นักวางแผนทางการเงินเผชิญกับความท้าทายที่หลากหลายในแต่ละวัน ที่ทำให้หาเวลาได้ยาก ทั้งในการจัดการกับลูกค้าที่มีอยู่แล้ว และการพบปะกับผู้มุ่งหวังรายใหม่ โดยในแต่ละวันก็มีเพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น ดังนั้นการใช้เวลาในการทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดจึงเป็นกุญแจหลักในการประสบความสำเร็จของคุณ 

ลองใช้วิธีการเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในฐานะที่ปรึกษาทางการเงินและทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต 

1. แบ่งเวลาของคุณให้เป็นสัดส่วน 

การจัดการเวลาสำหรับที่ปรึกษาทางการเงินเป็นวิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน บางทีคุณอาจคิดว่าคุณสามารถกะได้ว่าคุณจะอุทิศเวลาให้กับงานที่ได้รับมอบหมายมากแค่ไหน แต่อาจจะไม่เป็นไปตามคาด ดังนั้นเครื่องมือติดตามเวลาแบบดิจิตอลสามารถช่วยให้คุณรู้ว่าคุณใช้เวลาไปกับทุกสิ่งนานแค่ไหน ตั้งแต่อีเมลไปจนถึงโซเชียลมีเดีย และเพราะความรู้คืออำนาจ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณมีเจตนามากขึ้นเกี่ยวกับการบริหารเวลา โดยเป็นการเน้นย้ำให้คุณเห็นว่าคุณเสียเวลาไปกับอะไรมากที่สุด 

โดยสมาชิก MDRT คุณณัฐกฤตา ภูกิตติกุล ได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการแบ่งเวลาว่า “ด้วยการทำงานที่เป็นระบบ เราจะพยายาม set เป็นระบบว่า แต่ละวันวันนี้เราทำอะไร กี่โมงถึงกี่โมง แล้วก็ทำทุกอย่างให้เป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของตอบโจทย์แผนความต้องการของลูกค้า แล้วก็เรื่องของการบริหารทีมงานด้วย เรามีทีมงานที่ปรึกษาทางการเงิน รวมถึงสร้างนักวางแผนทางการเงินใหม่ ๆ ด้วย ด้วยระบบพวกนี้ไม่ว่าจะเป็นระบบ recruit ระบบ academy ระบบ mentor และก็ระบบ coach ทุอย่างถ้าเราทำให้เป็นระบบพอมันเข้าที่เข้าทางเราก็จะมีเวลาเหลือที่จะไปใช้ชีวิตของเรา มีเวลาให้กับครอบครัว มีเวลาให้กับลูก แล้วก็รวมถึงมีเวลาพักผ่อนให้กับตัวเองด้วย” 

2. กำหนดเวลาให้ชัดเจน 

แรงกดดันเล็กน้อยสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างมาก สำหรับงานที่ไม่มีเวลากำหนด เช่น การหาลูกค้าใหม่ คุณควรกำหนดเป้าหมายและเวลาเสร็จให้ชัดเจน สำหรับตัวคุณเอง — และยึดติดกับมัน ส่วนงานที่คุณมักจะหลีกเลี่ยง หรือไม่อยากทำ คุณอาจลองสร้างระบบรางวัลให้ตัวเอง เช่นการซื้อกาแฟยามบ่ายให้กับตนเองหลังคุณโทรหาผู้มุ่งหวังครบสามคนก็อาจเป็นรางวัลเล็ก ๆ ที่สามารถช่วยเสริมสร้างความกระตือรือร้นให้กับคุณก็เป็นได้  

3. จัดตรางให้กับตนเอง 

อย่าปล่อยเวลาให้เสียเปล่า เมื่อคุณมีโอกาสได้หยุดพักระหว่างการพบปะกับลูกค้า จัดตรางในปฏิทินของคุณสำหรับงานเฉพาะ เพื่อที่จะช่วยให้คุณแน่ใจว่าพวกเขาคุณจะมีเวลาจัดการกับงานเหล่านั้นในที่สุด 

“อย่างแรกคือปฏิบัติงานตามที่วางแผนไว้อย่างเคร่งครัด เช่นเริ่มและเลิกงานกี่โมงและเวลาพักคือช่วงใด ข้อต่อไปคือการกำหนดโซนทำงานที่แน่นอน โดยแยกระหว่างโซนทำงานและโซนพักผ่อน เพื่อตัดสิ่งรบกวนรอบตัวออก ข้อสุดท้ายคือการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ซึ่งเป้าหมายของดิฉันคือการพิชิตคุณวุฒิ MDRT ถึงแม้มันจะยากท่ามกลางสถานการณ์ปัจจุบัน แต่มั่นใจว่าถ้าเรามีเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดแผนงานและตารางเวลา ลงมือปฏิบัติ ประเมินผลและปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้เหมาะสม เชื่อว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้จะสำเร็จอย่างแน่นอน” สมาชิก MDRT คุณประภาพร พวงสุวรรณ กล่าวถึงความสำคัญของการจัดตะรางที่ชัดเจนให้กับตนเอง 

4. พักเติมพลัง 

เป้าหมายของคุณคือการทำงานให้ชาญฉลาดขึ้น – ไม่ใช่หนักขึ้น –  เพื่อขยายธุรกิจที่ปรึกษาทางการเงินของคุณ การเคลื่อนย้ายออกจากโต๊ะทำงานประจำของคุณเพื่อไปเดินเล่นรอบๆ ตึกหรือแถวบ้านที่พักอาศัยของคุณ ก็สามารถช่วยให้จิตใจปลอดโปร่งและทำให้เลือดสูบฉีดได้อย่างมาก นอกจากนี้ การพักช่วงสั้น ๆ ระหว่างงานที่น่าเบื่อยังได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มสมาธิมากขึ้นอีกด้วย ทุกสิ่งที่คุณทำได้เพื่อรีเฟรชตัวเองสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้นานขึ้นในแต่ละวัน 

5. เลิกทำมัลติทาสกิ้ง 

นักจิตวิทยาพบว่าการพยายามทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกันอาจทำให้เสียเวลาและประสิทธิภาพในการทำงานได้ ประสิทธิภาพทางธุรกิจของที่ปรึกษาทางการเงินขึ้นอยู่กับความสามารถในการจัดการลูกค้าใหม่และลูกค้าปัจจุบัน แต่นับเป็นเรื่องยากที่จะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างคุณกับลูกค้ากับเมื่อความสนใจของคุณถูกแบ่งแยกออกเป็นหลายส่วน แทนที่จะพยายามทำทุกสิ่งทุกอย่างในเวลาเดียวกัน คุณควรจัดการงานทีละอย่างตามลำดับความสำคัญให้เป็นนิสัย 

6. จัดการงานเล็ก ๆ ให้เสร็จทันที 

ทำให้รายการของสิ่งที่คุณต้องทำของคุณกระชับ โดยการใช้กฎสองนาที: โดยหากคุณมีงานอะไรเข้ามาที่คุณรู้ว่าคุณสามารถทำได้ภายในสองนาทีหรือน้อยกว่านั้น แนะนำให้คุณทำสิ่งเหล่านั้นทันที กับงานเล็กๆ น้อยๆ แบบนี้ การผัดวันประกันพรุ่ง อาจทำให้คุณเสียเวลามากกว่าที่จะทำงานเหล่านั้นให้เสร็จทันที 

Contact: MDRTeditorial@teamlewis.com