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重新想象数字对话
重新想象数字对话

5月 01 2023 / Round the Table Magazine

重新想象数字对话

让关系变得更清晰、更有建设性。

涵盖主题

新冠疫情让职场向居家办公和视频会议迈了一大步,即便如此,疫情之前已有 70% 的商业通讯通过电子渠道进行。面对面交流变少,导致职场人士解读肢体语言线索的能力退化,再加上过度思考电子邮件的内容,这导致了团队成员之间的误解和焦虑加重。

演讲者、作家兼协作与数字团队工作专家 Erica Dhawan 表示,我们必须通过数字肢体语言来明确非语言的肢体语言中隐含的深意。每个人都有数字个性,可以推进或破坏一段关系。因此,倾听的新方式就是仔细阅读数字信息,表达共鸣的新方式就是清楚记录这些信息。

例如,她分享了一个关于 Sara 的真实故事,她给同事 John 发了封电子邮件:“快点想一想,这个演示的想法如何?”这句话的深意是:“我有一个很好的想法,但还没完全成型。我想了解一下您的看法。”John 开了一天 Zoom 会议后,看到了这封邮件,并认为演示已经结束。他回复说:“这怎么能行呢?感觉您没仔细思考过这个问题。”他真正想表达的是,Sara 比他更了解这份工作,所以他需要 Sara 提供更详细的背景。本来只需 15 分钟的谈话,却变成了几小时的电子邮件来回,双方压力都很大。

团队成员无需过多沟通。他们需要用 Dhawan 所说的 “链接智慧”来避免低效地传递信息,并要用正确的方式来整合多方见解。利用关系和网络的力量可以推动突破性创新,带来不错的业务成果。Dhawan 将她的联系模型细分为数字肢体语言的四大法则:

1. 价值看得见

  • 尊重他人的时间。制定明确的会议议程,在开始的几分钟内定下基调,千万别在会议开始前 5 分钟内改期,也别在未提前通知的情况下爽约。
  • 了解内向者和外向者的特征,承认个体差异。内向者能够通过文字而非口头语言更好地沟通,他们更喜欢会议之外的开放式沟通渠道。Dhawan 的一位客户在虚拟会议前传来一份议程。受邀者可以事先提交要在聊天区发布的评论意见,这些通常是会议讨论的初始话题。“这是内向者的福音,可以帮助他们摆脱群体思维。”Dhawan 说。外向者喜欢定期的面对面交流和视频会议,有时要安排会议主持人或用虚拟举手功能来带动他们参与其中。要给这两种性格的人都留点空间。
  • 练习全方位分辨。Dhawan 表示,员工在新冠疫情期间集体辞职并引发“辞职潮”的原因是他们在前雇主眼中是“小透明”。要明确分辨出每个人的方法,并根据他们的喜好进行表述。要了解他们的沟通偏好,例如电话、电子邮件、短信和面对面交流等,以及通讯往来的频率。在和工作人员及客户沟通时都要注意这些偏好。

辞职潮”的原因是他们在前雇主眼中是“小透明。
—Erica Dhawan

2. 仔细沟通

  • 查看信息时要深思熟虑,写信息要清晰明了。如果有人问:“您星期三或星期四想发言吗?”,“是”这个回答并不清晰。
  • “清晰明了”比简洁更重要。如果您准备提出要求,要明确要求、优先级、当事人和完成日期。
  • 电子邮件要有规范的样本。“收件人”栏是需要其回信的人。“抄送”栏的人则无需回信。主题行要明确写明您的需求。而像 2H(两小时)或 4D(四天)这样的标签,则有助于列明沟通时间安排。
  • 选择合适的渠道。同样的信息不一定适合所有渠道(电子邮件、文本、社交媒体等)。您要慎重且有针对性地选择交流的渠道和想说的内容。

3. 抱着信心合作

  • 期望值要和执行力相匹配。如果您答应对方尽快回复,那就不要让他们等两个星期。如果您在晚上 10 点发出请求,那就不要让对方隔天早上交差。信任是相互的。
  • 鼓励他人共同解决问题。Dhawan 举了一个公司实例,该公司设立了委员会来优化业务流程,结果发现行政助理就是最佳的解决方案,这一职位通常不会提供意见。
  • 提出以下问题,尽可能地提高会议效率:我们真的需要开这场会吗?我是否在前五分钟鼓励大家积极参与?我可以缩短这场会议的时间吗?我们在会议邀请函中是否标明了会议目的、目标或议程?我是否在会议开始时就明确了成功的含义?我是否有邀请远程与会者参与混合形式会议?我是否有请记录员在会后立即分享后续行动?如果要方便需同步信息的与会者,我是否要录制会议?

信任是相互的。

4. 完全信任

  • 让大家知道怀疑的好处。这意味着要相信人们能理解您,您可以展示脆弱的一面。
  • 非正式社交场合要安排茶歇时光。试着问一些问题,如我们没听过的方法是什么?我们错过了什么?我不想听到什么样的坏消息?在议程中加入这些问题,这有助于与会者提前准备好答案。其他可选问题:如果我们要挑毛病,我们会说什么?我们可以通过什么方式来改善下一次会议?

将艰难对话转化为建设性时刻

当您收到负面反馈或批评时,只需遵循一条规则:请对方提供更多细节。

Sarita Maybin 在读研究生时,她的导师给了她这个建议。多年以后,她在一所大学工作,负责监管一个学院级部门,她问一位工作人员,他们如何改善这个部门的运营方式。他回答说:“您可以成为一个更好的监管者。”

她心中的“黑暗面”亟欲控诉他不服从命令,但她想起了导师的建议,于是问道:“您能详细说明一下吗?给我举个例子。您有什么建议吗?”她了解到,员工并不知道她对大家每天的表现有何看法,因此他建议在进行一对一会谈时,她可以告诉员工他们做得好的地方和有待改进的地方。

Maybin 是一位演讲者兼作家,也是将艰难对话转化为建设性沟通的专家,她觉得如果当时听从了内心冲动的魔鬼,那后果将不堪设想,想想都觉得后怕。她后续的提问促进了合作,也改善了工作关系,但她提醒大家,除非“我们摆正心态,以积极的方式对事对人,即使我们已经对他们的情况有所了解”,否则夸赞其实无济于事。这就意味着要进行调整,不要把吹毛求疵的人当作注重细节的人、把较真的人当作坚持不懈的人、把神棍当作自信满满的人、把冲动的人当作率性的人。

这种对话前的思想转变可在于如何与同事、上司和客户交谈这方面加以扩展。与其说“您需要……”、“您最好……”或“您应该……”等激起防御心理的句式,倒不如试试挖掘解决方案的措辞,如“如果……,我会感激不尽”、“如果……,会对此有所帮助”或“我们来看看这件事如何才能做成。”

从本质上讲,Maybin 宣扬的是一种“避免刻薄”的措辞。她列出了 50 句促进他人合作的措辞,包括:

  • 我们如何解决这个问题呢?
  • 您需要我做什么?
  • 请帮我理解一下。
  • 所以您的意思是……
  • 如果您 _____________,这会以 _____________ 的方式影响员工。
  • 我担心……
  • 是否可以……
  • 我想了解您对……的看法。

联系方式

Erica Dhawan erica@cotentialgroup.com
Sarita Maybin sarita@saritamaybin.com