從「不緊急但重要」開始高效人生規劃

根據MDRT的理念，全人生活包含七大領域，而工作僅僅是其中一部分。當然，工作並維持有品質的生活非常重要，因此，如何在工作上以最少的時間獲得最大的成果，成為了高效率工作的核心。這樣一來，才能將更多的時間與精力投入到全人生活的其他層面，從而實現真正的平衡與滿足。 

如何提高工作效率 

高效率工作的定義非常關鍵，核心在於如何有效分配時間，能以最少的時間達成最大的成果。MDRT會員 王為先生表示：「提高工作效率可以從兩個層面來探討：背景因素和實際表現結果。」 

先從具體的表現結果說起，對於優秀的金融保險理財顧問而言，是規畫足額的保單，這意味著顧問能夠為客戶提供更大的保險規劃額度，而非僅僅為了達成業績而隨意銷售，而是根據客戶的實際需求分析後的專業規劃，跟許多經驗相對少的人相比，有非常大的差別。這種差異的背後，來自於背景因素：即金融保險理財顧問本身的專業能力，以及客戶對其專業的高度信任。 

王先生進一步說明：「專業的金融保險理財顧問就像醫生或律師一樣。醫生診斷病情後開藥，藥物只是治療的工具；律師運用法律條文解決問題，法條則是達成目的的媒介。同樣地，保險商品也是顧問用來幫助客戶實現財務安全與目標的工具。當業務員的專業能力提升時，不僅能讓自己更有信心，也能贏得客戶的信任。在這種情況下，規劃的額度自然更大，達成業績目標的效率也更高，例如只需一兩張保單就可能完成MDRT的目標。」 

應付突發情況 

當提到有效分配時間時，很常遇到一個問題就是如何應付突發情況？王先生認為處理突發狀況與高效率工作的關鍵在於調整工作節奏、設定目標及優先順序。他曾經在2023年MDRT新加坡全球會議演講時提到一個實用的方法，就是將所有事情劃分為以下四種類型：「緊急且重要」、「緊急但不重要」、「不緊急但重要」、「不緊急且不重要」。 

王先生表示：「許多人會直覺認為，緊急且重要的事情應該優先處理，因為它看起來『又急又關鍵』。但實際上，應該將更多的時間投入到『不緊急但重要』的事情上。這是因為許多緊急且重要的事情，往往是由於我們原本沒有及時處理『不緊急但重要』的事情，導致它們最終變成緊急事項。」  

所以我們需要隨時檢視自己正在處理的事情屬於哪個象限，為了實現高效率，王先生設計了一個時間分配比例：將40%的時間放在「不緊急但重要」的事情上，30%的時間放在「緊急且重要」的事情上，另外20%用於處理「緊急但不重要」的事項，最後10%留給「不緊急且不重要」的活動。 

舉例來說，假如客戶因為車禍而緊急致電請求協助，這顯然是緊急且重要的事情，必須立即處理。然而，像保單健檢這樣的重要任務，可能因為客戶約在下週而被認為不緊急。如果今天不準備、明天不準備，等到客戶見面的前一天才準備，那這件事情就從「不緊急但重要」變成了「緊急且重要」。這是一個典型的因拖延而導致的問題。至於「緊急但不重要」的事情，例如手機通知，有時只是一些廣告推送，但這些突如其來的通知可能會打斷工作節奏。我們可以透過調整手機設定，將不必要的通知關閉，從而減少這類事情對我們工作的干擾。對於「不緊急且不重要」的事情，例如滑短影音或IG，這類行為可以幫助我們放鬆，但它們本質上並非必須投入過多時間。這並不是說這些事情完全不能做，而是我們需要自我提醒，避免將它們占用過多的時間。  

如果能做到妥善分類事情的象限以及比例，就可以達到高效率的工作方式。 

自律的重要性  

為了避免前述的拖延情況，王先生表示，自律的核心應該是平衡，滑手機或做一些看似沒意義的事情，其實也是有價值的。這些行為可以讓我們的精神有彈性，是一種必要的休閒。然而，關鍵在於，我們需要掌控這些活動所佔據的時間比例，而不是讓它們無限制地侵佔我們的精力。所以，王先生表示，心中保持一個清晰的「四象限」原則是非常重要的。他會根據事情的重要性和緊急性來分類，把重點放在重要的事情上，而避免過度浪費時間在不重要的事情上。  

關於自律這件事，王先生也認為不應該單純依賴意志力。意志力更多是一種短期的驅動力，有些人可以撐幾天或幾週，而有些人可以維持幾年，但它並不是長久的解決方案。他更認同《原子習慣》這本書所提倡的觀念，透過細微的改變，逐步養成穩定的習慣。書中強調，改變不應該只靠強迫自己，而是需要建立有效的提示，結合適當的目標設定與自我獎勵機制，才能真正把一個行為轉變成自然而然的習慣。 

真正的高效率並非只為完成更多的任務，而是為了爭取更多掌控時間與人生的自由，從而在全人生活的各個層面取得豐富與滿足。所以高效率工作的本質，不僅是追求短期目標的快速達成，更是建立在清晰的目標管理與持續優化的基礎上，逐步實現長期的價值最大化。透過時間分配、專注力提升與自律管理，能讓工作成為助力生活的一部分，而非壓力的來源。在「四象限」原則指導下，將重點放在長遠重要的事情上，避免緊急事件與不重要的事物消耗過多精力，從而提高整體的效率與生活品質。 

 

Contact: MDRTeditorial@teamlewis.com