การประชุมแบบพบปะกันเริ่มต้นด้วยการทักทายลูกค้าด้วยการจับมือและจบลงด้วยการจับมืออีกครั้ง และส่งลูกค้าออกไปพร้อมชุดเอกสารและแบบฟอร์มที่ต้องกรอก ประสบการณ์ทั้งสองนี้ขาดหายไปจากการประชุมทางวิดีโอ ซึ่งจบลงด้วยการที่ภาพศีรษะหายไปจากหน้าจออย่างน่าอึดอัดใจเมื่อคลิกปุ่ม "ออกจากการประชุม” ที่ปรึกษาจะติดตามผลด้วยอีเมล ขอบคุณลูกค้าหรือผู้มุ่งหวังสำหรับเวลาของพวกเขา และสรุปสิ่งที่ได้สนทนาด้วยบทสรุป ถึงกระนั้น Dana Mitchell, CFP, CLU ซึ่งเป็นสมาชิก MDRT เก้าปีจากโตรอนโต ออนแทรีโอ แคนาดา ได้สร้างกระบวนการที่เติมเต็มช่องว่างเสมือนเหล่านั้น และทำให้เซสชันวิดีโอของเธอมีประสิทธิผลและ ให้ผลลัพธ์มากขึ้น

“ฉันคิดว่าการมีจุดมุ่งหมายอย่างแท้จริงไม่ว่าคุณจะมีส่วนร่วมกับลูกค้าและผู้มุ่งหวังอย่างไรสามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมได้อย่างแท้จริง” Mitchell กล่าว

เมื่อโรคระบาดสร้างชีวิตวิถีใหม่ในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าและที่ปรึกษา Mitchell จึงถามผู้มุ่งหวังว่าพวกเขาชอบการสื่อสารแบบใดและหลายคนเลือกการประชุมผ่านวิดีโอ ดังนั้น กิจการของเธอจึงสร้างเอกสารต้อนรับลูกค้า ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นไฟล์ PDF ที่กรอกได้ ซึ่งจะถูกส่งก่อนกำหนดเวลาการประชุมพร้อมคำแนะนำในการตอบคำถามเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางการเงิน

“คุณต้องการทำให้ช่วงเวลาที่ใช้ร่วมกันในช่วงเริ่มต้นมีค่ามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และฉันไม่อยากเสียเวลาในการถามว่า 'ลูก ๆ ของคุณชื่ออะไร' วันเกิดของคุณคือวันไหน คำถามประเภทนั้น ดังนั้น หากคุณส่งสิ่งเหล่านี้มาให้ฉันล่วงหน้า นั่นคือการจับมือกันขั้นต้น และจะมีคุณค่ามากขึ้นอีกมากที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมครั้งนั้น” Mitchell กล่าว

ในตอนแรกเธอไม่แน่ใจเกี่ยวกับว่าผู้มุ่งหวังและลูกค้าจะใช้เวลาพิจารณา PDF นั้นหรือไม่ แต่รู้สึกยินดีที่แม้แต่บุคคลที่มีสินทรัพย์สูงก็ยังกรอกข้อมูลและส่งคืนให้ นั่นคือการจับมือเสมือนจริงในการเริ่มต้นความสัมพันธ์กับลูกค้า แล้วอะไรมาแทนที่การจับมือหลังจบการประชุมและการส่งลูกค้าด้วย “สิ่งของ” เพื่อนำกลับบ้านซึ่งจะเตือนพวกเขาว่าพวกเขาต้องทำงานเอกสารให้เสร็จล่ะ Mitchell เลียนแบบประสบการณ์ดังกล่าวด้วยการส่งอีเมลพร้อมลิงก์และไฟล์แนบ

“สิ่งที่เราสร้างขึ้นคือสรุปการประชุม และสิ่งก็เหมือนกับว่า 'นี่คือสิ่งที่เราพูดคุยกัน นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ นี่คือสิ่งที่ฉันควรทำ นี่คือข้อพิจารณาในอนาคตที่เรายังไม่ได้พูดคุยกัน และนี่คือเวลาที่เราจะพบกันครั้งต่อไป'” Mitchell กล่าว “นั่นคือวิธีที่เราติดตามผลกับลูกค้า และนั่นคือการจับมือกันเมื่อสิ้นสุดการประชุม สิ่งนี้เปลี่ยนแปลงไปมาก แต่ธุรกิจของเราเติบโตขึ้นเพราะเหตุนี้

ข้อดีของโฮมออฟฟิศ

ไม่ว่าการประชุมจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบพบปะกัน ที่ปรึกษาก็ควรมีกระบวนการที่มีจุดมุ่งหมายสำหรับเซสชันเหล่านั้น Marc A. Silverman, CFP, ChFC สมาชิก MDRT 39 ปีจากไมอามี ฟลอริดา สหรัฐอเมริกา มองว่าการประชุมลูกค้าแบบพบปะกันของเขาเป็นช่วงเวลาที่กิจการของเขามี “ข้อได้เปรียบของโฮมออฟฟิศ” พนักงานคนหนึ่งถูกกำหนดให้เป็นผู้ต้อนรับ Silverman เรียกเธอว่า “สุภาพสตรีแห่งความประทับใจแรกพบ”

“เราพบและทักทายทุกคนด้วยกระดานข่าวขนาดใหญ่ที่เขียนชื่อของพวกเขา ต้อนรับพวกเขา เราเคยทำคุกกี้ช็อกโกแลตชิปร้อนทุกวัน เราหยุดทำเนื่องจากการระบาดของโควิด 19 แต่เรารู้ว่าพวกเขาชอบกาแฟแบบไหนและเครื่องดื่มอะไรเพราะเราได้บันทึกข้อมูลไว้ทั้งหมด” Silverman กล่าว

หนังสือที่อัดแน่นไปด้วยโน้ตขอบคุณและคำรับรองจากลูกค้าถูกวางไว้ในพื้นที่รออย่างมีกลยุทธ์สามารถดึงดูดสายตาของผู้มาเยี่ยมได้ ในระหว่างการประชุม Silverman จะบันทึกเกี่ยวกับการสนทนาโดยใช้การพิมพ์ตามเสียงพูดลงในแอปสมาร์ทโฟนต่อหน้าลูกค้า

“ผมจะพูดว่า 'David คุณจะว่าอะไรไหมถ้าผมจดบันทึกบันทึกตามเสียงพูดของการประชุมต่อหน้าคุณ และถ้าผมทำผิดพลาด โปรดหยุดผมและแจ้งให้ผมทราบ’ บันทึกนั้นกลับมาหาผมทันที ผมแก้ไขบันทึกเหล่านั้น เราใช้ EZ Data Smart Office และได้มีการโพสต์และเผยแพร่บันทึกทั่วทั้งสำนักงานของผมสำหรับพนักงาน” Silverman กล่าว

ก่อนที่ลูกค้าจะออกจากสำนักงาน ผู้ต้อนรับที่ได้รับมอบหมายจะยื่นนามบัตรหกใบให้กับผู้มาเยือน “สิ่งที่เรากล่าวกับพวกเขาคือ 'โปรดอย่าเก็บเราไว้เป็นความลับในครอบครัว’ และนั่นคือสิ่งที่ผมทำเพื่อโปรโมตเราเมื่อเราก้าวไปด้วยกัน”

CONTACT

Dana Mitchell dana@basiswealth.com
Marc Silverman marc.silverman@hubinternational.com