Về đích ngoạn mục, khởi đầu bứt phá

Khi năm cũ dần khép lại, guồng quay công việc cũng bắt đầu chậm lại. Sau chín tháng miệt mài chinh phục mục tiêu, nhiều người đã không còn giữ được lửa nhiệt huyết ban đầu và bắt đầu có xu hướng làm cho có lệ. Giữa bầu không khí các văn phòng đóng cửa nghỉ lễ trong quý cuối năm, người ta càng dễ buông xuôi với suy nghĩ “việc hôm nay cứ để ngày mai”. Nhưng nhìn ở một góc độ khác, quý cuối cùng lại chính là một quý của những cơ hội.

Bà Meridith Elliott Powell, chuyên gia phát triển kinh doanh và là diễn giả tại Hội nghị MDRT EDGE 2022, khẳng định: “Đây không chỉ là quý quyết định bạn sẽ khởi đầu năm mới đột phá ra sao, mà còn là thời điểm hầu hết đối thủ cạnh tranh đã bắt đầu lơ là. Thái độ làm việc và mục tiêu doanh số của bạn trong quý IV sẽ là yếu tố quyết định lớn nhất đến kết quả kinh doanh trong quý I và thậm chí là cả năm sau”.

Đối với ông Rick B. Stanzione, RFC, CSA, thành viên MDRT 23 năm, quý IV lại là thời điểm bận rộn nhất trong năm.

Ông chia sẻ: “Sẽ có những khách hàng đến văn phòng để nộp khoản đóng góp thường niên vào tài khoản hưu trí cá nhân hoặc hợp đồng niên kim của họ. Đó chính là những cuộc gọi đầu tiên tôi thực hiện ngay trong tháng 10 và tháng 11 để sắp xếp lịch hẹn hoặc chốt khoản tiền nộp vào. Khoản tiền đó đằng nào cũng sẽ về, vậy tại sao phải đợi đến tháng 1, tháng 2 mới gọi cho họ?”

Ông Stanzione tâm niệm rằng các tư vấn viên nên “chăm sóc và khai thác sâu tệp khách hàng của mình”. Quý IV là thời điểm lý tưởng để đánh giá hiệu quả làm việc của một tư vấn viên, bằng cách nhận diện những cơ hội đang tồn tại hoặc sắp đến trong năm tới ngay trong tệp khách hàng hiện hữu.

Ông cho biết: “Tôi liên tục nhận được các cuộc gọi chào bán danh sách khách hàng tiềm năng. Tôi không mua và sẽ không bao giờ mua, bởi chúng tôi tự tạo ra cơ hội từ chính tệp khách hàng cùng các sản phẩm, dịch vụ mình đang có”.

Hệ thống danh sách khách hàng

Văn phòng của ông, với ba tư vấn viên, hai nhân viên và cả bộ phận pháp lý, thuế thu nhập riêng, đã khai thác tệp khách hàng bằng cách lập ra một danh sách tổng hợp tên, địa chỉ và ngày sinh, sau đó phân loại thành nhóm khách hàng A, B, C. Sau đó, đội ngũ của ông sẽ lập các danh sách chi tiết hơn: một danh sách các sản phẩm/dịch vụ khách hàng đang có và một danh sách những gì họ chưa có. Nếu khách hàng cần lập di chúc hay quỹ tín thác, luật sư của văn phòng luôn sẵn sàng hỗ trợ hoạch định tài sản thừa kế.

Ông cho biết: “Cách làm này giúp chúng tôi tạo ra vô số điểm chạm với khách hàng trong suốt cả năm, một cách đều đặn hàng tuần, hàng tháng”.

Có danh sách khách hàng đóng tiền hàng năm vào tài khoản của họ, cùng danh sách khách hàng trong độ tuổi 40-65. Việc xác định khách hàng theo độ tuổi sẽ giúp tư vấn viên có cơ hội trao đổi về bảo hiểm chăm sóc dài hạn và bệnh mãn tính. Các khách hàng sắp tròn 59 tuổi rưỡi là ứng viên lý tưởng để tư vấn về các khoản đóng góp bổ sung cho tài khoản hưu trí và giảm thuế trọn đời. Trong khi đó, đối với những người sắp 62 tuổi, đây là lúc để bàn về thời điểm nhận trợ cấp An sinh Xã hội Hoa Kỳ và cân nhắc gói bảo hiểm y tế tạm thời trước khi đủ điều kiện tham gia chương trình tài trợ của chính phủ.

Ông Stanzione nhấn mạnh: “Tôi phải gọi cho họ từ 30 đến 60 ngày trước khi đến cột mốc đó hoặc trước khi họ nói rằng họ sẽ nghỉ hưu. Lần cuối cùng bạn thực hiện một buổi rà soát với khách hàng đó là khi nào? Kế hoạch của họ có đang đi đúng hướng không? Có thiếu kế hoạch nào không? Có thể vợ/chồng của họ đã qua đời thì sao? Nếu đã lập kế hoạch bài bản ngay từ đầu, bạn luôn có những nguồn tài sản dự phòng để giúp họ vượt qua khi phát sinh vấn đề”.

Ngoài ra ông còn có một danh sách hoạch định tài chính cho nhiều thế hệ. Tư vấn viên sẽ hỏi những khách hàng đã có con lớn: “Anh/chị có hài lòng về cách làm việc của chúng tôi không?” Sau khi khách hàng nói có, tư vấn viên sẽ mời cả gia đình đến dùng bữa tối trong một phòng riêng và xin phép cha mẹ họ để giới thiệu về cách mà nền tảng tài chính của gia đình đã được bảo vệ và những gì có thể làm để đảm bảo tương lai cho chính họ.

Ông Stanzione cho biết: “Chiến lược này giúp chúng tôi vừa có thêm khách hàng mới, vừa giữ lại được khối tài sản đang quản lý ngay cả khi khách hàng qua đời”. Ông cũng chia sẻ thêm rằng công ty của ông có tỷ lệ giữ chân khách hàng là 98% nhờ vào các nguồn lực nội bộ và việc khai thác sâu tệp khách hàng.

Ông nhấn mạnh: “Cách tốt nhất để tận dụng thời gian của bạn là liên tục lập kế hoạch và đón nhận những việc sắp tới. Bạn có thể hoàn thành việc đó ngay hôm nay. Tại sao phải đợi đến đầu năm mới làm? Chúng tôi gặp gỡ khách hàng của mình suốt cả năm theo lẽ tự nhiên thay vì gượng ép tạo điểm chạm bằng cách nói: “Ồ, tôi thấy hôm nay là sinh nhật của anh/chị” hay “Tôi thấy đây là ngày kỷ niệm của anh/chị” hoặc những câu tương tự. Đó là cách bạn xây dựng những mối quan hệ đích thực. Phương châm của chúng tôi luôn là “Xây dựng những mối quan hệ đích thực để bền vững trọn đời”, và đó chính xác là những gì tôi tin chúng tôi đang làm”.

Lập kế hoạch từ sớm

Ông Corey Williams từng đặt ra các mục tiêu hàng năm vào tháng 1. Nhưng việc này luôn bị dời đến cuối tháng. Vì vậy, ông quyết định lên kế hoạch cho năm tiếp theo trong tháng 12. Tuy nhiên, ông vẫn cảm thấy mình đang “bước vào năm mới một cách ì ạch”. Cuối cùng, ông đã quyết định lập kế hoạch cho năm sau ngay từ tháng 10 và tháng 11.

Thành viên MDRT 13 năm này chia sẻ: “Khi bắt đầu sớm hơn, tôi cảm thấy mình đang giành thế chủ động và có một khởi đầu thuận lợi. Tôi chỉ cần lấy lịch làm việc hàng năm ra và điền vào tất cả những công việc cần làm và những sự kiện sẽ diễn ra. Bằng cách này, bạn có thể làm chủ một năm của mình để không rơi vào thế bị động”.

Vợ ông, bà Lizzie, cũng tham gia vào việc lập kế hoạch lịch làm việc hàng năm. Hai vợ chồng cùng khoanh lại những ngày cố định để tham dự các hội nghị MDRT, kỳ nghỉ ở trường của con, kỳ nghỉ của gia đình và các sự kiện quan trọng trong cuộc sống.

Ông trải lòng: “Chúng tôi nhận ra mình chưa dành nhiều thời gian cho bản thân và các con. Cách làm này đã giúp chúng tôi phân định rõ ràng thời gian dành cho gia đình. Chúng tôi chưa biết sẽ làm gì, nhưng đó chắc chắn sẽ là thời gian chỉ dành riêng cho bản thân và con cái”.

Phát triển sự nghiệp là một khía cạnh cần ông cân nhắc khi lập kế hoạch cho năm tới. Ông xác định những khóa học mới muốn tham gia, những hội thảo về tuân thủ pháp lý cần tham dự và những gì ông cần làm để nâng cao kỹ năng cho nhân viên.

Tiếp đến là các mục tiêu tài chính.

Ông cho biết: “Tôi vạch ra rất cụ thể dòng tiền ra vào của mình. Doanh thu của tôi hiện tại thế nào, các dòng doanh thu khác đến từ những nguồn nào? Tôi rà soát lại các tài sản và danh mục đầu tư cũng như các mảng kinh doanh khác của mình”.

Quý IV cũng là lúc ông lên kế hoạch cho việc đóng góp cho cộng đồng, những chuyến du lịch và các cam kết về đời sống tinh thần cần thực hiện trong năm tới, chẳng hạn như các kỹ năng thiền định và các khóa tịnh tâm mà bản thân muốn trải nghiệm. Ông cũng lên lịch dọn dẹp toàn bộ văn phòng 90 ngày một lần để duy trì không gian làm việc thật gọn gàng, thông thoáng.

Sau đó, ông Williams thực hiện một buổi đánh giá hàng quý.

Ông chia sẻ: “Tôi chiêm nghiệm quá khứ để hướng tới tương lai. Thành công lớn nhất của tôi trong quý là gì? Tôi đã đạt được bao nhiêu mục tiêu? Việc gì hiệu quả và việc gì chưa? Tôi sẽ tiếp tục làm gì? Tôi sẽ cải thiện việc gì? Tôi sẽ bắt đầu làm gì và sẽ ngừng làm gì? Tôi cũng áp dụng quy trình này vào buổi đánh giá công việc hàng tuần của mình”.

Bên cạnh việc khai thác tệp khách hàng để chuyên tâm phục vụ, ông Stanzione cũng chọn quý IV để suy ngẫm về những việc đã làm hiệu quả, những việc chưa hiệu quả và hành động điều chỉnh cần thiết.

Ông cho biết: “Cần có một buổi họp hàng năm với tất cả mọi người trong văn phòng để mỗi cá nhân chia sẻ mục tiêu, kế hoạch hành động của họ. Mọi người có thể tham gia góp ý, động viên hoặc nhận xét mang tính xây dựng. Điểm mấu chốt là phương pháp này cực kỳ hữu ích”.

Tạo đà bứt phá

Phương châm của thành viên MDRT 7 năm, cô Jasmine Lily Ho là “Khép lại năm cũ đầy ý nghĩa. Khởi đầu năm mới đầy hứng khởi”. Đầu tiên, cô sẽ tận dụng các ngày lễ trong quý IV để thắt chặt quan hệ.

Cô Ho chia sẻ: “Mùa lễ hội là cơ hội hoàn hảo để vừa kết nối cá nhân vừa trao đổi công việc”. Cô sẽ gửi khách hàng những tấm thiệp viết tay, tin nhắn dạng video ngắn hoặc một món quà nho nhỏ. Cô Ho cũng tri ân khách hàng bằng cách tổ chức các buổi gặp gỡ uống cà phê hoặc dùng bữa trưa để cảm ơn khách hàng và những người ủng hộ mình.

Cô nhấn mạnh: “Hãy luôn giữ tinh thần biết ơn, đừng tập trung bán hàng. Khi đó, những cuộc trò chuyện về mục tiêu năm mới sẽ tự nhiên mà đến”.

Khi năm cũ dần khép lại, cô cũng lùi lại một bước để đánh giá những thành công của mình, như các kênh tìm kiếm khách hàng, sản phẩm và những câu chuyện hiệu quả nhất, và cả những điểm cần cải thiện, như những khách hàng tiềm năng chưa kịp kết nối và những lần quên theo sát khách hàng. Cô chia sẻ: “Sau đó, hãy xây dựng cẩm nang chiến lược hành động bài bản ngay từ bây giờ để khởi đầu năm mới một cách dứt khoát, không chần chừ”.

Các thành viên MDRT chúng ta đều hiểu rằng những khách hàng giá trị nhất chính là nguồn giới thiệu dồi dào nhất. Cô Ho gắn kết với 20% khách hàng thân thiết của mình bằng các điểm chạm khác biệt như buổi họp rà soát được cá nhân hóa, lời mời tham dự sự kiện độc quyền hoặc một món quà được thiết kế riêng. Trong những lần tương tác với khách hàng, cô sẽ hỏi: “Anh/chị có thể đề xuất giúp tôi những ai tôi nên gặp mặt vào tháng 1 không?”

Kế hoạch cuối năm của cô còn bao gồm việc lập kế hoạch nước rút cho 90 ngày của quý I. Việc này đòi hỏi phải xác định ít nhất ba chiến dịch mang lại thành công sớm như kết nối với khách hàng để rà soát hợp đồng, gia hạn quyền lợi cho doanh nghiệp, hoặc lên kế hoạch cho các dịp sinh nhật quan trọng, đồng thời xếp lịch các cuộc gặp này trong tháng 1 và tháng 2 trước khi kết thúc năm.

Cô Ho cho biết: “Tôi tận dụng đà phát triển này để chinh phục danh hiệu MDRT, Court of the Table và Top of the Table sớm thay vì phải chạy đua vào giữa năm”.

Cuối cùng, cô sử dụng khoảng thời gian giao thời giữa năm cũ và năm mới để chiêm nghiệm lại mục tiêu cốt lõi của mình.

Cô chia sẻ: “Hãy nhắc nhở bản thân về lý do mình bắt đầu bằng cách viết ra các mục tiêu cá nhân và sự nghiệp cho 12 tháng tới. Sau đó, chia sẻ tầm nhìn đó với đội nhóm, cố vấn hoặc đối tác đồng hành vì điều đó sẽ củng cố quyết tâm của bạn. Cuối cùng, hãy để một lời nhắc nhở hữu hình ngay tại nơi làm việc để tiếp thêm sự tập trung vào những ngày bận rộn nhất”.