由於企業總是想花更少的錢做更多的事，而顧問手頭上已經有無數任務要處理，因此「多面手」非常受歡迎，難怪許多招聘啟事中都會提及一心多用的能力。大家認為一心多用代表有能力和高效率，但是這種技能是名副其實的「業績殺手」。

人類的大腦構造不宜同時處理多項任務。有幾十項研究都證明了這一點。例如，倫敦大學的一項研究發現，在認知任務期間一心多用的參與者，都會經歷智商分數的下降。法國某醫學研究機構的一項研究，安排了參與者接受磁力共振檢查 (MRI)，同時他們需要嘗試完成兩項任務。磁力共振結果顯示，有助集中注意力並完成一個目標的前額葉皮層為活動所淹沒，導致參與者遺漏細節，頻頻犯錯。此外，加州大學歐文分校的研究人員也進行了一項研究，他們將心臟監察器綁在辦公室的員工身上，追蹤他們使用電腦的情況，同時阻截他們的電郵通知，為期五天，研究結果證明，環境中的分心因素越少，取得的成果越好。這些員工的壓力較小，專心處理一項任務的時間較長，切換螢幕的頻率較低。

「對金融顧問來說，一心多用不是一件好事。這樣您就無法在同一時間深入關注一件事。」來自馬來西亞 Penang（檳城）、百萬圓桌會齡 2 年的會員 Michael Ong Chong Ghee 如是說。「我覺得這種能力並不能代表高效。一心一意做事才是有效率的象徵。」

專心致志或一心一意是指一次只關注一件事。這樣您就能全身心地投入到手頭上的工作。有些人稱之為「最佳狀態」或「心流狀態」。

「例如，我用手提電腦和客戶開著 Zoom 會議。我不會因為訊息、電話、應用程式通知而分心。」Ong 說道。「一旦您分心了，客戶就會發現，於是他們就知道您並未完全關注他們，然後就會感到受冷落。我覺得一心一意做事才是高效或有效的象徵。」

建立時間分段

Ong 剛入行的時候，他也曾嘗試同時兼顧多項責任。

「我要去見客、擬定提案，協助他們尋找理財解決方案，如果他們對保險存疑，我晚上還要透過電話解答疑難。」他表示。「慢慢地我開始成長，我決定與客戶和同事劃清職業界線，從而更高效地工作。我告訴他們，星期一至五我要為客戶服務，而週末則留給家人。如果有人不同意，我會說：『我相信您也有家庭，希望您能理解。如果您有急事，我樂意效勞，如果不急的話，可否星期一再回覆您呢？』」

客戶希望在幾分鐘內得到答覆，而顧問不得不接受這種不幸的現狀，幾乎要立即回應。因此，Ong 建議金融顧問在剛入行時就劃清界線。當客戶和同事知道何時方便聯絡您之後，您將有更多時間集中處理一項任務，而不必一心多用。

他還建議大家制定時間表或任務排程，根據具體的活動合理分配時間。工作日的 08:30 至 09:30 是開會時間，先讓自己鼓起衝勁。

「會議必不可少。」他說道。「您可以通過會議檢查進度，確保自己在朝著目標前進。」

09:30 過後就是電話時間，用來做面向客戶的工作。12:30 的午餐約會，可能要跟客戶討論保單業務，或簡單聊一下生活狀況，藉此聯絡感情。此外，設定任務完成時間亦有助顧問更積極努力地完成這些任務。與其每隔幾分鐘就在幾項任務之間來回跳，Ong 會騰出 20 分鐘給每項任務，然後再轉到下一項任務或稍事休息。

「時間表能讓您井然有序地處理工作，跟著時間表走，工作效率就能提升。」Ong 這樣說。

與科技為伍

疫情爆發前，他從公司的「有志之士」那裡瞭解到，可以用數碼科技來處理客戶的文書工作。封城期間，Ong 已花了兩年時間用數碼方式處理文書，方便員工追蹤和檢索記錄。

「如果您發現自己花了很多時間處理瑣事，例如數據錄入、發送時訊電郵或節日問候等，不妨用自動化工具來分擔重複的工作。這樣您就有更多時間，專注處理真正重要的工作。如果您是獨立從業員，那也要至少聘請一名實習生或兼職員工來處理文書工作。」Ong 表示。

遠離網絡

電郵、Zoom 通知、通訊應用程式和社交媒體平台是最容易讓人分心的源頭。如果您不希望受到干擾，就在完成手頭上的工作前遠離網絡。另外，您還可以開啟裝置上的勿擾功能。

一次只做一件事能讓您充滿力量，達至工作與生活平衡的更健康狀態。事實證明，一次只做一件事能提升工作效率、降低壓力水平，長遠而言您會更加快樂。

Tanichka Achan 為 Team Lewis 撰稿；Team Lewis 是一間協助百萬圓桌開發亞太市場內容的傳播機構。聯絡方式：mdrteditorial@teamlewis.com。

聯絡方式

Michael Ong Chong Ghee mocg85@gmail.com

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