Tendo participado de inúmeras videoconferências, eu posso afirmar com veemência que as palavras "ótima" e "videoconferência" não se enquadram na mesma sentença, a menos que a sentença seja "Tenho uma videoconferência mais tarde. Que ótimo"! (E é claro que "ótimo" significa "eu preferia enfiar um garfo na minha coxa. Muitas vezes".)

O motivo para haver poucas videoconferências se deve ao fato de que poucas vezes elas são ótimas. Ponto. É claro que podem ser reuniões produtivas ou importantes, ou até mesmo divertidas, mas quando chegamos ao âmago dessas reuniões, as melhores são as mais rápidas. Acrescente-se a isto um público com falhas de conexão e bugs nos computadores e, bem, as perspectivas serão desanimadoras, na melhor da hipóteses. Tenha em mente que, além da reunião com clientes e clientes em potencial, você também pode agendar bate-papos com vídeo com centros de influência que podem se tornar parceiros no futuro, selecionar os membros mais talentosos da MDRT e atualizar o trabalho com o seu pessoal remotamente.

Não obstante tudo isto, o COVID-19 transformou as videoconferências no único meio de interação em grupo e em tempo real para o futuro próximo. Portanto, é melhor você se acostumar com eles. Para maximizar a eficácia de agendar sua própria videoconferência ou participar de uma reunião agendada por um colega, oferecemos as seguintes observações a serem consideradas em primeiro lugar:

Você está me ouvindo bem? Por que não?!

Conforme as configurações de privacidade e segurança do seu computador, o microfone padrão no momento em que você se junta a uma conferência via Zoom provavelmente ficará mudo. Ouça cuidadosamente quando você entrar; o Zoom informa as instruções para tirar o microfone do mudo (dica: era *6 no teclado na semana passada). Acredite em mim: Não importa o quanto você grite, seus colegas não vão ouvi-lo até que você desative o modo mudo.

O que deve aparecer é sua área de trabalho, não seu corte de cabelo

Embora possa parecer simpático apresentar miniaturas de vídeos com todos os participantes na sua chamada, os participantes podem achar essa abordagem intrusiva e desnecessária – particularmente considerando-se que os hábitos de higiene como banhos estão um tanto... digamos... em baixa durante a pandemia do COVID-19. Não envie componentes de selfies ou vídeos para todos os participantes. Se você for o apresentador e quiser que todos o vejam, tudo bem. Respostas verbais são mais que suficientes quando receber informações é necessário.

O horário é tudo

Principalmente no caso de equipes dispersas, determinar um horário conveniente para todos pode ser um desafio. Eu costumo aplicar a regra de nunca agendar um compromisso antes das 8:00 h do fuso-horário mais oriental, nem depois das 17:00 h no fuso horário mais ocidental entre os participantes. Se isto não for possível (se os participantes estiverem em fusos-horários com mais de seis horas de diferença), proponha uma videoconferência gravada para os que não puderem participar.

Mantenha a organização

Videoconferências improvisadas não são indicadas. Elabore uma pauta ou uma itemização dos tópicos antecipadamente, e cumpra-a à risca na sua programação. Inclua recursos visuais relevantes e convidativos, se possível. Isto vai maximizar o envolvimento entre os participantes.

Isso é tudo?! Sim!

Finalmente: Mantenha as coisas Concisas. É provável que, se você conseguir cobrir seus tópicos em 25 minutos, você possa cobrir com segurança os mesmos assuntos em 15 minutos. Mesmo que brincadeiras entre os colegas sejam cabíveis, os participantes agradecerão muito mais se as coisas mundanas forem dispensadas e apenas o âmago da questão for abordado. Deixe o papo furado para as mensagens de texto e as redes sociais; principalmente durante a crise do COVID-19, as pessoas estão incrivelmente ocupadas, tentando equilibrar o trabalho e sua vida pessoal. Qualquer coisa que você puder fazer para minimizar o tempo da reunião fará muito mais efeito em termos de demonstração de boa-fé.

É claro que há muito mais considerações, mas as dicas acima podem ser um bom começo da sua trajetória ao agendar uma videoconferência bem-sucedida.

Matéria publicada originalmente no Blog da MDRT.