Cuando, en 2004, Joel Austin Craven, CFP, RICP, abrió su propio negocio en su sótano, supo que necesitaría contratar miembros de personal para que le ayudaran. Contrató a su primer pasante en 2006 quien trabajó en su empresa desde su primer año de preparatoria hasta que término la universidad. Aunque en ese momento a ella le interesaba quedarse a trabajar en la empresa, el miembro MDRT desde hace 11 años de Verona, Wisconsin, EUA sintió que lo mejor sería que ella obtuviera experiencia de vida, tal vez en una empresa corporativa, y que después, si así lo quería, regresara a su negocio ya que este último prospera a base de una autonomía que requiere madurez.

Eso condujo a la creación del programa actual de prácticas profesionales, con el cual Craven espera que las personas se queden a trabajar en la empresa durante dos años (lo ideal es que comiencen durante su segundo año de la universidad), se vayan y, posteriormente, regresen a la compañía en donde un paquete de bonos los estará esperando, entre otras prestaciones.

“Mi empresa debe poder ofrecer tranquilidad a las personas de forma sincera y auténtica, y esto puede resultar difícil de hacer para alguien que no tiene las bases sólidas necesarias para hacer esas promesas. Los clientes pueden percibir y darse cuenta de eso”, señaló Craven. “Cuando se van y tienen otro tipo de experiencias, regresan con ideas y una opinión más desarrollada además de tener la suficiente estabilidad como para decir con toda honestidad que le ayudarán al cliente no solamente a llegar a su retiro sino a vivirlo plenamente”.

“Prefiero tener a personas excepcionalmente contentas, bien desarrolladas y establecidas en mi negocio a tener a personas cuestionándose si deberían haber dejado la empresa para dedicarse a otra cosa. Más tarde, si existen razones que los motiven a regresar podremos hacer algo al respecto”.

De hecho, la empresa de Craven está orientada hacia la empatía y el apoyo, incluso entre sus clientes. Craven se enfoca en la planeación financiera para maestros de niveles desde el kindergarten hasta el nivel medio superior y espera poder hacer una diferencia en la vida de estas personas de la misma forma en la que ellos hacen una diferencia para sus estudiantes. Su motivación se origina de su matrimonio con una profesora y de haber pasado los primeros años de su carrera “ayudando a millonarios a generar su siguiente millón”.

¿A quiénes contrata?

Unas cuantas veces, Craven ha contratado a los hijos de sus clientes para el programa de prácticas profesionales. Sin embargo, lo más común es que se asocie con las facultades de economía de las universidades de la localidad para encontrar a sus candidatos potenciales. Este enfoque evolucionó a partir de una conexión inicial con el programa de prácticas profesionales de un profesor de preparatoria, cuyos alumnos demostraron estar mucho menos listos para cumplir con los requisitos del puesto que los estudiantes universitarios, lo cual es totalmente comprensible dado que estos últimos les llevaban varios años a los primeros. Por otro lado, los candidatos no tienen que estar enfocados en las finanzas; Craven también busca a personas interesadas en las áreas de recursos humanos, inglés u otras áreas que ayuden a aportar algo distinto al equipo.

El proceso de entrevistas incluye conocer a Craven al igual que al resto de su personal (que incluye un gerente de oficina, un especialista en seguros contra accidentes y daños a la propiedad y otro asesor) y, en equipo, toman una decisión respecto al candidato. Sin embargo, en primer lugar, se hacen 10 preguntas a los candidatos cuyo objetivo es identificar la capacidad que tienen para trabajar de forma autónoma. Craven señala que la parte más importante es averiguar cómo encaja la personalidad del candidato con el equipo; si se contrata a una persona, su conjunto de habilidades determinará si se le asignará a trabajar fuera de la oficina (reuniéndose con los clientes) o dentro de la oficina (enfocándose en el servicio y seguimiento a las ventas).

Si bien su oficina no contaba con ningún pasante, en el momento en el que nos entrevistamos con Craven, actualmente está en búsqueda de ellos y, por lo general, trata de tener de dos a tres pasantes a la vez en su oficina, con la esperanza de que uno de ellos termine trabajando de tiempo completo en la empresa.

¿A qué se dedican?

El programa de prácticas profesionales no consiste únicamente en hacer labores básicas de oficina, sino que, a menudo, se enfoca en proyectos especiales que permiten que los pasantes hagan contribuciones más importantes. (Craven no sigue un proceso de reclutamiento diferente para contratar a diferentes tipos de pasantes; en lugar de ello, son las metas, las habilidades y la formación de los candidatos los factores más importantes a tomar en cuenta para colocarlos en el papel de un asesor o de apoyo). Uno de los primeros pasantes de Craven fue el responsable de crear los materiales de comercialización de la oficina para definir su visión.

“No es que no hubiera podido hacerlo, sino que me habría llevado mucho tiempo”, señaló Craven. “Fue muy valioso contar con un interno que lo hiciera con una perspectiva fresca”.

Además, más allá de realizar tareas como agendar citas, los pasantes han jugado un papel fundamental en el desarrollo de tecnología y una comunicación con los clientes, pensando en los detalles y en la información que se necesitaba incluir en las órdenes de servicio, cosas que Craven dice no se le habrían ocurrido por sí mismo.

Una vez que tienen a este tipo de clientes jóvenes a bordo, el equipo de Craven puede, más tarde, ayudarles con su planeación patrimonial y otro tipo de gestión financiera a medida que sus ingresos crezcan a la par de sus planes de vida.

¿Cuántas horas trabajan los pasantes?

Los pasantes trabajan de tiempo completo, 40 horas a la semana durante el verano y las vacaciones escolares. Durante el año escolar, el tiempo se reduce a 10-20 horas y trabajan en la oficina dos veces a la semana, mientras que otros proyectos los trabajan fuera de la oficina. Cuando tienen actividades escolares, estas son la prioridad.

“Me encanta el hecho de que quieras venir aquí a trabajar”, les dice Craven, “pero tienes que obtener tu título universitario”.

Beneficios adicionales

Craven enfatiza la relación costo-efectividad que aporta este enfoque y subraya que no ha tenido éxito cuando ha usado los métodos tradicionales de contratación. En otras palabras, el tiempo y el dinero que se requieren para encontrar a un miembro del personal de tiempo completo al que se le ofrezca un sueldo y una capacitación iniciales para que deje de laborar con ellos nueve o 18 meses después, no parece una estrategia más inteligente que contratar a un pasante de medio tiempo que no solo cuesta menos sino que tiene el potencial de crecer dentro de un cargo en el que, en ese mismo lapso de tiempo, podría resultar evidente que una contratación a largo plazo sería más adecuada.

¿Qué otros puntos se toman en cuenta?

La empresa es un negocio familiar pequeño y no un entorno con una estructura corporativa. Uno de los pasantes quien estaba acostumbrado a trabajar en una empresa como la segunda se sintió frustrado cuando Craven no le pudo ofrecer revisiones de desempeño regulares que se relacionaran directamente con aumentos de sueldo. Este elemento de idoneidad de la persona, dice Craven, es difícil de identificar en el proceso de entrevistas y, a menudo, solo es posible de determinar durante el desempeño de las labores.

En una ocasión, un pasante dejó de laborar con ellos para unirse al sector manufacturero y después regresó a trabajar en la empresa como asesor ayudándole a Craven en la mejoría de proceso; más tarde, dejó la empresa una vez más para aceptar un puesto gerencial en la organización en la que trabajó anteriormente después de descubrir que no estaba hecho para el último paso crítico del proceso de venta de la póliza, el cierre.

Sin embargo, por lo general, un regreso a la empresa significa que esa persona está ahí para quedarse definitivamente. La gerente de oficina de Craven, Alyssa, comenzó trabajando como pasante, dejó la compañía, más tarde, regresó y lleva trabajando con ellos desde 2008. Anni, la primera pasante que tuvo Craven dejó la compañía en 2010 y regresó en 2014 para ayudar, desde entonces, a los clientes con su planeación de retiro y la gestión de riesgos.

“Si intentas obligar a las personas a que hagan algunas cosas en específico, lograrás que se haga el trabajo, sin embargo, ¿crees que estarás sacando el máximo partido de ese trabajo?”, pregunta Craven. “En el caso de todo el personal, deseo construir una relación de trabajo autónoma en la que pueda establecer una estructura general de cómo hacemos negocios, pero que sea la persona la que pueda encontrar la solución. En consecuencia, se crea una sociedad y los miembros del equipo se responsabilizan de su trabajo en lugar de que sea yo quien les diga qué necesita hacerse. He detectado mejorías relacionadas con cómo hacemos negocios en las áreas menos pensadas al dejar que las personas usen su creatividad para hacer las cosas. Esto les permite desafiar el estatus quo de una forma cómoda para ellos y a mí me ha convertido en un mejor líder, empresario y mentor; asimismo, considero que esto les permite ver con mayor claridad el panorama completo con respecto a nuestra misión más importante: ayudar a las personas”.

Contacto: Joel Craven joel.craven@horacemann.com