จะหาผู้ช่วยธุรการที่เหมาะสมได้อย่างไร เมื่อดูเหมือนว่าคนเก่ง ๆ ก็มีแต่คนจ้างไปหมดแล้ว และประกาศรับสมัครงานก็ดึงดูดแต่ผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติเพียงพอ บางทีคุณอาจกำลังมองหาผิดที่ 

Joshua John McWilliam, CFP, FMA สมาชิก MDRT 20 ปี พบผู้ช่วยที่สนามกอล์ฟ ที่ซึ่งเธอกำลังทำงานเป็นพนักงานเสิร์ฟเครื่องดื่มบนรถกอล์ฟ ตอนนี้เธอทำงานกับบริษัทของเขามา 13 ปีแล้ว 

"กลยุทธ์การจ้างงานของผมคือ ผมไม่เคยเน้นการจ้างงานจากประสบการณ์เลย แทบจะตรงกันข้ามเลยด้วยซ้ำ" McWilliamกล่าว "ผมเน้นการจ้างงานจากบุคลิกภาพ  จรรยาบรรณในการทำงาน ความน่าเชื่อถือ หรือความไว้วางใจได้ สิ่งที่ดึงดูดผมมาหาเธอคือการที่นักกอล์ฟทุกคนในคลับพอใจกับบริการที่เธอให้ เธอรู้ว่าคุณชอบเครื่องดื่มอะไรและเรียกชื่อคุณได้ การบริการลูกค้าเป็นเลิศ"

แม้ว่าเธอจะไม่มีประสบการณ์ด้านบริการทางการเงิน แต่เธอแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการรับผิดชอบและทำงานได้อย่างอิสระ ดังนั้น McWilliam จึงคิดว่าเขาไม่จำเป็นต้องเข้าไปควบคุมดูแลเธออย่างใกล้ชิด 

"ผมตัดสินใจอย่างกล้าหาญและฝึกฝนเธอในบทบาทที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางที่ผมต้องการให้เธอทำ" เขากล่าว "ผมรู้แล้วว่าเธอเก่งมากในการทำงานกับผู้คนทั่วไป และทักษะนั้นควรจะถ่ายทอดได้ เธอพิสูจน์แล้วว่ายอดเยี่ยม"

หลายปีต่อมา เขาได้จ้างบาริสต้าจากร้านกาแฟท้องถิ่นมาเป็นผู้ช่วยอีกคน

"มันก็เหมือนกัน เธอทำงานด้วยตัวคนเดียว ผมเดินเข้าไปเธอก็รู้ออร์เดอร์ของผม เธอเป็นมิตร น่ารัก และดูเหมือนจะมีออร่าที่ดีรอบตัวเธอ” McWilliam กล่าวถึงอดีตบาริสต้าที่ตอนนี้ทำงานกับบริษัทของเขามาสองสามปีแล้ว "ทั้งคู่ทำงานได้ดีมาก พวกเขาไม่มีประสบการณ์ด้านประกันภัย การลงทุน การวางแผนการเงิน หรือการทำงานในสำนักงานเลย แต่ถ้าคุณจ้างจากบุคลิกภาพและให้การฝึกอบรมในบทบาทที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ มีอะไรมากมายที่น่าพูดถึงเกี่ยวกับแนวทางนั้น"

โพสต์รับสมัครงาน 

Amy R. Fullenkamp สมาชิก MDRT 5 ปี จงใจสร้างคำบรรยายลักษณะงานที่คลุมเครือเมื่อเธอโพสต์ประกาศรับสมัครงานในบอร์ดงานชุมชนออนไลน์ เธอระบุห้าหรือหกข้อเกี่ยวกับหน้าที่ทั่วไป เช่น "ช่วยเหลืองานเอกสารและกิจกรรมสำนักงาน" และ "ดูแลลูกค้า"

"ถ้าคุณมีอะไรบางอย่างในคำบรรยายลักษณะงานที่ ผู้หญิงไม่รู้ พวกเขาอาจจะไม่สมัคร และคุณอาจพลาดผู้สมัครที่ดีไป" Fullenkamp กล่าว 

การศึกษาต่าง ๆ โดย LinkedIn, Harvard Business School และอื่น ๆ พบว่าผู้หญิงมีแนวโน้มที่จะสมัครงานน้อยกว่าหากรู้สึกว่าตนเองไม่ตรงตามเกณฑ์ส่วนใหญ่หรือทั้งหมดของนายจ้าง ซึ่งแตกต่างจากผู้ชายที่มีแนวโน้มจะสมัครแม้ว่าจะขาดคุณสมบัติบางอย่างที่จำเป็นก็ตาม

"ฉันต้องการคนที่ปรับตัวได้ เพราะทุกสิ่งที่เราทำในอุตสาหกรรมนี้เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ" Fullenkamp กล่าว  "มีงานเอกสารใหม่ กระบวนการใหม่ กฎระเบียบใหม่ และ ฉันต้องการคนที่พร้อมจะก้าวไปพร้อมกับฉัน ดังนั้น ฉันจึงไม่ค่อยจ้างคนเข้าทำงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งโดยเฉพาะ เพราะตำแหน่งนั้นอาจเปลี่ยนแปลงได้"

เธอไม่ได้กำหนดให้ต้องจบปริญญาตรีด้วย

"สำหรับผู้ช่วย ฉันแค่ไม่คิดว่าการกำหนดให้ต้องมีปริญญาตรีนั้นสมเหตุสมผล เพราะพวกเขาต้องมีความมุ่งมั่น" เธอกล่าว "พวกเขาต้องมีจิตวิญญาณที่พร้อมจะทำได้ พวกเขาต้องค้นคว้า ต้องมีความกระตือรือร้น คุณสมบัติเหล่านั้นอาจเป็นส่วนหนึ่งของการได้รับปริญญา แต่คุณมีมันหรือไม่ก็เท่านั้น"

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น เธอจะมองหาผู้สมัครที่เคยทำงานที่ต้องมี "หัวใจของผู้รับใช้" ตำแหน่งเช่น ครูโรงเรียน ผู้ดูแลเด็กและเด็กก่อนวัยเรียน นักบำบัดนวด พนักงานเสิร์ฟร้านอาหาร และผู้ช่วยในครัว โดยธรรมชาติแล้ว คุณต้องใส่ใจผู้อื่น 

เธอไม่กังวลหากผู้สมัครไม่สามารถสัมภาษณ์ได้ดี นั่นไม่ใช่สัญญาณอันตรายร้ายแรง นอกจากนี้ ผู้ที่สัมภาษณ์ได้ดีกว่าอาจเพียงแค่ท่องจำคำตอบที่พวกเขาคิดว่าคุณอยากได้ยิน 

"โดยทั่วไปแล้ว คนที่ฉันต้องการไม่สามารถสัมภาษณ์ได้ดีเลย เพราะฉันกำลังขอให้คนที่บทบาทเดียวคือการใส่ใจผู้อื่น ให้มาโอ้อวดตัวเอง" Fullenkamp กล่าว "โดยธรรมชาติแล้ว พวกเขาทำไม่ได้" 

การสัมภาษณ์งาน

ผู้จัดการฝ่ายสรรหาบางคนใช้แบบทดสอบบุคลิกภาพ  การคัดกรองผู้สมัครของ Fullenkamp ได้รับอิทธิพลจากการรับราชการใน U.S. Army National Guard เป็นเวลา 26 ปี เพื่อค้นหาคนที่สามารถเป็นที่พึ่งให้เธอได้ เธออาศัยการถามคำถามที่ไม่เหมือนใครเหล่านี้ในระหว่างการสัมภาษณ์งาน  15 นาที:

• สิ่งใหม่ล่าสุดที่คุณได้เรียนรู้คืออะไร
  "มีผู้หญิงคนหนึ่งที่เราเพิ่งสัมภาษณ์ เธอพูดว่า 'ขอบคุณที่ถาม ฉันเพิ่งเรียนรู้วิธีการถักโครเชต์ ยายของฉันทำ และฉันอยากเรียนรู้มาตลอด' ฉันก็คิดว่า นั่นแหละคือคนของฉัน การถักโครเชต์เป็นงานที่ต้องใช้ความอดทน มีการนับตัวเลข ดังนั้นเธอจึงใช่เลย" Fullenkamp กล่าว "อีกคนหนึ่งตอบว่า 'ฉันหงุดหงิดมากตอนทำงาน เวลาที่พวกเขาขอให้ฉันทำอะไรบางอย่างที่ฉันไม่รู้วิธีทำ ดังนั้นฉันจึงค้นหาใน Google และหาทางออกได้' เรามีคำถามที่คมคายสองสามข้อที่จะดึงข้อมูลระดับนั้นออกมาได้"
• เล่าถึงช่วงเวลาที่คุณได้รับคำติชมแรง ๆ จากเจ้านาย  และคุณจัดการกับมันอย่างไร
  "ถ้าพวกเขาพูดว่า 'ฉันไม่เคยได้รับคำติชมแบบแรง ๆ เลย’ นั่นคือสัญญาณอันตราย ทุกคนเคยได้รับคำติชมแบบแรง ๆ" Fullenkamp กล่าว 
• คุณจะอธิบายตัวเองว่าเป็นนักวางแผน เป็นนักคิด หรือเป็นคนที่ 'ลงมือทำให้เสร็จ'
  "ไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิด มันเป็นอีกวิธีหนึ่งในการถามว่าพวกเขาจัดการกับปัญหาอย่างไร" Fullenkamp กล่าว
• ถ้าฉันจะขอให้ทีมที่นายจ้างเก่าของคุณอธิบายตัวคุณ  พวกเขาจะอธิบายคุณอย่างไร
  "แทนที่จะถามว่าจุดแข็งของพวกเขาคืออะไร ฉันถาม พวกเขาว่าคนอื่นจะพูดถึงพวกเขาอย่างไร ตอนนี้พวกเขาต้องตอบว่าพวกเขาทำให้ทีมนั้นดีขึ้นได้อย่างไร" เธอกล่าว "ฉันยังเคยขอให้พวกเขาอธิบายลูกค้าหรือสมาชิกในทีมที่คุณไม่ชอบน้อยที่สุด มันน่าสนใจว่าผู้คนเต็มใจที่จะเปิดเผยอะไรบ้างกับคำถามนี้ ผู้หญิงคนหนึ่งพูดถึงผู้หญิงคนหนึ่งที่มักจะบอกเธอว่าต้องทำอะไร ฉันก็คิดว่า นั่นใช้ไม่ได้ที่นี่ เพราะเราจำเป็นต้องบอกคุณว่าต้องทำอะไร"

คำถามอื่น ๆ ได้แก่ "คุณสบายใจที่จะคุยโทรศัพท์ไหม" และ "เล่าให้เราฟังเกี่ยวกับบริษัทของเรา" คำตอบนั้นจะบอกเธอว่าเป็นคนที่เตรียมตัวมาสัมภาษณ์หรือไม่ "แม้ว่าจะพูดว่า 'ฉันรู้ว่าคุณลงทุน แต่ฉันไม่เข้าใจว่ามันคืออะไร' ฉันก็จะยอมรับ เพราะนั่นหมายความว่าพวกเขามีความตั้งใจที่จะค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับเรา เราจะมีลูกค้าเข้ามาพร้อมความต้องการสิ่งต่าง ๆ และคุณต้องรู้วิธีค้นคว้าล่วงหน้า" Fullenkamp กล่าว 

การตรวจสอบผู้รับรอง

การสัมภาษณ์งานสร้างความประทับใจ จากนั้น Fullenkamp จะตรวจสอบสิ่งที่เธอคาดเดาด้วยข้อมูลอ้างอิง เธอขอให้ ผู้สมัครระบุผู้รับรองงานสามคนจากงานก่อนหน้า และติดต่ออย่างน้อยสองคน เธอจะติดต่อคนสามคน หากผู้รับรองสองคนแรกให้ข้อมูลที่ไม่ตรงกัน การสัมภาษณ์จะใช้เวลาประมาณห้านาทีเพื่อเคารพเวลาของพวกเขา เธอจะถามอดีตผู้จัดการ/เจ้าของเสมอว่าพวกเขาจะจ้างอดีตพนักงานคนนั้นกลับมาทำงานอีกครั้งหรือไม่ หากผู้จัดการลังเล เธอจะทำให้คำถามง่ายขึ้นโดยถามว่าพวกเขาจะจ้างบุคคลนั้นกลับมาในบทบาทเดิมหรือบทบาทที่แตกต่างออกไป ผู้จัดการคนหนึ่งบอก Fullenkamp ว่าเขาไม่รู้ว่าอดีตพนักงานของเขากำลังหางานอยู่ แต่ถ้า Fullenkamp ไม่จ้างเธอ เขาจะจ้างเอง "ถ้าพวกเขาต้องการคนนั้นกลับมา นั่นคือ คำรับรองที่ดีที่สุดที่คุณจะได้รับจากผู้รับรอง" เธอกล่าว 

คำถามอีกข้อสำหรับผู้รับรองคือ เล่าให้ฉันฟังหน่อย เกี่ยวกับ (ผู้สมัคร) 

"ฉันอยากจะดูว่าพวกเขาจะเริ่มต้นด้วยอะไร" Fullenkamp กล่าว 

คุณได้เพิ่มความรับผิดชอบหรือเงินเดือนของผู้สมัครในขณะที่เขาหรือเธออยู่ในทีมของคุณหรือไม่ 

"นั่นแสดงให้เห็นว่าพวกเขามีการเติบโต หรือมีคุณค่ามากพอที่จะเพิ่มหน้าที่ความรับผิดชอบ และบอกฉันว่า พวกเขาสามารถเรียนรู้ได้และมีการเติบโตภายในตัวพวกเขา" เธอกล่าว หากเธอยังไม่ได้รับความชัดเจนเพียงพอเกี่ยวกับผู้สมัคร เธออาจจะถามว่า ถ้าคุณมีช่วงเวลาที่ต้องเผชิญกับความกดดันสูงในที่ทำงาน จะแสดงออกอย่างไร พวกเขาเสียการควบคุม หรือพวกเขาสร้างคุณค่าเพิ่ม

การฝึกอบรม

ตั้งแต่เริ่มใช้วิธีการจ้างงานแบบนี้ Fullenkamp ไม่มีพนักงานคนไหนลาออกเลย นอกจากการเกษียณอายุ ตั้งแต่ปี 2016 เธอย้ำว่าความสำเร็จของวิธีนี้ขึ้นอยู่กับความเต็มใจที่จะฝึกอบรม คนส่วนใหญ่ต้องฝึกฝนอย่างน้อยสามครั้งจึงจะเชี่ยวชาญงานหนึ่ง ๆ และนั่นอาจใช้เวลาหลายเดือน เนื่องจากพนักงานใหม่อาจได้เจอหน้าที่งานบริการทางการเงินเพียงไตรมาสละครั้ง หรือสองสามครั้งต่อปี 

"ฉันเต็มใจที่จะฝึกอบรมให้ เพราะฉันอยากได้คนที่ไม่เคยมีพฤติกรรมที่ไม่ดี" Fullenkamp กล่าว "ถ้าคุณไม่เต็มใจที่จะฝึกอบรม วิธีนี้ก็ใช้ไม่ได้ผล แต่ฉันก็ได้เพชรในตมด้วยวิธีนี้มากกว่า" บริษัทของเธอที่มีที่ปรึกษาห้าคนและผู้ช่วยเก้าคน รวมถึงอดีตพนักงานดูแลเด็กที่ถูกจ้างมาเกือบสี่ปีแล้วในตำแหน่งเริ่มต้น ซึ่งตอนนี้ได้เป็นผู้จัดการสำนักงาน

McWilliam ยังเน้นย้ำถึงประโยชน์ของการฝึกอบรมในการสร้างทีมที่แข็งแกร่ง

"เส้นทางการเรียนรู้อาจจะชันหน่อย แต่ถ้าคุณกำลังมองหาพนักงานที่จะทำงานกับคุณไปนาน ๆ และคุณมีเป้าหมายระยะยาว การลงทุนด้านเวลาให้กับคนที่คุณคิดว่าจะเติบโตไปกับบทบาทนั้นนับว่าเป็นเรื่องที่คุ้มค่า" McWilliam กล่าว