúan perfectamente con asesores financieros más experimentados. Lo que quiere decir es que debes ajustarte a su estilo. En otras palabras, tienes que comunicarte con ellos en la forma que les funciona.

A continuación, te comparto tres cosas que debes saber para ajustarte al estilo de los compradores jóvenes:

Los clientes jóvenes cambian el guion sobre entablar relaciones. Antes, era muy simple entablar una relación con un cliente. Entrabas a una oficina, mirabas alrededor, le prestabas atención a las fotos, diplomas u otros elementos que te dieran pistas sobre su vida personal y, con base en eso, entablabas una conversación de acuerdo con esos intereses. Pero ahora puedes dar la impresión de ser falso si empiezas conversaciones sobre temas personales.Los compradores jóvenes van directo a los negocios.
Obtendrás más citas si les dices a los prospectos jóvenes cómo podrás ayudarles a alcanzar sus objetivos financieros o proteger financieramente sus negocios o familias. Ve al grano con preguntas enfocadas en los negocios y muéstrales cómo puedes ayudar.
Solo si puedes abordar sus necesidades o preocupaciones, estarán abiertos a ir a almorzar, jugar golf o entablar conversaciones personales. Es un cambio significativo, pero muy importante, y debes hacerlo para tener éxito.
Los clientes jóvenes requieren una comunicación versátil. Domina el arte de los mensajes de texto. Aprende cómo redactar un mensaje persuasivo, con una gramática impecable (sí, es importante) en menos de 240 caracteres.
Puedes apoyarte con aplicaciones como ChatGPT para resumir mensajes largos manteniendo su esencia y su capacidad de persuasión. Del mismo modo, debes saber cómo redactar buenas indicaciones (prompts) para las herramientas de IA y editarlos cuando sea necesario. Solo recuerda que, si usas herramientas de IA gratuitas, no debes proporcionarles información personal, ya que podría volverse pública.
Sin embargo, enviar mensajes de texto no es una solución integral. Los clientes jóvenes prefieren plataformas muy variadas y lo que funciona para una persona podría no funcionar para otra. Es por eso que los jóvenes respetan la adaptabilidad, en especial cuando se integra con su experiencia y especialidad.
Los clientes más jóvenes son expertos en redes sociales. Tú también deberías serlo. Hoy en día, los clientes te investigarán en línea y las redes sociales serán una de sus herramientas principales. Los prospectos te buscarán en LinkedIn antes de siquiera pensar en devolverte la llamada. Y, si en tu perfil de LinkedIn no pareces alguien legítimo, no te van a llamar (o enviar ese correo o mensaje). Si no utilizas LinkedIn como herramienta profesional, no te tomarán en serio.
No obstante, no es suficiente con tener una cuenta en LinkedIn. También debes tener en cuenta las otras maneras en las que las personas te pueden investigar. ¿Sabes lo que dicen las reseñas de Google de tu empresa? Es probable que los prospectos jóvenes lo sepan y más vale que tengas explicaciones acerca de las malas reseñas.
Existe una excepción a estas reglas para “clientes jóvenes”: muchos clientes de mayor edad les están aprendiendo –y copiando– estos hábitos a los clientes más jóvenes. Por ende, no puedes encasillar a las personas según su edad. Sé versátil e inteligente, adáptate a las necesidades de tus clientes sin importar su edad.

Troy Harrison es orador y autor de los libros “Sell Like You Mean It!” (Vende como si te importara) y “The Pocket Sales Manager” (El gerente de ventas de bolsillo). Para conocerlo más, visita el sitio troyharrison.com.

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