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7月 01 2022 / Round the Table Magazine

去或留？

百万圆桌会员们将分享在保留、削减或彻底转用远程办公模式背后的计算逻辑。

发布自 Mike Beirne

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业务规划和持续性雇佣助理

3 月的一个星期三，Scott D. Edelman 和他的整个团队，包括 11 名顾问和员工，齐聚集在他们的新办公室；这是自 2019 年 10 月他把事务所从附近的一个更大的地方搬过来以后，大家首次相聚。

有些顾问过来处理税收规划事宜，有些则碰巧来参加市场营销会议，因此刚好所有人都到齐了。“这是大家第一次聚在一起，感觉非常好，但是居家办公也不错。”来自美国 Pennsylvania（宾夕法尼亚州）Yardley（亚德利）、百万圆桌会龄 24 年的 Edelman 如此说道。

几周后，4 月的一个早上，Michael H. Bautista 在位于美国 New York（纽约）Poughkeepsie（波基普西）的办公室与另外五名顾问及其各自的支持团队一起召开会议，每个人的支持团队由三至六人组成，负责处理行政任务，诸如引导新客户、开立新账户和客户服务等。有一半合伙人通过视频参加会议，但也有很多人来到现场，使办公室迎来一片繁忙景象。

“我们总是想要一个办公地点，因为作为一个团队，我认为我们可以从彼此身上得到很多协同效应。”百万圆桌会龄 18 年的会员 Bautista 表示。“只要我们有沟通和互动，办公室就对我们来说就有用。如果我是真正的独立执业者，我会重新考虑是否需要找一间办公室，又或者是否在家里扩大办公室，但目前我没看到对保留办公室做出改变的需要。”

时间会证明新冠疫情扼杀了传统办公室的说法，到底是炒作还是预测。随着疫情在一些国家开始减退，雇主都在权衡是应该让员工回到办公室，还是提供纯粹的远程工作机会，又或是采取混合工作模式。对于租用或拥有办公场所的顾问来说，无论他们是独立经营还是拥有团队，这都可能是个艰难的决定；要么考虑如何努力留住办公地点和办公室文化，要么干脆削减开支，放弃办公室，从数字化转型中获得生产力。

削减办公室规模

疫情爆发前，Edelman 和他的顾问团队就已很少去之前的办公室了，因为事务所在多年前进行过技术升级，方便顾问和助理轮流去公司和居家办公。当时，Edelman 和公司的高级经理们并未预见到即将实施的封控措施。他们只是得出结论，经营业务只需要现有空间的三分之一，从 8,000 平方英尺的办公室搬出去，可省下 75% 的租金。

“我们重新设计了新办公室，顾问和员工可以像住酒店一样使用办公桌。我甚至没有为自己布置实体办公室。”Edelman 说道。“我不需要自己的办公室，因为就算我人在那里，也只是在会议室会见客户，或者到处跟其他团队成员开会。”

除了会议室外，写字楼内还设有接待区、工位以及三间指定办公室，供三位高管在执勤日上班用。Edelman 打趣道，他无须再为文件柜交房租了，因为纸档文件都已经完成数字化，存储到云端的文件管理系统中。此外也不再有电话机，因为每个人的电脑和手机上都装了云电话系统应用程序，方便随时通话。虽然地方政府将金融服务业纳入豁免企业行列，可以在封控期间继续经营，但这家私人财富管理集团却选择关掉办公室，以保证员工的健康。Edelman 解释说，全凭事务所的技术升级，加上员工早在疫情之前就已经熟悉远程办公方式，因此转向居家办公对他们团队来说几乎不用过渡。他们早已这样做了。

从那时起，通过减少管理费用来节省开支，使得 Edelman 能够提高员工福利和奖金，并聘请更多人才。他们分别聘请了新的保险金经理和市场营销总监，促进了团队的社交媒体推广工作。这些新职位以及技术上的提升，使得客户能够享受更优秀的体验，同时减轻了他们的工作压力。

人是社交动物，尤其是从事这个行业的人，他们需要一个有互动参与感的环境，才能茁壮成长、获得成功。
— Chaw Fook Hing

Edelman 表示：“再也不用担心上下班的交通问题了，而且在家里也能更放松。”“您可以更专心关注项目的完成进度，而不是被时钟所牵制，如果要通勤的话，时钟甚至可能变成负面因素。”

那么为什么还要保留办公室呢？Edelman 解释说，因为他的资深员工喜欢这种每周有一半时间在办公室工作的灵活性。办公室偶尔会作为会见客户、处理款项和文件的地方，也是“团队成员碰面、开会和协调公司战略”的地方。

Miliana Marten, AEPP 来自 Jakarta（雅加达），百万圆桌会龄 13 年；疫情期间，印尼的办公室被迫关闭，她的五名工作人员居家办公。这段经历让 Marten 意识到，事务所并不需要很大的空间，但仍然需要一间办公室。她换了一个面积更小、租金更便宜的办公室。

“保留办公室仍有必要，这样我们才有地方用来举办活动，彼此碰面。”Marten 说。“例如今年年初，我们就组织了一次 40 人的激励活动。此外，公司内部面对面会议和线上会议的气氛也截然不同。”

顾问在到公司办公和远程居家办公之间随意调配，依据喜好选择通过 Zoom 还是线下方式会见客户。无论是在公司办公还是居家办公，员工都是通过电子邮件和 WhatsApp 来沟通的，文件也可以通过快递在一天内送达，费用很合理。

放弃办公室

David Eric Appel，CLU、ChFC 不打算在年底续签位于美国 Massachusetts（马萨诸塞州）Newton（牛顿）的办公室租约。这位百万圆桌会龄 26 年的会员，在疫情爆发前就搬到了更小的办公室，从那时起，他麾下的三名本地员工就开始远程办公了。如今，他的同事都在 Maryland（马里兰州）远程办公，而他则和绝大多数国内外保险客户一样居家办公。从 2018 年开始，他留意到每年来办公室的人越来越少，在那之前的一年，他在办公室只会见了 5 位客户。然而，他的业绩却是史无前例之高。例如，Appel 曾在一天内连续和客户开了 7 个视频会议——如果他必须去办公室的话，这根本无法完成——路上通勤、找车位或安排访客到他办公室的日程，都很耗费时间。

Appel 表示：“虽然人们需要时间来习惯使用 Zoom，但是我真的很喜欢 Zoom，因为我可以看到人们的脸庞、解读他们的肢体语言、知道他们是否理解我说的话，而如果是在电话上，则无法感知，也无从知晓。”

Appel 偶尔也需要个地方来开会，他正考虑在 Boston（波士顿）市中心租一间办公室，每月支付 500 美元，可以使用办公空间 12 次；或者加入一个社交俱乐部，那里设有会议室和工作区，也有地方可以带客户、准客户以及影响力中心的人过去吃个饭或喝上一杯。

“我可以在 Boston（波士顿）市中心找一个地方，每月使用办公室 12 次，也就是每周 3 次，而花费仅是我目前租金开销的 20%。”他如此说道。

保留办公室

随着马来西亚放宽疫情限制措施，Mohamad Manmohan Abdullah，ChFC、CLU 及其团队重新回到位于 Kuala Lumpur（吉隆坡）的办公室，全职进行日常业务活动，诸如员工会议，目标设定、市场调研、以及帮助客户做理财规划、处理财务信息等。“放弃办公室不是明智之举。”这位拥有 27 年百万圆桌会龄的会员如是说。

关于通过电话或视频会议方式与客户建立联系，有 80% 的客户更希望面对面讨论他们的理财需求。他表示：“这样的会议仍然有助于在更深层次上与客户建立联系，并为对方提供更好的服务。”

保持办公室文化是顾问坚守办公室阵地的另一个原因。Chaw Fook Hing 来自马来西亚 Selangor（雪兰莪），百万圆桌会龄 5 年，他至今仍然保留着办公室，并正打算再开第二家。对他来说，办公室工作奠定了一种基调和情绪，使团队办起事来更有效率。

“人是社交动物，尤其是从事这个行业的人，他们需要一个有互动参与感的环境，才能茁壮成长、获得成功。”Chaw 如是说。“虽然科技已经帮助顾问保持了行业相关性，并有效地满足了客户需求，但大家仍然需要一个可以称之为家的地方。”

疫情期间，的确有许多客户更倾向于参加虚拟会议，因此其团队在办公室设立了专门用于视频会议的地方，作为顾问线下会客的补充。

不过 Bautista 也坦言，如果他的业务刚刚起步或处于成长阶段，他可能会考虑放弃办公室。不过，他和其他五位共享 Poughkeepsie 空间的合伙人都是内阁会员和顶尖会员。他们需要大量行政和运营支持人员来维持业绩，所以在一个共同的地点容纳员工，供他们执行核心任务并提供支持，这对团队来说更有意义。数字化转型和远程办公的能力，使团队中的每位顾问都可以灵活地决定，他们想在多大程度上将居家办公和在办公室工作结合起来。

“我们曾就远程办公和在办公室工作进行了非常开放的对话，事实上员工都很喜欢这里的办公氛围和互动交流。”Bautista 说道。“我想，如果员工需要弹性，我们也已经做好准备，可以允许他们这么做。在我看来，因为大家知道存在这种弹性，而且仍然有固定地方能够互相联系，所以这对大家来说是很美妙的平衡。”

疫情下的珍珠

有些顾问担心，由于疫情将线下面对面会议叫停，他们会因而失去与客户的私交。在这个充满挑战的时期，百万圆桌会员们从疫情的泥泞中挖掘出了珍珠。例如，Edelman 的事务所早在美国封控前，就已经为远程办公做好了准备；在疫情爆发，被迫关闭办公室之前，其事务所就已经在朝着这个方向发展了。对于如何成功过渡到远程办公，他给出三条建议：准备良好的备份系统、良好的通信应用程序（他喜欢用 Microsoft Teams，同时在每个人的电脑上安装云电话系统），以及规模庞大的客户数据库。

“我们有大量关于客户的记录。”Edelman 表示。“我们的数据库十分惊人，能为我们提供一切资料。我们非常了解客户及其生活方式，并通过社交媒体与之联系。我们会看到他们的动态，反之亦然，因为我们会发布大量的社交媒体动态。无论是线上还是线下，我们都与客户保持着同样温暖的对话和联系。”

其他会员也分享了在被迫封控期间发现的宝石：

来自印尼 Tangerang（坦格朗）、拥有五年百万圆桌会龄的 Watie Kartono 表示：“我发现，转用虚拟会议后，我的工作效率比以往任何时候都要高，因为我不需要出差去见客户，节省了很多时间。”“我甚至可以准备得更充分。例如，我可以改进演示幻灯片，并整理额外的资料向客户展示。我也可以和客户进行更密切的互动，因为随时随地都可以进行视频会议。由于转换到虚拟会议的形式，因此我可以更好地服务那些只能在下班后腾出时间的客户。”
“今年，我发现参加网络研讨会的观众人数，是以往线下会议的三倍，而且网络研讨会成本更低。”来自中国香港九龙，百万圆桌会龄 13 年的 Wai Shan Chan 如此说道。“与此同时，这种混合办公模式可以更好地平衡工作与生活，让我得以灵活安排时间，享受更多私人时光。”
“我们尚未摆脱这场疫情带来的危机，所以我不想让自己、同事、客户或准客户面临任何不必要的风险。”拥有 13 年百万圆桌会龄，来自菲律宾 Metro Manila（马尼拉大都会）的 Janet N. Ng，FChFP、CEPP 如是说。“我仍会在线下亲手交付保单合约，尤其是交给第一次合作的客户。但展望将来，相比于线下会议，我将更多地转向虚拟商务会议。”