留或去?
留或去?

七月 01 2022

留或去?

一眾百萬圓桌會員將分享保留或削減原有辦公室,抑或徹底轉用遙距辦公模式背後的計算邏輯。

發佈自 Mike Beirne

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3 月的一個星期三,Scott D. Edelman 和他的整個團隊,包括 11 名顧問和員工,齊聚在他們的新辦公室;這是自 2019 年 10 月他把事務所從附近一個更大的地方搬過來後,大家首次相聚。

有些顧問過來處理稅收規劃事宜,有些則碰巧來參加市場推廣會議,因此剛好所有人都到齊了。「這是大家首次聚在一起,感覺非常好,但是居家辦公也不錯。」來自美國 Pennsylvania(賓夕法尼亞州)Yardley(亞德利)、百萬圓桌會齡 24 年的 Edelman 如此說道。

幾個星期後,4 月的一個早上,Michael H. Bautista 在位於美國 New York(紐約)Poughkeepsie(波基普西)的辦公室與另外五名顧問及其各自的支援團隊一起開議,每個人的支援團隊由三至六人組成,負責處理行政任務,譬如引導新客戶、開立新帳戶和客戶服務等。有一半合夥人透過視像形式與會,但也有很多人來到現場,使辦公室迎來一片繁忙景象。

「我們總是想要一個辦公地點,因為作為一個團隊,我認為我們可以從彼此身上得到很多協同效應。」百萬圓桌會齡 18 年的會員 Bautista 表示。「只要我們有溝通和互動,辦公室就對我們來說就有用。如果我是真正的獨立執業者,我會重新考慮是否需要找一間辦公室,又或者是否在家裡擴大辦公室,但目前我沒看見改變保留辦公室之做法的需要。」

時間會證明新冠疫情扼殺了傳統辦公室的說法,到底是炒作還是預測。隨著疫情在某些國家開始減退,僱主均在權衡應否讓員工回到辦公室,抑或提供全遙距的工作機會,又或是採取混合工作模式。對於租用或擁有辦公場所的顧問來說,無論他們是獨立經營還是擁有團隊,這都可能是個艱難的決定;要麼考慮如何努力留住辦公地點和辦公室文化,要麼乾脆削減開支,放棄辦公室,從數碼化轉型中獲得生產力。

削減辦公室規模

疫情爆發前,Edelman 和他的顧問團隊便已經很少去舊辦公室,因為事務所在多年前已進行過技術升級,方便顧問和助理輪流去公司和居家辦公。當時,Edelman 與公司的高級經理們並未預見到即將實施的封控措施。他們只是得出結論,經營業務只需要現有空間的三分之一,從 8,000 平方呎的辦公室搬出去,可省下 75% 的租金。

「我們重新設計了新辦公室,顧問和員工可以像住酒店般使用辦公桌。我甚至沒有為自己佈置實體辦公室。」Edelman 說道。「我不需要自己的辦公室,因為就算我人在那裡,也只會是在會議室見客,或者到處跟其他團隊成員開會。」

除了會議室之外,寫字樓內還設有接待區、工作站以及三間指定辦公室,供三名高級管理層在執勤日上班用。Edelman 打趣道,他無須再為文件櫃交租了,因為紙本文件均已完成數碼化,儲存到雲端的文件管理系統中。此外也不再有座機電話,因為每個人的電腦和手機上都裝了雲端電話系統應用程式,方便隨時通話。雖然地方政府將金融服務業納豁免企業行列,可於封控期間繼續經營,但這間私人財富管理集團卻選擇關掉辦公室,以保障員工的健康。Edelman 解釋說,全賴事務所的技術升級所賜,加上員工早在疫情前便已熟悉遙距辦公方式,因此轉向居家辦公對他們團隊來說幾乎不用過渡。他們早已這樣做了。

從那時起,透過減少管理費用來節省開支,使得 Edelman 能提高員工福利和獎金,並聘請更多人才。他們分別聘請了新的保險金經理和市場推廣總監,促進了團隊的社交媒體推廣工作。這些新職位以及技術上的提升,令客戶得享更優秀的體驗,同時減輕了他們的工作壓力。

「人是社交動物,尤其是從事這個行業的人,他們需要一個有互動參與感的環境,才能茁壯成長、獲得成功。」
— Chaw Fook Hing

Edelman 表示:「再也不用擔心上下班的交通問題了,而且在家裡也能更放鬆。」「您可以更專心關注項目的完成進度,而非被時鐘所牽制,如果要通勤的話,時鐘甚至可能變成負面因素。」

那為何還要保留辦公室呢?Edelman 解釋指,因為他的資深員工喜歡這種每週有一半時間在辦公室工作的靈活性。辦公室偶爾能作為見客、處理款項和文件的地方,也是「團隊成員碰面、開會及協調公司策略」之地。

Miliana Marten, AEPP 來自 Jakarta(雅加達),百萬圓桌會齡 13 年;疫情期間,印尼的辦公室被逼關閉,她的五名工作人員居家辦公。這段經歷讓 Marten 意識到,事務所不需要很大的空間,但仍然需要一間辦公室。她換了間面積更小、租金更便宜的辦公室。

「保留辦公室仍是有必要的,這樣我們才有地方用來舉辦活動,彼此聚頭。」Marten 說道。「例如今年初,我們便組織了一次 40 人的激勵活動。此外,公司內部面對面會議和網上會議的氣氛也是截然不同。」

顧問在到公司辦公和居家遙距辦公之間隨意調配,並依照喜好選擇透過 Zoom 還是線下方式會見客戶。無論是在公司或居家辦公,員工都是透過電郵和 WhatsApp 來溝通的,文件也可以透過速遞在一天內送達,費用很合理。

放棄辦公室

David Eric Appel,CLU、ChFC 不打算在年底續簽位於美國 Massachusetts(馬薩諸塞州)Newton(牛頓)的辦公室租約。這名百萬圓桌會齡 26 年的會員,在疫情爆發前就搬到了更小的辦公室,從那時起,他麾下的三名本地員工就開始遙距辦公了。如今,他的同事都在 Maryland(馬里蘭州)遙距辦公,而他則和絕大多數國內外保險客戶一樣居家辦公。從 2018 年開始,他留意到每年來辦公室的人越來越少,在那之前的一年,他在辦公室只見了 5 名客戶。然而,他的業績卻是史無前例之高。例如,Appel 曾在一天內連續跟客戶開了 7 場視像會議——如果他必須去辦公室的話,這根本無法完成——路上通勤、找車位或安排訪客到他辦公室的日程,都很耗費時間。

Appel 表示:「雖然人們需要時間來習慣使用 Zoom,但是我真的很喜歡 Zoom,因為我可以看到人們的臉龐、解讀他們的肢體語言、知道他們是否理解我說的話,而如果是在電話上,則無法感知,也無從知曉。」

Appel 偶爾也要個地方來開會,他正考慮在 Boston(波士頓)市中心租一間辦公室,每月支付 500 美元,可以使用辦公空間 12 次;或者加入一個社交俱樂部,那裡設有會議室和工作區,也有地方可以帶客戶、準客戶及影響力中心上去吃個飯或喝上一杯。

「我可以在 Boston(波士頓)市中心找一個地方,每月使用辦公室 12 次,也就是每週 3 次,而花費僅為我目前租金開銷的 20%。」他如此說道。

保留辦公室

隨著馬來西亞放寬疫情限制措施,Mohamad Manmohan Abdullah,ChFC、CLU 及其團隊重新回到位於 Kuala Lumpur(吉隆坡)的辦公室,全職進行日常業務活動,譬如員工會議,目標設定、市場研究、以及協助客戶作理財規劃和處理財務資料等。「放棄辦公室不是明智之舉。」這名擁有 27 年百萬圓桌會齡的會員如是說。

關於透過電話或視像會議方式與客戶建立連繫,有 80% 的客戶更希望面對面討論他們的理財需求。他表示:「這樣的會議仍然有助在更深層次上與客戶建立連繫,並為對方提供更好的服務。」

維持辦公室文化是顧問堅守辦公室陣地的另一個原因。Chaw Fook Hing 來自馬來西亞 Selangor(雪蘭莪),百萬圓桌會齡五年,他至今仍保留著辦公室,並正打算再開第二間。對他來說,辦公室工作奠定了一種基調和情緒,使團隊辦起事來更有效率。

「人是社交動物,尤其是從事這個行業的人,他們需要一個有互動參與感的環境,才能茁壯成長、獲得成功。」Chaw 如是說。「雖然科技已協助顧問保持行業相關性,並有效地滿足客戶需求,但大家仍然需要一個可以稱之為家的地方。」

疫情期間,的確有許多客戶更傾向參加虛擬會議,因此其團隊在辦公室設立了專門用於視像會議的地方,作為顧問線下會客的補充。

不過 Bautista 亦坦言,如果他的業務剛剛起步或處於成長階段,他可能會考慮放棄辦公室。然而,他和其他五名共享 Poughkeepsie 空間的合夥人都是內閣會員和頂尖會員。他們需要大量行政和營運支援方面的工作人員來維持業績,所以在一個共同的地點容納員工,供他們執行核心任務並提供支援,這對團隊來說更有意義。數碼化轉型和遙距辦公的能力,使團隊中每個顧問都能靈活地決定,他們想在多大程度上將居家辦公與在辦公室工作結合起來。

「我們曾就遙距辦公和在辦公室工作進行了非常開放的對話,事實上員工都很喜歡這裡的辦公氣氛和互動交流。」Bautista 說道。「我想,如果員工需要彈性,我們亦已做好準備,可以允許他們這麼做。在我看來,因為大家知道存在這種靈活彈性,而且仍有固定地方能夠互相連繫,所以這對大家來說是很美妙的平衡。」

疫情下的珍珠

有些顧問擔心,由於疫情將線下面對面會議叫停,他們會因而失去與客戶的私交。在這個充滿挑戰的時期,一眾百萬圓桌會員從疫情的泥濘中挖掘出珍珠。例如,Edelman 的事務所早在美國封控前,就已為遙距辦公做好準備;在疫情爆發,被迫關閉辦公室之前,其事務所便已朝著這個方向發展了。對於如何成功過渡到遙距辦公,他給出三項建議:準備良好的備份系統、良好的通訊應用程式(他喜歡用 Microsoft Teams,同時在每個人的電腦上安裝雲端電話系統),以及規模龐大的客戶數據庫。

「我們有大量關於客戶的記錄。」 Edelman 表示。「我們的數據庫十分驚人,能為我們提供一切資料。我們非常瞭解客戶及其生活方式,並透過社交媒體與之連繫。我們會看到他們的動態,反之亦然,因為我們會發佈大量的社交媒體動態。無論線上線下,我們都與客戶維持著同樣溫暖的對話與連繫。」

其他會員亦分享了在被迫封控期間發現的寶石:

  • 來自印尼 Tangerang(坦格朗)、擁有五年百萬圓桌會齡的 Watie Kartono 表示:「我發現,轉用虛擬會議後,我的工作效率比以往任何時候都要高,因為我不需要出差去見客,節省了很多時間。」「我甚至可以準備得更充分。例如我能改進演示幻燈片,並整理額外的資料向客戶展示。我也可以和客戶進行更密切的互動,因為隨時隨地都可以展開視像會議。由於轉換到虛擬會議的形式,因此我可以更好地服務那些只能在下班後騰出時間的客戶。」
  • 「今年,我發現參加網絡研討會的觀眾人數,是以往線下會議的三倍,而且網絡研討會成本更低。」來自中國香港九龍、百萬圓桌會齡 13 年的 Wai Shan Chan 如此說道。「與此同時,這種混合辦公模式能更好地平衡工作與生活,讓我得以靈活安排時間,享受更多私人時光。」
  • 「我們尚未擺脫這場疫情帶來的危機,所以我不想讓自己、同事、客戶或準客戶面臨任何不必要的風險。」擁有 13 年百萬圓桌會齡,來自菲律賓 Metro Manila(馬尼拉大都會)的 Janet N. Ng,FChFP、CEPP 這樣說。「我仍會在線下親手交付保單合約,尤其是交給第一次合作的客戶。但展望將來,相比起線下會議,我將更多地轉向虛擬商務會議。」

聯絡方式

Mohamad Abdullah mhdmohan@gmail.com

David Appel david@appeladvisors.com

Michael Bautista michael.bautista@equitable.com

Wai Shan Chan irene.chan@pruhk.com

Scott Edelman scott@edelmanwealthmanagement.com

Chaw Fook Hing chawfookhing@aia-premier.com.my

Watie Kartono watie.kartono@gmail.com

Miliana Marten miliana.mdrt@gmail.com

Janet Ng janetnng@bridges-ph.com