คงไว้หรือจะปล่อยไป
คงไว้หรือจะปล่อยไป

ก.ค. 01 2565

คงไว้หรือจะปล่อยไป

สมาชิก MDRT ได้มาแบ่งปันเบื้องหลังการคิดคำนวณว่าจะคงรักษาสำนักงานของพวกเขาไว้ ลดขนาดหรือทำงานทั้งหมดจากระยะไกล

โดย Mike Beirne

หัวข้อที่ครอบคลุม

นวันพุธของเดือนมีนาคม Scott D. Edelman และทีมที่ปรึกษาและเจ้าหน้าที่ทั้ง 11 คนของเขามารวมตัวกันที่สำนักงานแห่งใหม่เป็นครั้งแรกนับตั้งแต่ย้ายกิจการในเดือนตุลาคม 2019 จากสถานที่ที่ใหญ่ในละแวกนี้

การมาเต็มความจุนั้นเป็นเรื่องบังเอิญที่ที่ปรึกษาบางคนเข้ามาดูแลหน้าที่การวางแผนภาษี และคนอื่น ๆ ก็อยู่ที่นั่นเพื่อประชุมการตลาด "นั่นเป็นครั้งแรกที่เราทุกคนอยู่ด้วยกัน และรู้สึกดีมาก แต่ก็เป็นเรื่องดีที่ได้ทํางานจากที่บ้านด้วย" Edelman สมาชิก MDRT วัย 24 ปี จาก ยาร์ดลีย์ รัฐเพนซิลเวเนีย USA กล่าว

สองสามสัปดาห์ต่อมา ในเช้าวันหนึ่งของเดือนเมษายนในเมืองโพห์คีปซี รัฐนิวยอร์ก USA Michael H. Bautista ได้เข้าร่วมการประชุมในสำนักงานที่เขาแชร์กับที่ปรึกษาอีกห้าคนและทีมสนับสนุนสามถึงหกคนที่เกี่ยวข้อง พนักงานที่ดูแลงานธุรการ เช่น การรับลูกค้าใหม่ การเปิดบัญชีใหม่และการบริการลูกค้า พันธมิตรครึ่งหนึ่งของพวกเขาเข้าสู่ระบบผ่านการประชุมทางวิดีโอ แต่มีผู้คนจำนวนมากเข้าร่วมเพื่อจุดประกายบรรยากาศของสำนักงานที่พลุกพล่าน

“เราอาจต้องการที่ตั้งสำนักงานอยู่เสมอ เพียงเพราะว่าในฐานะกลุ่มผมคิดว่าเราได้มีการทำงานร่วมกันอย่างมากจากกันและกัน” Bautista สมาชิก MDRT 18 ปี กล่าว “สิ่งนี้ใช้ได้ผลสำหรับเราตราบใดที่เรามีการสื่อสารและการโต้ตอบ ถ้าผมเป็นเจ้าของกิจการเดี่ยวที่แท้จริง ผมจะคิดใหม่ถึง การมีสํานักงานหรือคิดที่จะขยายสํานักงานที่บ้าน แต่ตอนนี้ผมไม่เห็นความจําเป็นที่จะต้องเปลี่ยนจากการคงรักษา สํานักงานของเราจริง ๆ “

เวลาจะบอกได้ว่าแนวคิดที่ว่า COVID-19 ทำลายสถานที่ทำงานแบบเดิม ๆ นั้นเป็นข่าวลือหรือคำทำนาย ในขณะที่ การระบาดของโคโรนาไวรัสเริ่มลดลง ในบางประเทศ นายจ้างจึงชั่งน้ำหนักว่าจะเรียกพนักงานกลับมา ให้โอกาสใน การทำงานทางไกลอย่างเต็มที่หรือนำสถานการณ์การทำงานแบบผสมผสานมาใช้ สำหรับที่ปรึกษาที่เช่าหรือเป็นเจ้าของพื้นที่ ไม่ว่าจะทำงานคนเดียวหรือกับพนักงาน การตัดสินใจนั้น

อาจเป็นการตัดสินใจที่เฉียบขาดเนื่องจากพวกเขาต้องดิ้นรนกับการคงรักษาสถานที่และวัฒนธรรมในสำนักงาน หรือปล่อยไปเพื่อลดค่าใช้จ่ายและคงรักษาผลงานจาก การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

ลดขนาดลง

Edelman และทีมที่ปรึกษาของเขาไม่ค่อยได้มาที่สำนักงานเดิมก่อนการระบาดใหญ่ เนื่องจากกิจการดังกล่าวได้ปรับปรุงเทคโนโลยีเมื่อหลายปีก่อน ทำให้ที่ปรึกษาและผู้ช่วยของ พวกเขาผลัดกันมาที่สำนักงานและทำงานจากที่บ้าน Edelman และผู้จัดการอาวุโสของเขาไม่มีลูกแก้ววิเศษเกี่ยวกับการล็อกดาวน์ coronavirus ที่ใกล้เข้ามา พวกเขาเพียงสรุปว่าการดำเนินงานของพวกเขาต้องการพื้นที่หนึ่งในสามของพื้นที่ปัจจุบัน และการย้ายจากสำนักงานขนาด 8,000 ตารางฟุตจะช่วยลดค่าเช่าลง 75%

“เราออกแบบสำนักงานใหม่เพื่อให้ที่ปรึกษาและพนักงานของเราใช้โต๊ะทำงานแบบจองพื้นที่ก่อนเข้าทำงาน ผมไม่ได้ตั้งสำนักงานขึ้นมาสำหรับตัวเอง” Edelman กล่าว “ผมไม่ต้องการสำนักงานเพราะเมื่อใดก็ตามที่ผมอยู่ที่นั่น เราจะพบลูกค้าในห้องประชุม หรือไม่ก็ประชุมร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ”

นอกจากห้องประชุมแล้ว ยังมีพื้นที่ต้อนรับ เวิร์กสเตชันและสำนักงานที่กำหนดไว้สามแห่งสำหรับผู้บริหารระดับสูงสามคนที่เข้ามาในวันที่กำหนด Edelman กล่าวว่าเขาไม่ต้องจ่ายค่าเช่าตู้เก็บเอกสารอีกต่อไปเพราะบันทึกในกระดาษถูกแปลงเป็นดิจิทัลไปยังระบบการจัดการเอกสารในระบบ คลาวด์แล้ว ที่หายไปด้วยเช่นกันคือโทรศัพท์มือถือเดสก์ท็อปเนื่องจากแอประบบโทรศัพท์บนคลาวด์บนคอมพิวเตอร์ของทุกคนและโทรศัพท์มือถือจัดการการสื่อสาร ในขณะที่หน่วยงานท้องถิ่นเห็นว่าบริการทางการเงินในหมู่ธุรกิจที่ได้รับ การยกเว้นซึ่งอาจเปิดอยู่ในระหว่างช่วงการปิดตัวลง กลุ่ม การจัดการความมั่งคั่งส่วนตัวเลือกที่จะปิดสำนักงานเพื่อให้พนักงานมีสุขภาพที่ดี Edelman อธิบายว่าระหว่างการอัปเกรดเทคโนโลยีและประสบการณ์การทำงานทางไกลที่สั่งสมมานานก่อนการระบาดใหญ่ ทางเลือกในการทำงานจากที่บ้านแทบจะไม่เป็นการเปลี่ยนแปลงสําหรับทีมเลย พวกเขาเคยทำมาแล้ว

การประหยัดที่เกิดขึ้นตั้งแต่นั้นมาจากค่าใช้จ่ายที่ลดลงทําให้ Edelman สามารถอัปเกรดผลประโยชน์และโบนัสของพนักงานและจ้างผู้มีความสามารถมากขึ้น — ผู้จัดการสวัสดิการใหม่และผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดคนใหม่ที่ช่วยส่งเสริมการเข้าถึงโซเชียลมีเดียของกลุ่ม การเพิ่มเหล่านั้นพร้อมกับการปรับปรุงทางเทคโนโลยีได้ช่วยทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าดีขึ้นและทำงานเครียดน้อยลง

ผู้คนเป็นสิ่งมีชีวิตทางสังคม โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่อยู่ในอุตสาหกรรมนี้ เพราะพวกเขาต้องการสภาพแวดล้อมที่มี ส่วนร่วมเพื่อการเจริญเติบโตและประสบ ความสำเร็จ
— Chaw Fook Hing

"คุณไม่ต้องกังวลกับการเดินทางเข้าและ ออกจาก สํานักงาน และคุณสามารถผ่อนคลายที่บ้านได้อีกนิดหน่อย" Edelman กล่าว “คุณเป็นคนที่ขับเคลื่อนโครงการให้เสร็จมากกว่าที่คุณจดจ่ออยู่กับนาฬิกาและนาฬิกาอาจส่ง ผลเสียต่อการเดินทาง”

แล้วทำไมยังมีสำนักงานอยู่อีกล่ะ Edelman อธิบายว่าเจ้าหน้าที่อาวุโสของเขาชอบความยืดหยุ่นในการใช้เวลาครึ่งสัปดาห์ในสำนักงาน สิ่งนี้บางครั้งทําหน้าที่เป็นฐานสําหรับการพบปะลูกค้า การถอนเงินและเอกสาร และเป็นที่ที่ "ทีมสามารถพบปะและประสานงานกลยุทธ์สำหรับบริษัท"

สำนักงานในอินโดนีเซียปิดทำการในช่วงการระบาดใหญ่ และพนักงานห้าคนของ Miliana Marten, AEPP, สมาชิก MDRT 13 ปี ในจาการ์ตา ทํางานจากที่บ้านในช่วงการระบาดใหญ่ ประสบการณ์ดังกล่าวช่วยให้ Marten ตระหนักว่ากิจการของเธอไม่ต้องการพื้นที่มากนักแต่ยังคงต้องการสำนักงานอยู่ เธอย้ายไปยังสถานที่ที่เล็กกว่าด้วยค่าเช่าที่ถูกกว่า

“การดำรงอยู่ของสำนักงานยังคงมีความจำเป็น ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่เราจัดงานสังสรรค์ เรายังคงมีสถานที่” Marten กล่าว "ตัวอย่างเช่น ในการเริ่ม ต้นปี เรารวบรวมคน 40 คนเพื่อ จัดกิจกรรมสร้างแรงบันดาลใจ นอกจากนี้การประชุมแบบพบปะกัน (ภายใน) ยังให้บรรยากาศที่แตกต่างจาก การประชุมออนไลน์”

ที่ปรึกษาของเธอแบ่งเวลาระหว่างสำนักงานและที่ทำงานทางไกล และพวกเขาพบลูกค้าผ่าน Zoom หรือพบปะกันขึ้นอยู่กับความชอบ ไม่ว่าจะในสำนักงานหรือที่บ้าน พนักงานสื่อสารผ่านอีเมลและ WhatsApp และเอกสารถูกส่งโดย ผู้จัดส่งภายในหนึ่งวันด้วยค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผล

ปล่อยสำนักงานออกไป

David Eric Appel, CLU, ChFC, ไม่คาดว่าจะต่ออายุสัญญาเช่าสำนักงานใน นิวตัน รัฐแมสซาชูเซตส์ USA ภายในสิ้นปีนี้ สมาชิก MDRT 26 ปี ได้ย้ายไปยังสถานที่ที่มีขนาดเล็กลงก่อนเกิดโรคระบาด และเจ้าหน้าที่ในพื้นที่สามคนของเขาทำงานทางไกลตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ตอนนี้เขามีเพื่อนร่วมงานที่ทำงานระยะไกลจากรัฐแมรี่แลนด์ และเขาทำงานจากสำนักงานที่บ้านเป็นหลัก เนื่องจากลูกค้าประกันภัยส่วนใหญ่ของเขามีทั้งในประเทศและต่างประเทศ ตั้งแต่ปี 2018 เขาสังเกตเห็นว่ามีคนเข้ามาที่สำนักงานน้อยลงทุกปี และในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา เขาเห็นลูกค้าห้าคนมาที่สำนักงานด้วยตัวเอง ถึงกระนั้น เขามีประสิทธิผลมากกว่าที่เคย ตัวอย่างเช่น วันหนึ่ง Appel มีการประชุมทางวิดีโอที่จองไว้กับลูกค้าเจ็ดครั้งติดต่อกัน — การนัดหมายที่เขาจะไม่สามารถรักษาได้หากต้องเดินทาง หาที่จอดรถหรือกำหนดเวลาให้ผู้มาเยี่ยมเข้ามาที่สำนักงานของเขา

“ถึงแม้ผู้คนจะต้องใช้เวลาพอสมควรกว่าจะชินกับสิ่งนี้ ผมรัก Zoom จริง ๆ เพราะผมสามารถเห็นใบหน้าของผู้คนและอ่านภาษากายของพวกเขา และรู้ว่าพวกเขาเข้าใจที่ผมพูดหรือไม่ ขณะที่คุณคุยโทรศัพท์อยู่ คุณมองไม่เห็น และคุณไม่มีทางรู้เลย” Appel กล่าว

เขาต้องการสถานที่การประชุมเป็นบางครั้ง และ Appel กำลังพิจารณาสมัครเป็นสมาชิกสำนักงานในตัวเมืองบอสตันที่จัดหาพื้นที่ 12 ครั้งต่อเดือนในราคา $500 ต่อเดือนหรือเข้าร่วมชมรมโซเชียลที่มีห้องประชุม พื้นที่ทำงานและสถานที่พาลูกค้า ผู้มุ่งหวังและศูนย์อิทธิพลไปการรับประทานอาหารหรือเครื่องดื่ม

“ผมสามารถหาที่อยู่ในตัวเมืองบอสตันและใช้สำนักงานได้ 12 ครั้งต่อเดือน ซึ่งสามครั้งต่อสัปดาห์ และจะมีค่าใช้จ่าย 20% ของสิ่งที่ผมจ่าย (สำหรับค่าเช่า) ตอนนี้” เขากล่าว

เก็บสํานักงานไว้

ในขณะที่มาเลเซียลดข้อจำกัดการแพร่ระบาด Mohamad Manmohan Abdullah, ChFC, CLU, และทีมของเขากลับมาทำงานเต็มเวลาที่สำนักงานในกัวลาลัมเปอร์ สําหรับกิจกรรมทางธุรกิจซึ่งเกิดขึ้นทุกวัน เช่น การประชุมพนักงาน การกำหนดเป้าหมาย การวิจัยตลาด การวางแผนทางการเงินและการประมวลผลข้อมูลทางการเงินสำหรับลูกค้า “นี่จะเป็นความผิดพลาดอย่างมหันต์ที่จะยอมแพ้” สมาชิก MDRT 27 ปี กล่าว

สำหรับการเชื่อมต่อกับลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโอ ลูกค้า 80% ของเขาชอบการประชุมแบบพบปะกันเพื่อหารือเกี่ยวกับความต้องการทางการเงินของพวกเขา “การประชุมดังกล่าวยังคงเอื้อต่อการเชื่อมต่อกับลูกค้าในระดับที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นและให้บริการพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น” เขากล่าว

การรักษาวัฒนธรรมในสำนักงานเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ที่ปรึกษายึดมั่นในสถานที่ตั้งของตน Chaw Fook Hing, สมาชิก MDRT ห้าปีจากสลังงอร์ ประเทศมาเลเซีย กำลังคงรักษาที่อยู่ของเขาและต้องการเปิดสถานที่แห่งที่สอง สำหรับเขาแล้ว การทำงานจากสำนักงานเป็นตัวปูพื้นและกำหนดอารมณ์ที่ทำให้ทีมมีประสิทธิผลมากขึ้น

“ผู้คนเป็นสิ่งมีชีวิตทางสังคม โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่อยู่ในอุตสาหกรรมนี้ เพราะพวกเขาต้องการสภาพแวดล้อมที่มีส่วนร่วมเพื่อการเจริญเติบโตและประสบความสำเร็จ” Chaw กล่าว “แม้ว่าเทคโนโลยีจะช่วยให้ที่ปรึกษายังคงมีความเกี่ยวข้องในอุตสาหกรรมและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ที่ปรึกษา) ก็ยังคงต้องการสถานที่ที่เรียกว่าบ้าน”

ลูกค้าจำนวนมากชอบการประชุมเสมือนจริงในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ และทีมของเขาได้จัดพื้นที่ในสำนักงานที่กำหนดไว้สำหรับการนัดหมายทางวิดีโอเพื่อเสริมพื้นที่สำรองที่ซึ่งที่ปรึกษาใช้พบปะกับลูกค้าแบบพบปะกัน

Bautista บอกว่าถ้าเขาเพิ่งเริ่มต้นหรืออยู่ในช่วงเริ่มต้นของกิจการ เขาอาจจะคิดพิจารณาที่จะปล่อยสำนักงานออกไป แต่เขาและหุ้นส่วนทั้งห้าที่แชร์พื้นที่ Poughkeepsie คือ ผู้สร้างผลงานที่เป็นสมาชิกระดับ Court of the Table และ Top of the Table พวกเขาต้องการคนสนับสนุนด้าน การบริหารและการปฏิบัติงานจำนวนพอสมควรเพื่อรักษาระดับผลงาน ดังนั้นจึงมีสถานที่ส่วนกลางเพื่อรองรับพนักงานในการดำเนินงานหลักและสนับสนุนภารกิจที่ เหมาะสมกับกลุ่มของพวกเขามากขึ้น การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและความสามารถในการทำงานจากระยะไกลทำให้ที่ปรึกษาแต่ละคนในกลุ่มมีความยืดหยุ่นในการตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการผสมผสานเวลาทำงานจากที่บ้านกับการทำงานจากสำนักงานมากน้อยเพียงใด

Bautista กล่าวว่า "เราได้พูดคุยอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับ (การทำงานระยะไกลเทียบกับการทำงานในสำนักงาน) และพนักงานของผมก็มีความสุขกับบรรยากาศของสำนักงานที่นี่และการมีปฏิสัมพันธ์กัน” “ผมคิดว่าการที่รู้ว่าหากต้องการความยืดหยุ่น เราก็พร้อมแล้วที่จะยอมรับในสิ่งนั้น ผมคิดว่าสิ่งนี้เป็นความสมดุลที่ดีสำหรับพวกเขาที่รู้ว่าพวกเขามี ความยืดหยุ่นและยังคงมีสถานที่ที่เชื่อมต่ออยู่เป็นประจำ”

ไข่มุกจากการระบาด

ที่ปรึกษากังวลว่าพวกเขาจะสูญเสียความสัมพันธ์ส่วนตัวกับลูกค้าเมื่อโคโรนาไวรัสทำให้การประชุมแบบพบปะกันต้องหยุดไป แต่สมาชิก MDRT สามารถดึงไข่มุกออกจากโคลนระบาดในช่วงเวลาที่ท้าทายนี้ได้ ตัวอย่างเช่น กิจการของ Edelman พร้อมสำหรับการทำงานระยะไกลโดยสมบูรณ์ก่อนการปิดตัวตามคำสั่งในสหรัฐอเมริกา เนื่องจากกิจการของเขามี การพัฒนาไปในทิศทางนั้นได้ดีก่อนที่โรคระบาดใหญ่จะบังคับให้ต้องปิดตัวลง คำแนะนำสามข้อของเขาสำหรับการเปลี่ยนไปสู่การทำงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จคือการมีระบบสำรองข้อมูลที่ดี แอป การสื่อสารที่ดี (เขาชอบ Microsoft Teams และมีระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ในคอมพิวเตอร์ของทุกคน) และฐานข้อมูลลูกค้าที่กว้างขวางครอบคลุม

“เรามีบันทึกมากมายเกี่ยวกับลูกค้าของเรา” Edelman กล่าว “เรามีฐานข้อมูลที่ยอดเยี่ยมและให้ข้อมูลทุกอย่างแก่เรา เรารู้มากเกี่ยวกับลูกค้าของเราและชีวิตของพวกเขา และเราเชื่อมต่อกับพวกเขาบนโซเชียลมีเดีย เราเห็นพวกเขาและพวกเขาเห็นเราเป็นประจำเพราะเรามีการแสดงตัวตนบนโซเชียลมีเดียจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบพบปะกัน เราก็มีบทสนทนาและความสัมพันธ์อันอบอุ่นที่เหมือนกันกับพวกเขา”

สมาชิกคนอื่น ๆ แบ่งปันอัญมณีที่พวกเขาค้นพบระหว่างการปิดตัวตามคำสั่ง:

  • ฉันพบว่าตัวเองมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคยหลังจากเปลี่ยนไปใช้ การประชุมเสมือนจริง เนื่องจากประหยัดเวลาจากการไม่ต้องเดินทางไปพบลูกค้า” Watie Kartono สมาชิก MDRT ห้าปี จากทังเกอรัง ประเทศอินโดนีเซีย กล่าว “ฉันยังสามารถเตรียมตัวให้ดีกว่านี้ได้อีก ตัวอย่างเช่น ฉันสามารถปรับปรุงสไลด์การนำเสนอและจัดระเบียบเอกสารเพิ่มเติมที่จะนำเสนอต่อลูกค้าของฉัน ฉันยังสามารถมีส่วนร่วมกับลูกค้าของฉันได้อย่างเข้มข้นยิ่งขึ้นด้วยเพราะฉันสามารถเข้าถึงได้และพร้อมสำหรับ การประชุมทางวิดีโอทุกที่ทุกเวลา ฉันสามารถตอบสนองลูกค้าที่สามารถใช้เวลาหลังเวลาทําการได้ดีขึ้นด้วยการเปลี่ยนไปสู่การประชุมเสมือนจริงนี้"
  • “ปีนี้ ฉันพบว่ามีผู้ชมเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บออนไลน์มากกว่า การประชุมแบบเห็นหน้าครั้งก่อนถึงสามเท่า และการสัมมนาทางเว็บก็คุ้มค่ากว่า” Wai Shan Chan, สมาชิก MDRT 13 ปี จากเกาลูน ฮ่องกง ประเทศจีน กล่าว “ในขณะเดียวกัน โหมดการทำงานแบบไฮบริดจะนำไปสู่ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน และฉันสามารถมี ความยืดหยุ่นในตารางงานของฉันและมีเวลาส่วนตัวมากขึ้น”
  • “เรายังไม่ผ่านพ้นวิกฤตโรคระบาดนี้ ดังนั้นฉันไม่อยากให้ตัวฉันหรือคนที่ฉันทำงานด้วย ลูกค้าหรือผู้มุ่งหวังโผล่ออกมาให้เสี่ยงเกินความจำเป็น” Janet N. Ng, FChFP, CEPP, สมาชิก MDRT 13 ปี จากเมโทร มะนิลา ประเทศฟิลิปปินส์ “แต่ฉันจะทำสัญญาตามกรมธรรม์ด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้ารายแรก ๆ อย่างไรก็ตาม ในอนาคต ฉันจะยังคงทำการประชุมทางธุรกิจแบบเสมือนจริงมากกว่าแบบพบปะกัน”

Contact

Mohamad Abdullah mhdmohan@gmail.com

David Appel david@appeladvisors.com

Michael Bautista michael.bautista@equitable.com

Wai Shan Chan irene.chan@pruhk.com

Scott Edelman scott@edelmanwealthmanagement.com

Chaw Fook Hing chawfookhing@aia-premier.com.my

Watie Kartono watie.kartono@gmail.com

Miliana Marten miliana.mdrt@gmail.com

Janet Ng janetnng@bridges-ph.com