Nghệ thuật tuyển dụng nhân sự

Làm thế nào để tìm được một trợ lý hành chính thực sự xứng đáng để tuyển dụng khi hầu hết những ứng viên ưu tú đều đã được tuyển, còn các trang tuyển dụng thì ngập tràn hồ sơ những người chưa đáp ứng yêu cầu? Có lẽ nơi bạn đang tìm kiếm chưa thực sự phù hợp.

Ông Joshua John McWilliam, CFP, FMA, thành viên MDRT 20 năm, đã tìm thấy trợ lý lý tưởng của mình ngay tại sân golf, nơi cô đang làm nhân viên phục vụ trên xe giải khát. Đến nay, cô đã gắn bó với công ty của ông được 13 năm.

Ông McWilliam chia sẻ: “Chiến lược tuyển dụng của tôi là không bao giờ đặt nặng yếu tố kinh nghiệm, thậm chí có thể nói là ngược lại. Tôi tìm những người có tố chất riêng, đạo đức làm việc tốt, đáng tin cậy và tinh thần trách nhiệm cao. Điều làm tôi ấn tượng khi đó là tất cả các tay golf tại câu lạc bộ đều hài lòng với chất lượng dịch vụ mà cô ấy mang lại. Cô ấy nhớ như in loại đồ uống yêu thích của từng người và gọi tên họ một cách thân thiết. Kỹ năng phục vụ khách hàng phải nói là không chê vào đâu được”.

Mặc dù không có kinh nghiệm trong ngành dịch vụ tài chính, nhưng cô ấy vẫn chứng minh mình có thể gánh vác trách nhiệm và làm việc độc lập. Vì vậy ông McWilliam tin rằng mình sẽ không cần phải cầm tay chỉ việc quá nhiều.

Ông cho biết: “Tôi đã mạnh dạn đặt niềm tin và đào tạo cô ấy theo đúng vai trò chăm sóc khách hàng mà tôi mong muốn. Tôi biết rõ cô ấy cực kỳ khéo léo khi làm việc với mọi người, và kỹ năng đó hoàn toàn có thể áp dụng được trong vai trò mới. Quả nhiên, cô ấy đã chứng minh mình có tài”.

Vài năm sau, ông lại chiêu mộ thêm một nhân viên pha chế từ quán cà phê địa phương về làm trợ lý.

Ông nhớ lại câu chuyện về cựu nhân viên pha chế hiện đã gắn bó với công ty của ông được vài năm: “Câu chuyện cũng y hệt. Cô ấy làm việc rất chủ động. Tôi chỉ cần bước vào là cô ấy đã biết tôi muốn uống gì. Cô ấy thân thiện, dễ mến và luôn toát lên nguồn năng lượng tích cực. Cả hai đều hòa nhập và làm việc rất hiệu quả. Họ không hề có kinh nghiệm về bảo hiểm, đầu tư, hoạch định tài chính hay công việc văn phòng, nhưng nếu bạn tuyển dụng dựa trên tố chất riêng và sẵn lòng đào tạo họ cho vị trí mình mong muốn, thì đó thực sự là một hướng đi rất đáng giá”.

Đăng tin tuyển dụng

Bà Amy R. Fullenkamp, thành viên MDRT 5 năm, có một “chiêu” khá độc đáo, đó là cố tình soạn những bản mô tả công việc hơi chung chung mỗi khi đăng tin tuyển dụng lên các diễn đàn cộng đồng trực tuyến. Bà Fullenkamp thường chỉ liệt kê 5-6 gạch đầu dòng về các công việc chung chung như “hỗ trợ giấy tờ và các công việc văn phòng” hay “chăm sóc khách hàng”.

Bà giải thích: “Nếu trong bản mô tả công việc có những yêu cầu mà ứng viên nữ cảm thấy mình chưa rành, họ có thể sẽ không mạnh dạn thử sức. Như vậy, rất có thể bạn sẽ bỏ lỡ một ứng viên phù hợp”.

Nhiều nghiên cứu từ LinkedIn, Harvard Business School và các trang thông tin khác đã chỉ ra rằng phụ nữ thường có xu hướng ngần ngại nộp đơn nếu họ thấy mình chưa đáp ứng được hết các tiêu chí nhà tuyển dụng đưa ra. Trong khi đó, nam giới lại có phần mạnh dạn hơn, sẵn sàng ứng tuyển ngay cả khi họ chưa đạt đủ một vài yêu cầu.

Bà Fullenkamp chia sẻ: “Tôi tìm kiếm một người có khả năng thích nghi, vì trong ngành của chúng ta, mọi thứ thay đổi liên tục. Nào là giấy tờ mới, quy trình mới, quy định tuân thủ mới liên tục cập nhật. Tôi cần một người sẵn lòng đồng hành cùng tôi thích ứng với những thay đổi này. Vì thế tôi không muốn tuyển một vị trí cố định, bởi vì vị trí này lúc nào cũng có thể thay đổi”.

Bà cũng không đặt nặng yêu cầu bằng cấp đại học.

Bà cho biết: “Đối với vị trí trợ lý, tôi nghĩ bằng cấp không thực sự cần thiết, bởi điều quan trọng hơn là họ phải có sự kiên trì. Họ phải có tinh thần “không gì là không thể”, phải biết tìm tòi nghiên cứu, chủ động trong công việc. Có thể quá trình học đại học cũng trau dồi những phẩm chất đó, nhưng thực tế là có người có, có người không”.

Thay vào đó, bà tìm kiếm những ứng viên đã từng làm những công việc đòi hỏi “một tấm lòng biết nghĩ cho người khác”. Những vị trí như giáo viên, nhân viên nhà trẻ và trường mầm non, chuyên viên trị liệu massage, nhân viên phục vụ nhà hàng và phụ bếp vốn dĩ đòi hỏi bạn phải thực sự quan tâm đến mọi người.

Bà cũng không mấy lo lắng nếu ứng viên không thể hiện quá xuất sắc trong buổi phỏng vấn. Đó chưa hẳn là vấn đề. Hơn nữa, những người phỏng vấn quá trơn tru có khi chỉ là đã thuộc lòng sẵn những câu trả lời mà họ nghĩ bạn muốn nghe.

Bà nói: “Thông thường, những người tôi thực sự muốn tuyển lại không phải là những người trả lời phỏng vấn xuất sắc. Bởi vì bạn đang yêu cầu một người mà công việc trước đây của họ chỉ xoay quanh việc chăm lo cho người khác, giờ lại phải đến đây và tự “khoe khoang” về bản thân mình. Về bản chất, họ không thể làm được điều đó”.

Phỏng vấn ứng viên

Trong khi một số quản lý tuyển dụng hay dùng các bài kiểm tra tính cách, thì quy trình sàng lọc ứng viên của bà Fullenkamp lại được đúc kết từ 26 năm kinh nghiệm phục vụ trong Lực lượng Vệ binh Quốc gia Hoa Kỳ. Để tìm ra những người sẽ luôn sát cánh và hỗ trợ mình, bà thường đặt những câu hỏi độc đáo trong buổi phỏng vấn chỉ vỏn vẹn 15 phút:

• Gần đây bạn học được điều gì thú vị?
  Bà Fullenkamp kể lại: “Có một chị chúng tôi vừa phỏng vấn đã nói rằng: “Cảm ơn chị đã hỏi. Tôi vừa học được cách móc len. Bà tôi ngày xưa hay móc len, nên tôi luôn muốn thử học”. Lúc đó tôi thầm nghĩ: “Đúng người mình cần rồi”. Móc len đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn, phải đếm số mũi liên tục, nên chị ấy hoàn toàn phù hợp. Một ứng viên khác trả lời rằng: “Có lần ở công ty cũ, tôi rất bực khi được giao một việc mà mình không biết làm. Thế là tôi lên Google nghiên cứu và tự mày mò ra cách giải quyết”. Chúng tôi sẽ hỏi một vài câu sâu sắc như vậy, đủ để khai thác được những thông tin giá trị từ ứng viên”.
  
  
• Hãy kể lại một lần bạn nhận được phản hồi gay gắt từ cấp trên và cách xử lý tình huống đó.
  Bà khẳng định: “Nếu ai đó nói: “Tôi chưa bao giờ nhận phản hồi gay gắt nào cả”, thì đó là dấu hiệu đáng báo động. Ai đi làm mà chả từng nhận được những phản hồi gay gắt”.
  
  
• Bạn thấy mình giống người thích lập kế hoạch, thích tư duy, hay thuộc tuýp “cứ làm đi rồi tính sau”?
  Bà Fullenkamp chia sẻ: “Không có câu trả lời đúng hay sai. Chỉ là một cách khác để tìm hiểu cách họ giải quyết vấn đề thế nào thôi”.

• Nếu tôi hỏi đồng nghiệp ở công ty cũ nhận xét về bạn, họ sẽ nói gì?
  Bà giải thích: “Thay vì hỏi điểm mạnh của họ là gì, tôi lại hỏi xem người khác sẽ nói gì về họ. Lúc này, họ phải trả lời xem mình đã đóng góp thế nào để đội nhóm hợp tác ăn ý hơn. Tôi cũng từng yêu cầu ứng viên kể về khách hàng hoặc đồng nghiệp mà họ không muốn làm việc cùng nhất. Thật thú vị khi nghe mọi người sẵn sàng chia sẻ những gì trong tình huống đó. Một ứng viên đã kể về một đồng nghiệp nữ luôn thích chỉ đạo cô ấy phải làm này làm kia. Tôi nghĩ bụng: “Vậy thì không ổn rồi, vì ở đây chúng tôi cần người biết lắng nghe hướng dẫn và làm việc được giao”.

Một số câu hỏi khác là: “Bạn có thoải mái khi nói chuyện qua điện thoại không?” và “Hãy chia sẻ những điều bạn biết về công ty chúng tôi”. Câu trả lời đó sẽ cho bà biết ai đã chuẩn bị cho buổi phỏng vấn còn ai thì không. Bà chia sẻ: “Ngay cả khi ứng viên nói: “Tôi biết công ty mình làm về đầu tư, nhưng tôi cũng chưa hiểu rõ lắm”, thì tôi vẫn chấp nhận, bởi vì điều đó cho thấy ít nhất họ chịu khó tìm hiểu về công ty. Sẽ có những lúc khách hàng đến và cần hỗ trợ gấp, nên bạn phải biết cách tìm hiểu thông tin trước”.

Xác minh thông tin tham chiếu

Buổi phỏng vấn giúp tạo ấn tượng ban đầu. Sau đó, bà Fullenkamp kiểm chứng cảm nhận ban đầu của mình bằng cách kiểm tra thông tin tham chiếu. Bà yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin của 3 người từ các công việc trước đây và liên hệ với ít nhất 2 người trong số đó. Nếu hai người đầu tiên đưa ra những nhận xét trái chiều, bà sẽ liên hệ với người thứ ba. Các cuộc gọi thường chỉ kéo dài khoảng 5 phút để không làm phiền thời gian của họ. Bà cũng luôn hỏi người quản lý/chủ cũ xem họ có muốn tuyển dụng lại nhân viên cũ của mình không. Nếu người quản lý tỏ ra ngập ngừng, bà sẽ đổi sang câu hỏi dễ trả lời hơn rằng liệu họ có tuyển lại người đó vào cùng vị trí hay một vị trí khác. Một người quản lý đã nói với bà rằng anh ta không biết nhân viên cũ của mình đang tìm việc, nhưng nếu bà không tuyển cô ấy, hãy cho anh biết để mời cô ấy về lại. Bà khẳng định: “Nếu họ muốn nhân viên cũ quay lại, đó chính là lời chứng thực tốt nhất từ người tham chiếu”.

Một câu hỏi khác dành cho người tham chiếu là: “Anh/chị có thể chia sẻ một chút về (tên ứng viên) được không?”

Tôi muốn xem họ sẽ nói về điều gì trước tiên”.

“Hồi còn làm chung, anh/chị có giao thêm việc hay tăng lương cho anh ấy/cô ấy không?”

Bà nói: “Câu này cho thấy họ có tiến bộ, có thể tạo giá trị để được giao thêm việc, nghĩa là họ có khả năng học hỏi và có tiềm năng phát triển”. Nếu vẫn chưa rõ ràng về ứng viên, bà sẽ hỏi thêm: “Lúc anh/chị căng thẳng vì công việc, anh ấy/cô ấy xử lý ra sao? Anh ấy/cô ấy không chịu được áp lực hay đã đóng góp giá trị gì để giải quyết vấn đề?”

Đào tạo

Kể từ khi áp dụng phương pháp tuyển dụng này, ngoại trừ trường hợp nhân sự nghỉ hưu, công ty bà Fullenkamp chưa ghi nhận ai nghỉ việc kể từ năm 2016 đến nay. Bà cũng làm rõ rằng cách này chỉ thành công nếu bạn chịu khó đào tạo. Hầu hết mọi người phải làm đi làm lại ít nhất ba lần mới quen việc, mà có khi phải mất rất nhiều tháng vì nhân viên mới có khi cả quý hay nửa năm mới tiếp xúc với một nghiệp vụ tài chính nào đó.

Bà Fullenkamp chia sẻ: “Tôi sẵn lòng bỏ công đào tạo, vì tôi thà nhận một người chưa có kinh nghiệm nhưng không có tật xấu nào còn hơn. Nếu bạn không muốn đào tạo thì cách này sẽ không hiệu quả đâu. Nhưng nhờ vậy mà tôi tìm thêm được nhiều “viên ngọc thô” cần mài dũa”. Đội ngũ của bà gồm 5 tư vấn viên và 9 trợ lý, trong đó có một người từng làm ở nhà trẻ và được tuyển vào làm ở vị trí thấp nhất gần 4 năm trước, giờ đã lên chức quản lý văn phòng.

Ông McWilliam cũng nhấn mạnh lợi ích của việc đào tạo trong quá trình xây dựng một đội ngũ vững mạnh.

Ông chia sẻ: “Quá trình học hỏi ban đầu có thể sẽ vất vả hơn một chút, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một nhân viên gắn bó lâu dài và bạn có tầm nhìn dài hạn, thì việc đầu tư thời gian vào một người mà bạn tin rằng sẽ phát triển tốt trong vai trò đó thực sự là khoản đầu tư xứng đáng”.