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abr 21 2021

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Ideias para otimizar, automatizar e comunicar

Os membros da MDRT compartilham dicas para o jogar papel fora, conversar pelo Zoom, reinvestir e muito mais.

Michael DePilla

Dizendo tchau para o papel

Na minha prática, paramos completamente de imprimir. Costumávamos pagar cerca de US$ 600 por mês em manutenção e toner da impressora. Também tínhamos que comprar uma nova impressora a cada poucos anos. Agora, criamos pastas online com todos os dados e formulários dos nossos clientes, em um local no OneDrive, e todos os membros da equipe podem acessá-los. Também transformamos algumas listas de verificação de papel, que usamos para arquivos de clientes, em formulários online ou modelos de PDF que podemos editar e armazenar na nuvem. Agora, todos os documentos de aconselhamento são enviados aos clientes em formato PDF.

Além disso, toda a nossa prática usa softwares de assinatura eletrônica, como o DocuSign, para obter a assinatura dos clientes em contratos, aplicativos e documentos de aconselhamento. Isso torna muito mais fácil para os clientes e, na maioria dos casos, devolvemos a papelada do cliente em uma hora.

—Aaron Kane, AFA, B Bu, de Rowville, Victoria, Austrália, membro há 7 anos

Indicações automáticas

A busca pela eficiência me forçou a gravar alguns vídeos explicando as ideias e os conceitos de planejamento para os clientes antes de uma reunião. Isso foi muito bem recebido e diminuiu a duração das minhas reuniões. E o mais importante é que faz com que o cliente pense nas questões e problemas relevantes antes da reunião.

As pessoas também estão usando o vídeo como uma ferramenta de indicação automática, enviando um link para os amigos que também poderiam se beneficiar com a informação. Alguns estão fazendo isso mesmo sem eu pedir.

—Bhupinder S. Anand, ACII, Dip PFS, de Londres, Inglaterra, membro há 25 anos

Livre arbítrio

No ano passado, escrevemos a todos os nossos clientes de planejamento imobiliário com a seguinte mensagem: “Não se esqueça: seus filhos se qualificam para um livre arbítrio”. Obviamente, estávamos visando aqueles que têm filhos com mais de 18 anos. Então, tenho buscado indicações para os filhos dos clientes. É uma chance de começar a conversar com eles e colocar as coisas no lugar.

—Craig Palfrey, CFP, Cardiff, Wales, UK, membro há 12 anos

Tempo no mercado, não tempo do mercado

Eu digo aos clientes: "É tudo uma questão de tempo no mercado e não o tempo do mercado." A melhor maneira de ganhar dinheiro é deixá-lo investido a longo prazo e reservar sistematicamente o dinheiro por meio da média do custo em dólares, em vez de se preocupar em encontrar o melhor momento para investir.

—Carol Kheng, ChFC, Singapura, membro há 23 anos

Conversas através do Zoom

Uma coisa que fizemos com sucesso foi uma conversa através do Zoom, onde vários consultores se encontram para compartilhar ideias, como é feito essencialmente em uma sessão virtual do MDRT Speaks. O formato é simples: alguns membros fazem, cada um, uma apresentação de 10 minutos sobre o que estão fazendo em sua prática e que os outros também podem se beneficiar. Em seguida, mais três apresentadores compartilham dicas de dois minutos. Executamos três deles até agora e têm sido fantásticos. É ótimo ver rostos amigáveis na tela e compartilhar a amizade MDRT, mesmo que seja virtual, até que possamos nos encontrar novamente.

—Mathew Thomas Fogarty, CFP, Dip FP, Moorabbin, Victoria, Austrália, membro há 18 anos

Torne-se centrado em reivindicação

Não importa o quão bom você seja em vender uma apólice, se você não lidar com a reivindicação de maneira adequada. Crie uma prática centrada em reivindicações. Faça com que todas as suas práticas de escritório sejam compassivas, profissionais e eficientes. Em um momento em que tantas coisas estão dando errado, torne essa experiência memorável de maneira positiva.

—Meagan S. Balaneski, CFP, RFP, Vermilion, Alberta, Canadá, membro há 8 anos

Parceria de associação

Fechamos uma parceria de indicação exclusiva com uma associação composta por milhares de membros empresariais. Fornecemos a eles todas as ferramentas que trabalhamos com um cliente, e a associação, por sua vez, nos encaminha e comercializa nossos serviços aos seus membros. Recebemos dezenas de novos clientes empresariais como resultado desta parceria. É realmente uma parceria em que todos ganham.

—Anthony Nicholas Goebel, LUTCF, Eldorado, Wisconsin, USA, membro há 7 anos

Reinvestir e reter

Recentemente, fiz a verificação financeira completa de um cliente, cuja apólice estava em fase de maturação. Eu perguntei o que ele faria com o valor do vencimento, que era uma quantia bastante substancial. Ele não tinha certeza, então encaminhei um questionário exclusivo e solicitei que ele preenchesse todos os detalhes. Essa ferramenta basicamente gera um relatório que auxilia o cliente a visualizar seu índice de poupança, índice de dívida, índice de proteção e índice de aposentadoria. Depois de receber o relatório, ele ligou e disse que todos os seus índices parecem bons e que ele não precisava do valor imediatamente. Então, ele reinvestiu a quantia por mais cinco anos e, assim, retive meu cliente.

—Plabita Priyadarshi, Mumbai, Índia, membro há 9 anos

Contato indireto

Geralmente eu uso o KaKaoTalk Messenger para me comunicar com os clientes. O público, principalmente a geração mais jovem, está cada vez mais acostumado ao contato indireto por meio de um aplicativo de mensagens em vez de contatar ou se reunir pessoalmente. Além disso, a taxa de sucesso das chamadas telefônicas está caindo. Quando tenho que captar clientes ou fazer novas vendas para clientes existentes, faço uma lista no início da manhã e mando mensagens de texto dizendo "olá" e explicando por que precisamos nos encontrar. Entrar em contato por meio dessa mensagem reduz nossos encargos e aumenta a taxa de fechamento de uma venda.

—Jae Seok Park, Seul, Coreia de Sul, membro há 9 anos

Mapeie com a equipe

Se você mapear seus processos sozinho, perderá muito. Tenho sessões e reengenharia de nossos processos com minha equipe. Ao fazer isso, pude ver mais com a ajuda da equipe do que teria visto sozinho e, assim, reconstruímos os processos para que nos tornássemos mais centrados no cliente.

—Jose Victor Vuilleumier Valdez, LUTCF, FSCP, Jalisco, México, membro há 10 anos

Cooperação é a chave

Para estabelecer indicações mútuas com os clientes, trabalho com um banqueiro, um consultor de investimentos e um agente que lida com investimentos imobiliários no exterior. Essa cooperação me permite não só auxiliar os clientes na solução de problemas de seguro, mas também ter acesso a outros profissionais ao fazer o planejamento financeiro deles. Com a ajuda de outros profissionais, consigo resolver mais problemas de planejamento financeiro e ainda fazer arranjos financeiros diversificados. Além disso, também recebi muitas indicações de banqueiros e consultores de investimentos imobiliários que ajudaram a expandir minha base de clientes.

—Chan Mou Hon Terence, Hong Kong, China, membro há 14 anos

Sim, não, talvez

Esta é uma maneira de reduzir o número de interrupções no seu dia. Ao fazer isso, você pode diminuir radicalmente a quantidade de tempo que leva para concluir quase tudo. Um sistema simples é o que chamo de lista "sim, não, talvez". Você se senta com um porteiro e lista as pessoas que ele deve sempre deixar passar - seus melhores clientes, seu cônjuge - na coluna “sim”. Na coluna “não”, coloque qualquer pessoa que esteja atrapalhando ou interrompendo seu trabalho. E a coluna “talvez” é “verifique comigo primeiro”, como seus clientes de nível médio.

—Dave Crenshaw, Palestrante da Reunião Anual do Top of the Table de 2020