Bagaimana bisa merekrut asisten admin yang layak, sedangkan semua kandidat hebat tampak sudah digaet dan platform lowongan kerja dipenuhi resume kandidat yang tak sesuai kualifikasi? Mungkin Anda mencari di tempat yang salah.

Joshua John McWilliam, CFP, FMA, anggota 20 tahun MDRT, menemukan asisten di lapangan golf. Saat itu, si asisten bekerja sebagai petugas minuman keliling di sana. Dia kini telah membantu praktiknya selama 13 tahun.

“Strategi perekrutan saya adalah jangan pernah hanya berfokus pada pengalaman, justru hampir sebaliknya,” kata McWilliam. “Perekrutan fokus pada kepribadian, etos kerja, ketepercayaan, atau keterandalan. Saya tertarik merekrutnya karena semua pemain golf di sana senang dengan layanan yang dia berikan. Da tahu minuman kesukaan mereka dan ingat nama mereka. Layanan pelanggannya luar biasa.”

Meski tak berpengalaman soal jasa keuangan, dia mampu mengemban tanggung jawab dan bekerja mandiri. Maka, McWilliam menilai dia tak perlu diawasi terlalu ketat.

“Saya berani ambil risiko dan melatihnya untuk posisi yang berfokus pada pelanggan sesuai keinginan saya,” katanya. “Saya tahu dia piawai berinteraksi dengan orang, dan skill ini pasti bisa ditransfer. Terbukti, dia menjadi asisten hebat.”

Beberapa tahun kemudian, McWilliam merekrut barista dari kafe lokal sebagai asistennya.

“Kasusnya mirip. Dia bekerja mandiri. Begitu saya datang, dia sudah tahu pesanan saya. Dia ramah, menyenangkan, dan selalu memberi energi positif,” kata McWilliam perihal mantan barista yang kini telah membantu praktiknya selama beberapa tahun ini. “Keduanya adalah kisah sukses. Meski tak berpengalaman soal asuransi, investasi, perencanaan keuangan, atau kerja kantoran, jika direkrut karena kepribadian yang baik dan bisa dilatih untuk posisi yang diinginkan, hasilnya tetap istimewa.”

Iklan lowker

Amy R. Fullenkamp sengaja membuat deskripsi kerja yang samar pada iklan yang terbit di platform lowongan kerja online komunitas. Anggota lima tahun MDRT ini mencantumkan lima atau enam butir tugas umum seperti “membantu pekerjaan administratif” dan “melayani kebutuhan nasabah”.

“Jika deskripsi kerja memuat hal yang asing bagi kandidat wanita, mereka mungkin tak berani melamar, yang artinya Anda berpotensi kehilangan kandidat,” kata Fullenkamp.

Menurut temuan berbagai studi oleh LinkedIn, Harvard Business School, dll., wanita cenderung enggan melamar kerja jika merasa tidak memenuhi sebagian besar atau semua kriterianya, berbeda dari pria yang cenderung tetap melamar meski sejumlah syarat kualifikasi tidak terpenuhi.

“Saya ingin orang yang adaptif sebab perubahan terus terjadi di industri ini,” kata Fullenkamp. “Ada urusan administrasi baru, prosedur baru, kepatuhan baru, dan saya butuh orang yang mengiringi saya. Jadi, saya tidak merekrut untuk mengisi posisi sebab posisi bisa berubah.”

Ia juga tidak mensyaratkan gelar D3 atau S1.

“Untuk asisten, saya rasa syarat gelar akademik tidak masuk akal karena yang diperlukan adalah keuletan,” katanya. “Mereka harus punya semangat ‘pasti bisa’. Harus mau riset dan bersikap proaktif. Semua watak ini mungkin diperlukan untuk mengejar gelar, tapi tidak semua orang memilikinya.”

Ia justru mencari kandidat yang pernah menekuni profesi yang butuh “hati melayani”. Posisi seperti guru sekolah, tenaga penitipan anak dan PAUD, ahli terapi pijat, pelayan restoran, dan asisten dapur pada kodratnya menuntut sikap peduli pada orang lain.

Ia tak khawatir jika kandidat kurang baik dalam hal wawancara. Ini bukan pertanda buruk. Lagi pula, kandidat yang baik wawancaranya mungkin sudah menghafal jawaban yang mereka kira ingin Anda dengar.

“Orang yang saya incar biasanya buruk wawancaranya sebab mereka – yang tugas utamanya adalah peduli pada orang lain – saya minta untuk bermegah diri,” kata Fullenkamp. “Sudah pasti mereka tak bisa.”

Wawancara kerja

Sebagian manajer perekrutan memakai tes kepribadian. Skema Fullenkamp dalam menjaring pelamar dibentuk dari pengalaman 26 tahun bertugas di Garda Nasional Angkatan Darat AS. Untuk menemukan orang yang siap mendukungnya, pertanyaan unik berikut ia gunakan saat wawancara kerja berdurasi 15 menit:

• Apa hal terbaru yang Anda pelajari?
  “Seorang wanita yang baru saja diwawancarai menjawab, ‘Terima kasih telah bertanya. Saya baru saja belajar merajut. Nenek saya mahir, jadi saya ingin belajar.’ Saya merasa, ini dia nih. Merajut itu menjemukan, dan harus tekun berhitung, jadi dia diterima,” kata Fullenkamp. “Kandidat lain menjawab, ‘Saya sangat frustrasi saat diminta mengerjakan sesuatu yang saya tidak tahu caranya, jadi saya mencari di Google dan mendapatkan solusinya.’ Kami punya beberapa pertanyaan jitu untuk mengungkap informasi sedalam itu.”
  
  
• Ceritakan saat Anda mendapat kritik keras dari atasan dan cara Anda menyikapinya.
  “Jika jawabannya, ‘Saya belum pernah dikritik’, ini pertanda buruk. Kita semua pernah mendapatkannya,” kata Fullenkamp.
  
  
• Anda ini tipe perencana, pemikir, atau orang yang ingin segera menuntaskan tugas?
  “Tidak ada jawaban benar atau salah. Ini cara alternatif untuk menanyakan pendekatannya terhadap masalah.”
  
  
• Jika saya bertanya ke rekan kerja Anda sebelumnya, bagaimana mereka akan menggambarkan diri Anda?
  “Daripada menanyakan kelebihannya, saya tanya bagaimana orang lain memandang dirinya. Jadi, dia harus menunjukkan apa kontribusinya pada tim,” katanya. “Saya juga memintanya menjelaskan nasabah atau anggota tim yang paling tidak disukai. Sungguh menarik mendengar jawaban yang dibeberkan. Satu kandidat menyebut individu yang selalu memberinya perintah. Saya rasa dia tidak cocok di sini sebab kami harus memberi perintah.”

Pertanyaan lain: “Anda nyaman berbicara di telepon?” dan “Ceritakan tentang perusahaan kami.” Dari jawaban nya, Fullenkamp tahu kandidat mana yang bersiap untuk wawancara. “Meskipun dijawab, ‘Saya tahu perusahaan ini bergerak di bidang investasi, tapi saya tidak mengerti,’ saya akan terima sebab, artinya, dia berinisiatif untuk riset. Nasabah datang dengan beraneka kebutuhan, jadi dia harus tahu apa yang perlu diriset sedari awal,” katanya.

Pengecekan referensi

Wawancara kerja menciptakan kesan. Fullenkamp pun membuktikan intuisinya lewat referensi. Ke kandidat, ia meminta tiga referensi tempat kerja terdahulu dan menghubungi minimal dua. Referensi ketiga dihubungi jika dua yang pertama bertentangan. Wawancara dibatasi sekitar lima menit untuk menghargai waktu mereka. Ia selalu bertanya ke mantan manajer/pemilik apakah mereka mau merekrut kembali si mantan karyawan. Jika mereka bimbang, ia akan bertanya yang lebih simpel: Andai ingin merekrut kembali orang ini, jabatannya sama atau berbeda? Satu manajer mengaku tak tahu bahwa mantan karyawannya mencari kerja. Dia minta Fullenkamp, jika tak merekrutnya, untuk menitip pesan bahwa dia mau merekrutnya (lagi). “Jika mantan perusahaan ingin dia kembali, itulah pujian terbaik baginya,” katanya.

Pertanyaan lain ke referensi adalah, Ceritakan sedikit tentang (kandidat).

“Saya ingin dengar kalimat pembukanya,” kata Fullenkamp.

Pernah menambah tanggung jawab atau menaikkan gaji kandidat saat masih di tim Anda?

“Artinya, mereka cukup bertumbuh atau berharga sehingga tugasnya naik level serta juga mampu belajar dan bertumbuh dalam dirinya,” katanya. Jika belum cukup jelas perihal kandidat, ia dapat bertanya, Saat di tempat kerja situasinya penuh tekanan, bagaimana responsnya. Kacau atau bisa diandalkan?

Pelatihan

Sejak Fullenkamp memakai metode perekrutan ini, tak ada karyawan mundur, kecuali pensiun, sejak 2016. Ia memperingatkan bahwa metode ini berhasil hanya jika ada kemauan untuk melatih. Mayoritas butuh minimal tiga pengulangan untuk menguasai tugas, dan perlu berbulan-bulan. Sebab, karyawan baru mungkin hanya menjalankan fungsi jasa keuangan sekali tiga bulan atau dua kali setahun.

“Saya mau melatih karena lebih baik punya karyawan tanpa kebiasaan buruk,” kata Fullenkamp. “Jika tidak mau melatih, tidak akan berhasil, tapi inilah cara saya mendapat berlian mentah.” Praktiknya berisi lima penasihat dan sembilan asisten. Satu mantan tenaga penitipan anak yang direkrut empat tahun lalu untuk posisi pemula, kini menjadi manajer kantor.

McWilliam juga menekankan manfaat pelatihan dalam membangun tim yang kuat.

“Proses belajarnya memang agak lama, tapi jika perspektifnya jangka panjang, akan bermanfaat untuk menginvestasikan cukup waktu pada individu yang Anda yakini akan bertumbuh dalam menjalankan perannya,” kata McWilliam.