ขณะที่ธุรกิจต่าง ๆ พยายามที่จะทำอะไรได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงและที่ปรึกษามีงานที่รับผิดชอบจนล้นมือ การทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นคุณลักษณะที่ต้องการซึ่งไม่น่าแปลกใจที่ความสามารถในการจัดการความรับผิดชอบหลายอย่างพร้อมกันได้รับการกล่าวถึงในประกาศรับสมัครงานจำนวนมาก การทำงานหลายอย่างพร้อมกันถือเป็นสัญญาณของความสามารถและประสิทธิภาพ แต่จริง ๆ แล้วสิ่งนี้คือตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงาน

สมองของมนุษย์ไม่ได้มีไว้สำหรับทำงานหลายอย่างพร้อมกัน คะแนนของการวิจัยจะบอกคุณเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น จากการศึกษาของมหาวิทยาลัยลอนดอนพบว่าผู้เข้าร่วมที่ทำหลายอย่างพร้อมกันในระหว่างงานด้านความรู้ความเข้าใจจะมีคะแนน IQ ลดลง การศึกษาโดยหน่วยงานวิจัยทางการแพทย์ของฝรั่งเศสให้ผู้เข้าร่วมเข้ารับการถ่ายภาพด้วยสนามแม่เหล็กไฟฟ้า (MRI) ในขณะที่พยายามทำงานสองอย่างให้เสร็จในเวลาเดียวกัน MRI แสดงให้เห็นว่าเปลือกสมองส่วนหน้าซึ่งช่วยมุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายเดียว ถูกกิจกรรมต่าง ๆ ครอบงำ ทำให้ลืมรายละเอียดและผิดพลาดได้ ในที่สุด ก็ได้พิสูจน์ว่าการเบี่ยงเบนความสนใจน้อยลงทำให้ได้ผลลัพธ์มากขึ้น โดยนักวิจัยจาก University of California Irvine ได้ติดเครื่องตรวจหัวใจให้กับพนักงานในสำนักงานและติดตามการใช้คอมพิวเตอร์ของพวกเขา ในขณะที่ตัดพวกเขาออกจากอีเมลเป็นเวลาห้าวัน พนักงานเหล่านั้นมีความเครียดน้อยลง มีสมาธิกับงานเดียวเป็นเวลานานขึ้นและเปลี่ยนหน้าจอบ่อยน้อยลง

“สำหรับที่ปรึกษาทางการเงิน การทำงานหลายอย่างพร้อมกันถือเป็นเรื่องเลวร้าย สิ่งนี้ไม่อนุญาตให้คุณจดจ่อกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งอย่างลึกซึ้งในแต่ละครั้ง” Michael Ong Chong Ghee, สมาชิก MDRT สองปีจากปีนัง ประเทศมาเลเซีย “สำหรับผม การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ใช่สิ่งที่ดีเลิศของประสิทธิภาพ การมีใจเดียวคือ”

การมีใจเดียวหรือการทำงานทีละอย่างคือการจดจ่อกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งในแต่ละครั้ง การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณนำเสนออย่างเต็มที่และดื่มด่ำกับงานที่ทำอยู่ บางคนเรียกว่าเป็น "จิตจดจ่อ" หรือ "ในภาวะลื่นไหล"

“ตัวอย่างเช่น ผมอยู่หน้าแล็ปท็อปพูดกับลูกค้าผ่าน Zoom ผมไม่วอกแวกเพราะข้อความ โทรศัพท์ การแจ้งเตือนจากแอป” Ong กล่าว “หากคุณรู้สึกวอกแวก ลูกค้าของคุณจะเห็นสิ่งนี้และรู้ว่าคุณไม่ได้ให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับพวกเขาและไม่รู้สึกว่าได้รับความสำคัญอีกต่อไป สำหรับผม การมีประสิทธิผลหรือประสิทธิภาพสามารถทำได้ด้วยการทำงานทีละอย่าง”

สร้างบล็อกของเวลา

แต่เมื่อ Ong กลายเป็นที่ปรึกษาด้านบริการทางการเงินเป็นครั้งแรก เขาพยายามจัดการความรับผิดชอบต่าง ๆ มากมายในคราวเดียว

“ผมต้องไปประชุมกับลูกค้า พัฒนาข้อเสนอ ค้นหาวิธีแก้ปัญหาทางการเงินและรับโทรศัพท์ตอนกลางคืนหากพวกเขามีคำถามเกี่ยวกับกรมธรรม์ของพวกเขา” เขากล่าว “เมื่อผมเริ่มเติบโต ผมตัดสินใจเริ่มกำหนดขอบเขตความเป็นมืออาชีพกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผมจะบอกให้พวกเขารู้ว่าวันจันทร์ถึงวันศุกร์สำหรับลูกค้าของผม และวันหยุดสุดสัปดาห์สงวนไว้สำหรับครอบครัวของผม ถ้ามีใครคัดค้าน ผมจะบอกว่า 'ผมแน่ใจว่าคุณมีครอบครัวแล้วและเข้าใจเรื่องนี้ได้' ถ้าคุณมีกรณีเร่งด่วน ผมจะตอบแน่นอน แต่ถ้าไม่ จะโอเคมั้ยถ้าผมตอบในวันจันทร์'”

ลูกค้าคาดหวังการตอบกลับภายในไม่กี่นาที และน่าเสียดายที่ที่ปรึกษาถูกวางเงื่อนไขให้ตอบกลับแทบจะในทันที ดังนั้น คำแนะนำของ Ong ที่มีต่อที่ปรึกษาทางการเงินรายใหม่คือการสร้างขอบเขตตั้งแต่เริ่มต้น เมื่อลูกค้าและเพื่อนร่วมงานรู้ว่าเวลาที่เหมาะสมจะมาถึงคุณเมื่อใด คุณควรมีเวลามากขึ้นเพื่อมุ่งความสนใจไปที่งานเดียวแทนที่จะจัดการกับคำขอหลายรายการพร้อมกัน

นอกจากนี้เขายังแนะนำให้สร้างตารางเวลาหรือตารางงานเพื่อจัดสรรเวลาที่เหมาะสมเพื่อใช้กับกิจกรรมเฉพาะ Ong จัดสรรชั่วโมงแรกของวันทำงาน 8.30-9.30 น. สำหรับการประชุม ซึ่งเป็นเวลาที่เขาได้รับแรงบันดาลใจสำหรับวันนั้น

“การประชุมเป็นสิ่งจำเป็น” เขากล่าว “พวกเขาช่วยให้คุณตรวจสอบและสอดคล้องกับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้”

ตั้งแต่เวลา 9:30 น. เป็นต้นไป เขาจะโทรศัพท์และทำงานที่ต้องเผชิญหน้าลูกค้า การนัดรับประทานอาหารกลางวันเวลา 12:30 น. อาจใช้เวลากับลูกค้าเพื่อหารือเกี่ยวกับกรณีเปิดหรือเพียงเพื่อประโยชน์ในการสร้างสายสัมพันธ์และค้นหาว่าเกิดอะไรขึ้นในชีวิตของพวกเขา นอกจากนี้ การกำหนดข้อจำกัดด้านเวลาสำหรับการทำงานให้เสร็จสามารถช่วยให้ที่ปรึกษามีแรงจูงใจมากขึ้นในการทำงานเพื่อให้งานเหล่านั้นสำเร็จลุล่วงแทนที่จะต้องกลับไปกลับมาระหว่างงานหลายชิ้นทุก ๆ สองสามนาที Ong ใช้เวลา 20 นาทีสำหรับงานที่มอบหมายก่อนที่จะทำชิ้นต่อไปหรือพักช่วงสั้น ๆ

“ตารางเวลาจะช่วยให้คุณมีระเบียบวินัยมากขึ้น และหากคุณทำตามกำหนดเวลา คุณก็จะมีประสิทธิผลมากขึ้น” Ong กล่าว

ทำงานด้วยเทคโนโลยี

ก่อนเกิดโรคระบาด Ong ได้รับคําแนะนําจาก "คนที่มีความสามารถสูงและอยากประสบความสำเร็จอย่างมาก" ในบริษัทของเขาให้แปลงเอกสารของลูกค้าเป็นดิจิทัล เมื่อเกิดการล็อกดาวน์ Ong ใช้เวลาสองปีที่ผ่านมาในการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัล ซึ่งทำให้ติดตามและเรียกดูบันทึกเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น

“ถ้าคุณพบว่าตัวเองใช้เวลากับงานทั่วไป เช่นการป้อนข้อมูลหรือส่งอีเมลจดหมายข่าวหรือทักทายเทศกาลต่าง ๆ มากขึ้น ลองพิจารณาเครื่องมืออัตโนมัติเพื่อช่วยทำงานซ้ำ ๆ ที่กินเวลาของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณจะมีเวลามากขึ้นเพื่อโฟกัสกับงานที่สำคัญจริง ๆ หากคุณเป็นเจ้าของกิจการเดี่ยว อย่างน้อยจ้างพนักงานฝึกงานหรือพนักงานชั่วคราวเพื่อจัดการเอกสาร” Ong กล่าว

ออฟไลน์

สิ่งรบกวนที่ใหญ่ที่สุดบางส่วนมาจากอีเมล การแจ้งเตือนผ่าน Zoom แอปรับส่งข้อความและโซเชียลมีเดีย หากคุณไม่ต้องการให้เกิดการหยุดชะงัก ให้คุณออฟไลน์จนกว่าคุณจะทำงานให้เสร็จ หรือคุณสามารถใช้ฟังก์ชันห้ามรบกวนในการตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณ

พลังของการทำงานทีละอย่างสามารถช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดียิ่งขึ้น สิ่งนี้พิสูจน์แล้วว่าการมุ่งเน้นที่งานเดียวส่งผลให้มีประสิทธิผลสูงขึ้น ลดระดับความเครียดและทำให้คุณมีความสุขมากขึ้นในระยะยาว

CONTACT: Michael Ong Chong Ghee mocg85@gmail.com

Tanichka Achan เขียนให้ Team Lewis ซึ่งเป็นหน่วยงานด้านการสื่อสารที่ช่วย MDRT ในการพัฒนาเนื้อหาสำหรับตลาดเอเชียแปซิฟิก ติดต่อได้ที่ mdrteditorial@teamlewis.com