3 月的一個星期三，Scott D. Edelman 和他的整個團隊，包括 11 名顧問和員工，齊聚在他們的新辦公室；這是自 2019 年 10 月他把事務所從附近一個更大的地方搬過來後，大家首次相聚。
有些顧問過來處理稅收規劃事宜，有些則碰巧來參加市場推廣會議，因此剛好所有人都到齊了。「這是大家首次聚在一起，感覺非常好，但是居家辦公也不錯。」來自美國 Pennsylvania（賓夕法尼亞州）Yardley（亞德利）、百萬圓桌會齡 24 年的 Edelman 如此說道。
幾個星期後，4 月的一個早上，Michael H. Bautista 在位於美國 New York（紐約）Poughkeepsie（波基普西）的辦公室與另外五名顧問及其各自的支援團隊一起開議，每個人的支援團隊由三至六人組成，負責處理行政任務，譬如引導新客戶、開立新帳戶和客戶服務等。有一半合夥人透過視像形式與會，但也有很多人來到現場，使辦公室迎來一片繁忙景象。
「我們總是想要一個辦公地點，因為作為一個團隊，我認為我們可以從彼此身上得到很多協同效應。」百萬圓桌會齡 18 年的會員 Bautista 表示。「只要我們有溝通和互動，辦公室就對我們來說就有用。如果我是真正的獨立執業者，我會重新考慮是否需要找一間辦公室，又或者是否在家裡擴大辦公室，但目前我沒看見改變保留辦公室之做法的需要。」
時間會證明新冠疫情扼殺了傳統辦公室的說法，到底是炒作還是預測。隨著疫情在某些國家開始減退，僱主均在權衡應否讓員工回到辦公室，抑或提供全遙距的工作機會，又或是採取混合工作模式。對於租用或擁有辦公場所的顧問來說，無論他們是獨立經營還是擁有團隊，這都可能是個艱難的決定；要麼考慮如何努力留住辦公地點和辦公室文化，要麼乾脆削減開支，放棄辦公室，從數碼化轉型中獲得生產力。
削減辦公室規模
疫情爆發前，Edelman 和他的顧問團隊便已經很少去舊辦公室，因為事務所在多年前已進行過技術升級，方便顧問和助理輪流去公司和居家辦公。當時，Edelman 與公司的高級經理們並未預見到即將實施的封控措施。他們只是得出結論，經營業務只需要現有空間的三分之一，從 8,000 平方呎的辦公室搬出去，可省下 75% 的租金。
「我們重新設計了新辦公室，顧問和員工可以像住酒店般使用辦公桌。我甚至沒有為自己佈置實體辦公室。」Edelman 說道。「我不需要自己的辦公室，因為就算我人在那裡，也只會是在會議室見客，或者到處跟其他團隊成員開會。」
除了會議室之外，寫字樓內還設有接待區、工作站以及三間指定辦公室，供三名高級管理層在執勤日上班用。Edelman 打趣道，他無須再為文件櫃交租了，因為紙本文件均已完成數碼化，儲存到雲端的文件管理系統中。此外也不再有座機電話，因為每個人的電腦和手機上都裝了雲端電話系統應用程式，方便隨時通話。雖然地方政府將金融服務業納豁免企業行列，可於封控期間繼續經營，但這間私人財富管理集團卻選擇關掉辦公室，以保障員工的健康。Edelman 解釋說，全賴事務所的技術升級所賜，加上員工早在疫情前便已熟悉遙距辦公方式，因此轉向居家辦公對他們團隊來說幾乎不用過渡。他們早已這樣做了。
從那時起，透過減少管理費用來節省開支，使得 Edelman 能提高員工福利和獎金，並聘請更多人才。他們分別聘請了新的保險金經理和市場推廣總監，促進了團隊的社交媒體推廣工作。這些新職位以及技術上的提升，令客戶得享更優秀的體驗，同時減輕了他們的工作壓力。
「人是社交動物，尤其是從事這個行業的人，他們需要一個有互動參與感的環境，才能茁壯成長、獲得成功。」
— Chaw Fook Hing
Edelman 表示：「再也不用擔心上下班的交通問題了，而且在家裡也能更放鬆。」「您可以更專心關注項目的完成進度，而非被時鐘所牽制，如果要通勤的話，時鐘甚至可能變成負面因素。」
那為何還要保留辦公室呢？Edelman 解釋指，因為他的資深員工喜歡這種每週有一半時間在辦公室工作的靈活性。辦公室偶爾能作為見客、處理款項和文件的地方，也是「團隊成員碰面、開會及協調公司策略」之地。
Miliana Marten, AEPP 來自 Jakarta（雅加達），百萬圓桌會齡 13 年；疫情期間，印尼的辦公室被逼關閉，她的五名工作人員居家辦公。這段經歷讓 Marten 意識到，事務所不需要很大的空間，但仍然需要一間辦公室。她換了間面積更小、租金更便宜的辦公室。
「保留辦公室仍是有必要的，這樣我們才有地方用來舉辦活動，彼此聚頭。」Marten 說道。「例如今年初，我們便組織了一次 40 人的激勵活動。此外，公司內部面對面會議和網上會議的氣氛也是截然不同。」
顧問在到公司辦公和居家遙距辦公之間隨意調配，並依照喜好選擇透過 Zoom 還是線下方式會見客戶。無論是在公司或居家辦公，員工都是透過電郵和 WhatsApp 來溝通的，文件也可以透過速遞在一天內送達，費用很合理。
放棄辦公室
David Eric Appel，CLU、ChFC 不打算在年底續簽位於美國 Massachusetts（馬薩諸塞州）Newton（牛頓）的辦公室租約。這名百萬圓桌會齡 26 年的會員，在疫情爆發前就搬到了更小的辦公室，從那時起，他麾下的三名本地員工就開始遙距辦公了。如今，他的同事都在 Maryland（馬里蘭州）遙距辦公，而他則和絕大多數國內外保險客戶一樣居家辦公。從 2018 年開始，他留意到每年來辦公室的人越來越少，在那之前的一年，他在辦公室只見了 5 名客戶。然而，他的業績卻是史無前例之高。例如，Appel 曾在一天內連續跟客戶開了 7 場視像會議——如果他必須去辦公室的話，這根本無法完成——路上通勤、找車位或安排訪客到他辦公室的日程，都很耗費時間。
Appel 表示：「雖然人們需要時間來習慣使用 Zoom，但是我真的很喜歡 Zoom，因為我可以看到人們的臉龐、解讀他們的肢體語言、知道他們是否理解我說的話，而如果是在電話上，則無法感知，也無從知曉。」
Appel 偶爾也要個地方來開會，他正考慮在 Boston（波士頓）市中心租一間辦公室，每月支付 500 美元，可以使用辦公空間 12 次；或者加入一個社交俱樂部，那裡設有會議室和工作區，也有地方可以帶客戶、準客戶及影響力中心上去吃個飯或喝上一杯。
「我可以在 Boston（波士頓）市中心找一個地方，每月使用辦公室 12 次，也就是每週 3 次，而花費僅為我目前租金開銷的 20%。」他如此說道。
保留辦公室
隨著馬來西亞放寬疫情限制措施，Mohamad Manmohan Abdullah，ChFC、CLU 及其團隊重新回到位於 Kuala Lumpur（吉隆坡）的辦公室，全職進行日常業務活動，譬如員工會議，目標設定、市場研究、以及協助客戶作理財規劃和處理財務資料等。「放棄辦公室不是明智之舉。」這名擁有 27 年百萬圓桌會齡的會員如是說。
關於透過電話或視像會議方式與客戶建立連繫，有 80% 的客戶更希望面對面討論他們的理財需求。他表示：「這樣的會議仍然有助在更深層次上與客戶建立連繫，並為對方提供更好的服務。」
維持辦公室文化是顧問堅守辦公室陣地的另一個原因。Chaw Fook Hing 來自馬來西亞 Selangor（雪蘭莪），百萬圓桌會齡五年，他至今仍保留著辦公室，並正打算再開第二間。對他來說，辦公室工作奠定了一種基調和情緒，使團隊辦起事來更有效率。
「人是社交動物，尤其是從事這個行業的人，他們需要一個有互動參與感的環境，才能茁壯成長、獲得成功。」Chaw 如是說。「雖然科技已協助顧問保持行業相關性，並有效地滿足客戶需求，但大家仍然需要一個可以稱之為家的地方。」
疫情期間，的確有許多客戶更傾向參加虛擬會議，因此其團隊在辦公室設立了專門用於視像會議的地方，作為顧問線下會客的補充。
不過 Bautista 亦坦言，如果他的業務剛剛起步或處於成長階段，他可能會考慮放棄辦公室。然而，他和其他五名共享 Poughkeepsie 空間的合夥人都是內閣會員和頂尖會員。他們需要大量行政和營運支援方面的工作人員來維持業績，所以在一個共同的地點容納員工，供他們執行核心任務並提供支援，這對團隊來說更有意義。數碼化轉型和遙距辦公的能力，使團隊中每個顧問都能靈活地決定，他們想在多大程度上將居家辦公與在辦公室工作結合起來。
「我們曾就遙距辦公和在辦公室工作進行了非常開放的對話，事實上員工都很喜歡這裡的辦公氣氛和互動交流。」Bautista 說道。「我想，如果員工需要彈性，我們亦已做好準備，可以允許他們這麼做。在我看來，因為大家知道存在這種靈活彈性，而且仍有固定地方能夠互相連繫，所以這對大家來說是很美妙的平衡。」
疫情下的珍珠
有些顧問擔心，由於疫情將線下面對面會議叫停，他們會因而失去與客戶的私交。在這個充滿挑戰的時期，一眾百萬圓桌會員從疫情的泥濘中挖掘出珍珠。例如，Edelman 的事務所早在美國封控前，就已為遙距辦公做好準備；在疫情爆發，被迫關閉辦公室之前，其事務所便已朝著這個方向發展了。對於如何成功過渡到遙距辦公，他給出三項建議：準備良好的備份系統、良好的通訊應用程式（他喜歡用 Microsoft Teams，同時在每個人的電腦上安裝雲端電話系統），以及規模龐大的客戶數據庫。
「我們有大量關於客戶的記錄。」 Edelman 表示。「我們的數據庫十分驚人，能為我們提供一切資料。我們非常瞭解客戶及其生活方式，並透過社交媒體與之連繫。我們會看到他們的動態，反之亦然，因為我們會發佈大量的社交媒體動態。無論線上線下，我們都與客戶維持著同樣溫暖的對話與連繫。」
其他會員亦分享了在被迫封控期間發現的寶石：
- 來自印尼 Tangerang（坦格朗）、擁有五年百萬圓桌會齡的 Watie Kartono 表示：「我發現，轉用虛擬會議後，我的工作效率比以往任何時候都要高，因為我不需要出差去見客，節省了很多時間。」「我甚至可以準備得更充分。例如我能改進演示幻燈片，並整理額外的資料向客戶展示。我也可以和客戶進行更密切的互動，因為隨時隨地都可以展開視像會議。由於轉換到虛擬會議的形式，因此我可以更好地服務那些只能在下班後騰出時間的客戶。」
- 「今年，我發現參加網絡研討會的觀眾人數，是以往線下會議的三倍，而且網絡研討會成本更低。」來自中國香港九龍、百萬圓桌會齡 13 年的 Wai Shan Chan 如此說道。「與此同時，這種混合辦公模式能更好地平衡工作與生活，讓我得以靈活安排時間，享受更多私人時光。」
- 「我們尚未擺脫這場疫情帶來的危機，所以我不想讓自己、同事、客戶或準客戶面臨任何不必要的風險。」擁有 13 年百萬圓桌會齡，來自菲律賓 Metro Manila（馬尼拉大都會）的 Janet N. Ng，FChFP、CEPP 這樣說。「我仍會在線下親手交付保單合約，尤其是交給第一次合作的客戶。但展望將來，相比起線下會議，我將更多地轉向虛擬商務會議。」
