trong Tạp chí Round the Table1 thg 3, 2025

Bứt phá thành công

Khám phá 13 công cụ công nghệ số giúp các chuyên gia và thành viên MDRT tối ưu hiệu suất công việc

Công nghệ Mạng xã hội Xây dựng thương hiệu Tìm kiếm khách hàng tiềm năng Dịch vụ khách hàng

‌

Bạn có muốn thuê một bộ não thiên tài nhất hành tinh?

Về cơ bản, đó chính là trải nghiệm sử dụng phiên bản trả phí của ChatGPT, theo lời chuyên gia ứng dụng công nghệ lão luyện kiêm thành viên MDRT 16 năm đến từ Roseville, California, Hoa Kỳ, ông Ryan J. Pinney, LACP, Ông cũng chia sẻ thêm rằng việc lựa chọn nền tảng trí tuệ nhân tạo (AI) nào không quan trọng, dù là chatbot của OpenAI, Gemini của Google, Copilot của Microsoft, Claude 2 của Anthropic hay bất kỳ nền tảng nào khác, miễn là bạn cảm thấy thuận tiện và sử dụng thường xuyên.

Tại buổi diễn thuyết ở hội nghị MDRT EDGE 2024, ông Pinney đã kể lại câu chuyện thú vị về cách ông sử dụng ChatGPT để xây dựng một chương trình đào tạo đội ngũ nhân viên, giúp họ thành thạo mảng bảo hiểm nhân thọ dành riêng cho nhóm khách hàng có giá trị ròng cao. Chỉ trong một phút, ông đã có trong tay khung chương trình cho một khóa học cấp đại học kéo dài sáu tuần, bao gồm các liên kết đến video, bài nghiên cứu, sách chuyên ngành, và cả bài kiểm tra cuối kỳ. Sau một tuần cùng thực tập sinh chỉnh sửa kỹ lưỡng nội dung và xóa các liên kết yêu cầu trả phí, khóa học đã hoàn chỉnh và sẵn sàng triển khai, trong khi nếu làm theo cách truyền thống, công việc này có thể mất đến hàng tháng trời nghiên cứu chuẩn bị.

Ông Pinney khẳng định: “Đừng chỉ mải mê chạy theo mốt, nhưng hãy tiên phong ứng dụng AI. Hãy vươn lên dẫn trước và sẵn sàng đón đầu làn sóng đổi mới tiếp theo”.

Công nghệ sẽ không còn đáng sợ nếu bạn biết cách tận dụng sức mạnh của chúng. Để khai phá tiềm năng này, hãy cùng khám phá những đánh giá từ các chuyên gia và thành viên MDRT về phần mềm và ứng dụng AI đã giúp họ nâng cao hiệu suất công việc.

Nhưng nếu bạn vẫn còn e ngại AI, hãy nghe lời khuyên từ anh Shawn Kanungo, chuyên gia tư vấn đổi mới kiêm tác giả của cuốn “The Bold Ones” - cuốn sách viết về những doanh nhân và tổ chức thành công nhờ văn hóa linh hoạt, dám thay đổi và theo đuổi sự đột phá: Hãy làm việc với nỗi sợ đó tới khi bạn giỏi đến phát sợ.

Tại hội nghị MDRT EDGE, anh Kanungo đã dự đoán rằng nhân sự mới mà các tư vấn viên tài chính sẽ tuyển dụng vào năm 2025 chính là AI. Và anh đã minh họa cách một tư vấn viên có thể xuất hiện ở nhiều nơi cùng lúc bằng cách đứng cạnh bản sao của mình trên màn ảnh lớn. Hình đại diện sống động như thật này được tạo bởi HeyGen (heygen.com), nền tảng tạo video, sử dụng hình ảnh và giọng nói của anh. Anh đã viết kịch bản cho “bản sao” của mình bằng cách yêu cầu ChatGPT tích hợp đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về kế hoạch nghỉ hưu. Với khả năng dịch 175 ngôn ngữ và phương ngữ, HeyGen đã ghi lại giọng đọc của anh Kanungo và đồng bộ hóa chuyển động môi và biểu cảm khuôn mặt của hình đại diện. Trong buổi thuyết trình trực tiếp, anh Kanungo đã đặt câu hỏi về kế hoạch nghỉ hưu, và “bản sao” này đã trả lời ngay lập tức. Sau đó, anh đã yêu cầu “bản sao” của mình lặp lại câu trả lời tiếng Anh bằng tiếng Nhật. Các tư vấn viên có thể sử dụng hình đại diện này trên trang web của họ để trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng tiềm năng, nhờ đó họ có thể dành thời gian cho các hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn.

Anh Kanungo khẳng định: “Đừng chỉ nghĩ thôi, hãy bắt tay vào thực hiện. Ai cũng nói tri thức là sức mạnh. Nhưng tri thức không thôi chưa đủ. Sức mạnh thực sự đến từ sự đa dạng, đổi mới và táo bạo. Nhờ AI, bất kỳ ai cũng có thể trở thành chuyên gia. Và công việc giá trị nhất hiện nay chính là trở thành một nhà đổi mới”.

Ông Ford Saeks, chuyên gia về phát triển kinh doanh, cũng đồng tình rằng nếu AI, hay công nghệ khác, có thể giảm bớt khối lượng công việc, chúng ta sẽ có thêm thời gian để xây dựng các mối quan hệ thực sự. Trong thời đại số này, khi khách hàng đang bị choáng ngợp trước quá nhiều thông tin thì sự quan tâm chân thành sẽ càng trở nên quý giá.

“AI chỉ là công cụ hỗ trợ, không phải sự thay thế. Giá trị tư vấn viên của bạn sẽ càng tăng cao khi AI phát triển”. Ông Saeks chia sẻ tại hội nghị MDRT EDGE. Ông cũng đưa ra lời cảnh báo rằng đôi khi AI có thể cung cấp thông tin sai lệch: “Hãy coi AI như một chuyên gia am hiểu mọi thứ, nhưng cũng cần giám sát như một thực tập sinh, bởi AI đôi khi vẫn có thể mắc sai lầm”.

BẠN CẦN TẬN DỤNG SỨC MẠNH CỦA VIDEO

Khi khách hàng truy cập trang web của bạn, liệu họ có tìm thấy câu trả lời cho những thắc mắc của mình, hay chỉ thấy một “biển chữ” nhàm chán? Theo ông Saeks, muốn nâng cao “uy tín thương hiệu”, các tư vấn viên tài chính cần đăng nhiều video hơn. Nội dung có thể rất đơn giản, chẳng hạn như giải đáp 25 câu hỏi thường gặp nhất của khách hàng. Nhưng nếu bạn không biết cách tạo video, hoặc không có thời gian để quay và chỉnh sửa thì sao?

Đừng lo, Pictory (pictory.ai) sẽ giúp bạn biến kịch bản thành video đồ họa hoạt hình sắc nét chỉ trong vài phút. Phần mềm dựa trên nền tảng đám mây này sở hữu thư viện khổng lồ với hơn 3 triệu video clip, 15.000 bản nhạc và giọng đọc AI chân thực. Bạn có thể tải bản ghi âm giọng đọc có sẵn hoặc tự ghi âm giọng nói của mình.

Pictory mang đến giải pháp tạo video từ văn bản, cùng hình ảnh minh họa phong phú và tùy chọn giọng đọc đa dạng. Giao diện văn bản trực quan cho phép người dùng tinh chỉnh các kết quả do AI tạo ra theo từng cảnh quay.

Ông William Norman Clunas, CFP, FMA, thành viên MDRT 10 năm đến từ London, Ontario, Canada, chia sẻ: “Tôi đã sử dụng Pictory nhiều lần để tạo video ngắn khi muốn giải thích một vấn đề nào đó. Phần mềm sẽ tự động tạo hoạt ảnh, sau đó bạn chỉ cần chỉnh sửa. Nếu không thích một đoạn nào đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và thay thế bằng một đoạn khác. Thế là chỉ trong vài phút, bạn đã có một video sẵn sàng đăng lên mạng xã hội”.

Nếu bạn không thích phong cách hoạt hình nhưng lại ngại xuất hiện trước ống kính, thì vẫn còn nhiều lựa chọn khác. Với Captions (captions.ai), bạn thậm chí còn không cần phải quay phim. Ứng dụng dựng và chỉnh sửa video bằng AI này tích hợp tính năng AI Creator, cho phép bạn lựa chọn hình đại diện 3D lồng tiếng từ các nhân vật có sẵn, cùng với giọng đọc có thể dịch sang hơn 28 ngôn ngữ với chuyển động môi đồng bộ. Bạn chỉ cần dán kịch bản của mình vào hoặc sử dụng tính năng AI Script Generator để tạo kịch bản nếu đang bí ý tưởng.

BẠN CẦN TẬN DỤNG SỨC MẠNH CỦA ÂM THANH

Bạn muốn sử dụng lại nội dung cho website hoặc bài đăng trên mạng xã hội?

NotebookLM (notebooklm.google) có thể chuyển đổi văn bản thành podcast trò chuyện với giọng đọc AI chân thực, dù là bài blog, ghi chú cuộc họp, bài báo hay bất kỳ tài liệu nào. Bà Jeannine Resteiner Citoli, thành viên MDRT 21 năm đến từ Bellevue, Washington, Hoa Kỳ, đã bắt đầu sử dụng ứng dụng ghi chú và tóm tắt này để chuyển đổi các bài blog về vấn đề an sinh và tuổi thọ qua định dạng âm thanh, phục vụ những khách hàng thích nghe hơn đọc chữ. Đội ngũ của bà đã thêm các liên kết dẫn đến các đoạn âm thanh này vào email cập nhật thị trường gửi vào thứ Sáu hàng tuần.

NotebookLM sẽ phân tích tài liệu và tạo bản tóm tắt bằng âm thanh và văn bản.

Bà Citoli chia sẻ: “NotebookLM giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Mục tiêu của chúng tôi là xây dựng một cộng đồng khách hàng gắn kết hơn, vì vậy chúng tôi đang nỗ lực tạo ra những nội dung sâu sắc và khuyến khích khách hàng chia sẻ. Nội dung của chúng tôi không chỉ xoay quanh bảo hiểm nhân thọ và tài chính, mà còn tập trung vào vấn đề an sinh của khách hàng. Chúng tôi muốn trở thành những người tiên phong truyền bá tư tưởng và chia sẻ những kiến thức hữu ích”.

NotebookLM là ứng dụng miễn phí, có sẵn tại hơn 200 quốc gia và hỗ trợ 71 ngôn ngữ tại thời điểm xuất bản tạp chí.

XUẤT BẢN SÁCH ĐIỆN TỬ DỄ DÀNG

Bạn muốn xây dựng thương hiệu cá nhân, trở thành chuyên gia và người tiên phong truyền bá tư tưởng trong lĩnh vực của mình? Hãy trở thành tác giả sách điện tử với công cụ tạo sách điện tử Designrr (designrr.io). Ứng dụng này được sử dụng tại 83 quốc gia và có khả năng chuyển đổi nội dung từ văn bản, trang web, tệp âm thanh, video (tự động biên chép chỉ trong vài giây) và PDF thành sách lật (flipbook). Bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề, mẫu, phông chữ, màu sắc, hình ảnh và đồ họa miễn phí bản quyền, sau đó chỉnh sửa, thêm các chi tiết cuối cùng và xuất bản.

Designrr sẽ tự động tải văn bản theo mẫu mà bạn lựa chọn và xuất bản sách điện tử dễ dàng.

Ông Clunas đã sử dụng Designrr để tạo ra một cuốn sách điện tử dài 39 trang hướng dẫn cách tránh những sai lầm phổ biến mà người Canada thường mắc phải khi lập kế hoạch tiết kiệm hưu trí và sử dụng tài khoản tiết kiệm miễn thuế. Ông giới thiệu cuốn sách này trên LinkedIn và trang web cá nhân, dẫn khách hàng tiềm năng đến một trang web nhỏ được lưu trữ bởi precisefp.com. Tại đây, ông cũng cung cấp danh sách kiểm tra kế hoạch tài chính miễn phí và cơ hội trò chuyện về chiến lược tài chính mà không cần cam kết.

Ông chia sẻ: “Cuốn sách này tổng hợp những câu hỏi mà tôi nhận được trong nhiều năm qua, thường là những lời khuyên sai lầm từ bạn bè, người thân hay đồng nghiệp. Tôi đã tổng hợp lại và tạo ra cuốn sách này. Giờ đây cuốn sách này đã trở thành “nam châm” thu hút khách hàng tiềm năng. Họ có thể truy cập, tải sách và để lại email. Từ đó, tôi có thể bắt đầu xây dựng mối quan hệ với họ”.

GHI CHÚ CUỘC HỌP

Zocks (zocks.io) là ứng dụng AI dành riêng cho tư vấn viên dịch vụ tài chính, với ưu điểm không sử dụng dữ liệu của bạn để đào tạo các mô hình ngôn ngữ lớn. Ứng dụng tương thích với mọi thiết bị Apple, Windows và Android, có khả năng tóm tắt các nội dung thảo luận quan trọng trong cuộc họp trực tiếp, qua điện thoại và hội nghị video, liệt kê các công việc cần làm và tự động gửi email chi tiết cho khách hàng chỉ trong vài phút. Người dùng cũng có thể tải bản ghi âm cuộc họp và ghi chú của khách hàng lên vì Zocks lưu trữ dữ liệu trên máy tính của bạn chứ không phải trên máy chủ nên ứng dụng này có thể đảm bảo tuân thủ quy định, tính bảo mật dữ liệu và giữ vững lòng tin cũng như quyền riêng tư của khách hàng.

Zocks giúp ghi lại nội dung cuộc gọi với khách hàng và soạn thảo email follow-up tức thì.

Ông Clunas chia sẻ: “Tôi vẫn chưa hết ngạc nhiên về công cụ này. Nó cho phép bạn đặt câu hỏi về khách hàng và tự động tạo danh sách công việc cần làm, sau đó bạn có thể sao chép và đưa vào CRM. Nhờ Zocks, tôi tiết kiệm được 45 phút đến một tiếng cho mỗi cuộc họp, thay vì phải mất thời gian viết và chỉnh sửa ghi chú”.

PlannerPal (plannerpal.co.uk) là công cụ ghi âm và bằng AI tương tự dành cho thị trường Anh Quốc. PlannerPal tóm tắt các nội dung quan trọng từ cuộc họp và nhanh chóng tài liệu hóa thành báo cáo đánh giá hàng năm và báo cáo về tính phù hợp cá nhân hóa theo mẫu của tư vấn viên, đồng thời tự động gửi email follow-up cho khách hàng. Ứng dụng này được ra mắt vào đầu năm 202, trong đó ông Craig Palfrey, CFP, thành viên MDRT 16 năm đến từ Cardiff, Wales, Anh Quốc và công ty của ông là một trong những người dùng thử nghiệm đầu tiên. Một tính năng thu hút người dùng của PlannerPal là khả năng xử lý Thỏa thuận Chia sẻ Thông tin. Đó là những lá thư tuân thủ hậu mãi giải thích cách thức và lý do chia sẻ dữ liệu khách hàng, cũng như cách thức quản lý dữ liệu có trách nhiệm và an toàn theo luật bảo mật và quyền riêng tư của Liên minh châu Âu.

Ông Palfrey cho biết: “PlannerPal đang trong quá trình phát triển và đào tạo, vì vậy ứng dụng sẽ sớm có thể tự động soạn thảo những lá thư này, thay vì mất đến hai tiếng viết thủ công như hiện tại. Bạn cũng có thể thêm mẫu của mình vào để ứng dụng tự động viết thư”. Ông chia sẻ thêm rằng ứng dụng này đang tích hợp với CRM của công ty ông, giúp ghi chú cuộc họp và lưu trữ theo định dạng ưa thích, sau đó chuyển thẳng vào hồ sơ khách hàng. Dữ liệu được mã hóa hoàn toàn và lưu trữ trên các máy chủ đặt tại Anh Quốc.

PHẦN MỀM LẬP KẾ HOẠCH

Conquest (conquestplanning.com) là công cụ hoạch định tài chính ứng dụng AI, đưa ra góc nhìn tổng quan về kế hoạch của khách hàng, tiến độ đạt được mục tiêu và dự báo tài chính với cửa sổ phân tích và danh sách việc cần làm. Khi kế hoạch có thay đổi, Conquest sẽ ngay lập tức tính toán và hiển thị tác động thông qua biểu đồ trực quan. Phần mềm cũng tích hợp quy trình thu thập dữ liệu mà khách hàng có thể tự hoàn thành và tương tác trực tiếp với kế hoạch của mình.

Conquest cung cấp giải pháp hoạch định tài chính từ mục tiêu và tài sản của khách hàng, đồng thời tự động cập nhật khi có thông tin mới.

Ôn Palfrey nhận xét: “Công cụ này giống như một ‘liều thuốc tăng lực’ để lập kế hoạch dòng tiền và hoạch định tài chính. Chỉ cần nhập dữ liệu của khách hàng, Conquest sẽ tự động đề xuất những việc cần làm, hoặc bạn có thể yêu cầu phần mềm liệt kê các khuyến nghị và phương án lựa chọn”.

Ông Clunas sử dụng Conquest đối với phân khúc khách hàng cao cấp, còn với những khách hàng khác, ông lại hay sử dụng Asset-Map (asset-map.com) Ứng dụng do tư vấn viên tài chính phát triển này sử dụng bản đồ tư duy trực quan để hiển thị toàn bộ tài sản, nợ phải trả, bảo hiểm và nhiều thông tin khác của khách hàng trên màn hình hoặc một trang duy nhất. Hình ảnh trực quan rõ ràng giúp khách hàng nắm bắt được bức tranh tài chính tổng thể của mình, tạo tiền đề cho những cuộc trò chuyện tư vấn hiệu quả hơn. Ông Clunas thích “công cụ lập kế hoạch thu nhỏ” của Asset-Map vì khả năng trực quan hóa tiến độ kế hoạch của khách hàng so với mục tiêu đề ra.

Ông giải thích: “Ví dụ như nếu khách hàng muốn tiết kiệm 30.000 USD mỗi năm để cho con cái học đại học, Asset-Map có thể hiển thị họ đã đạt được 25% mục tiêu đề ra và sau đó bạn có thể thảo luận về những việc cần làm để hoàn thành mục tiêu đó”.

Cô Yong Wu, thành viên MDRT ba năm đến từ Vancouver, British Columbia, Canada, lại hay sử dụng Planworth (planworth.co) cho các khách hàng doanh nghiệp và cao cấp hơn vì cô có thể mô phỏng tác động của các kịch bản khác nhau ngay lập tức cho khách hàng. Các biểu đồ thông tin (infographics) trực quan sẽ hiển thị tác động của việc hỗ trợ con cái mua nhà đến kế hoạch tiết kiệm hưu trí của khách hàng, hay nếu họ muốn bán nhà hoặc chuyển sang căn nhà tiết kiệm chi phí hơn để tặng một phần tiền cho con, kết quả sẽ ra sao.

Cô Wu chia sẻ: “Tôi có thể lập biểu đồ trước khi gặp khách hàng, sau đó chỉ cần mở lên và cho họ thấy những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch nghỉ hưu của họ như thế nào, hoặc liệu họ có thể để dành cho con cái nhiều hơn hay không. Planworth mang đến những hình ảnh rất trực quan và bạn còn có thể thao tác trực tiếp trước mặt khách hàng. Trước đây, tôi phải chạy báo cáo bằng các công nghệ khác để xem kết quả, rất mất thời gian. Nhưng với Planworth, chỉ cần một cú nhấp chuột, mọi thay đổi sẽ được hiển thị ngay lập tức”.

HOẠCH ĐỊNH DI SẢN

Ngoài các công cụ khác, cô Wu còn thích sử dụng SideDrawer (sidedrawer.com), một “kho tàng kỹ thuật số” giúp lưu trữ và quản lý tài liệu an toàn cho khách hàng và các chuyên gia mà cô hợp tác, như luật sư và kế toán. SideDrawer loại bỏ nhu cầu gửi thông tin cá nhân nhạy cảm qua email hoặc ổ đĩa, chẳng hạn như tài liệu hoạch định di sản, giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Cô hướng dẫn khách hàng sử dụng SideDrawer để hoàn thành và tải thông tin một cách bảo mật.

SideDrawer cho phép người dùng thiết lập quyền truy cập để chia sẻ tài liệu tài chính nhạy cảm một cách bảo mật.

Cô chia sẻ: “Tôi rất thích SideDrawer vì mỗi năm tôi đều phải cung cấp tài liệu thuế cho kế toán của một số khách hàng. Giờ đây, tôi chỉ cần chia sẻ tài liệu lên SideDrawer và cấp quyền truy cập cho kế toán. Thế là mọi lịch sử và tài liệu thuế đều được lưu trữ tại đó”.

SideDrawer cũng mang lại giá trị thiết thực trong trường hợp khách hàng qua đời trước vợ/chồng họ.

Cô Wu giải thích: “Công cụ này là giải pháp hữu ích cho khách hàng có gia đình, bởi vì thường chỉ có một người tích cực tham gia vào hoạch định tài chính, còn người còn lại sẽ không nắm rõ tình hình. Nhưng với SideDrawer, vợ/chồng của khách hàng, dù không trực tiếp tham gia các cuộc họp, nhưng vẫn có thể nắm được toàn bộ thông tin tài chính của gia đình mà không cần mất công tìm kiếm”.

DANH THIỆP SỐ

Bạn đã từng nghĩ đến việc đặt hình ảnh của mình ngay trên màn hình điện thoại của khách hàng chưa? Ông Clunas đã làm được điều đó nhờ ProfileMe (profileme.app), ứng dụng hỗ trợ khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng liên hệ trực tiếp với ông chỉ bằng một cú chạm. Nền tảng do một công ty phần mềm ở Nam Phi phát triển này biến trang web cá nhân của ông Clunas thành ứng dụng di động, giúp người dùng dễ dàng gọi điện và nhắn tin cho tư vấn viên của họ.

ProfileMe biến thông tin liên hệ của bạn thành ứng dụng di động thông minh, giúp khách hàng dễ dàng liên hệ chỉ với một cú chạm.

Ông cho biết: “Hầu hết khách hàng đều nhìn thấy biểu tượng nhỏ kèm ảnh của tôi trên điện thoại. Điều này giúp họ dễ dàng chia sẻ thông tin liên hệ của tôi với người khác. Nếu họ muốn giới thiệu tôi, chỉ cần nhấn nút “Chia sẻ” và chọn gửi liên kết qua tin nhắn hoặc email”.

Liên kết này sẽ dẫn đến trang web ProfileMe của ông Clunas, bao gồm phần “Giới thiệu về tôi”, thông tin liên hệ, video và các tài nguyên hữu ích. Phần mềm hoạt động giống như cổng thông tin khách hàng giúp khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng tìm thấy mọi thông tin cần thiết về ông ở một nơi duy nhất. Ngoài ra, bảng điều khiển phân tích tích hợp cũng giúp ông theo dõi lượt xem hồ sơ và số lần nhấp vào nội dung.

Ông Clunas chia sẻ: “Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, hình ảnh, nút bấm và bất cứ tính năng nào mình muốn. Ứng dụng này còn ưu việt hơn cả website công ty tôi vì ta có thể dễ dàng thay đổi nội dung và giao diện trên điện thoại còn rất dễ nhìn nữa”.

Cần lưu ý rằng không phải ứng dụng nào cũng có sẵn trên mọi thị trường. Một số ứng dụng được cung cấp miễn phí, nhưng hầu hết đều có bản dùng thử và các gói đăng ký theo tháng hoặc năm. Vui lòng đảm bảo các công cụ này phù hợp với nhu cầu thực của bạn và xem xét kỹ các điều khoản đăng ký. Chẳng hạn, một số nền tảng dựng video cho phép bạn sử dụng không giới hạn các video đã tạo, nhưng cũng có những nền tảng tính phí riêng cho từng video. Công nghệ luôn phát triển không ngừng, mở ra vô vàn cơ hội để các tư vấn viên tài chính nâng cao hiệu suất công việc. Chính vì vậy, việc lựa chọn công cụ một cách sáng suốt lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.