招聘優勢

當所有優秀的行政助理似乎都已遇伯樂，招聘網站上盡是不合格求職者的履歷時，您要怎樣才能找到值得聘用的行政助理呢？也許招聘網站並非合適渠道。

百萬圓桌會齡 20 年的會員 Joshua John McWilliam，CFP、FMA 在高爾夫球場找到助理人選，後者當時在球場擔任飲品車服務員。如今，她已在他的公司效力了 13 個年頭。

McWilliam 表示：「我的招聘策略是從不看重經驗；恰恰相反，招聘的時候，我看重的是性格、職業道德、可靠度或可信度。吸引我招攬她的原因在於，俱樂部裡所有高爾夫球手都對她提供的服務稱心滿意。她知道每個人喜歡喝甚麼，還能叫出他們的名字。她提供的客戶服務堪稱一流。」

雖然她沒有金融服務方面的經驗，但是展現出承擔責任與獨立工作的能力，因此 McWilliam 認為自己不必對她嚴格管理。

「我抱著姑且一試的心態，給她進行了培訓，讓她擔任我屬意由她出任的以客為本的崗位。」他如是說。「我知道她在與大眾打交道方面表現優秀，這項技能應該能運用到這一行。事實證明她非常出色。」

幾年後，他又從當地的咖啡店僱了一名咖啡師當助手。

「這個故事也差不多。她當時一個人在工作。我走進去，她就知道我會點甚麼。她很友善，十分討人歡喜，渾身散發出一股很棒的氣場。」McWilliam 談到這名前咖啡師時如此形容道。「她們兩個工作都做得相當出色。她們沒有保險、投資、理財規劃或辦公室工作等的任何經驗，但如果您基於性格而招聘她們，並根據您屬意她們擔任的崗位對其進行培訓，那麼這種做法就有很多好處。」

招聘資訊

Amy R. Fullenkamp 每次在網上社群招聘欄發佈職位空缺時，都會故意編寫模糊的職位說明。這名百萬圓桌會齡 5 年的會員，會列出五、六個關於一般職責的要點，譬如「協助處理文書工作和辦公室行政事務」及「服務客戶」等。

「如果職位說明中有女性不瞭解的內容，她們就可能不會來應聘，而您也可能會錯過合適人選。」Fullenkamp 說道。

LinkedIn 和哈佛商學院等機構的多項研究發現，如果女性認為自己不符合僱主的大部分或全部標準，她們就不太可能遞交求職申請。相比之下，男性即使不滿足某些要求，他們也更勇於申請職位。

「我需要適應力強的人，這是因為我們這一行瞬息萬變。」Fullenkamp 如是說。「我們經常遇到新的文書工作、新的流程、新的合規要求，我需要有人與我合力完成這些工作。所以我不會為某個職位招聘人手，畢竟職位隨時可能有所變化。」

她也不要求大學學歷。

「對於助理，我認為沒必要要求學歷，重點應該是他們必須有堅韌不拔的精神。」她說道。「他們必須有敢作敢為的精神；要能調查研究，為人積極主動。雖然這些特質可以在取得學歷的過程中習得，但有就是有，沒有就是沒有。」

相反，她會物色那些曾從事需要「盡心服務」之工作的人選。學校教師、日間托兒所和學前教育工作者、按摩師、餐廳侍應和廚房幫工等職位，本來就需要關心別人。

如果求職者面試表現不佳，她也不會擔心。這不算甚麼危險訊號。再說了，表現較優秀的面試者可能只是死記硬背了他們認為您想聽到的答案。

「通常情況下，我想要的人才面試表現都不好，因為面試其實是在要求一個唯一職責乃關心別人的人進來吹噓自己。」Fullenkamp 如是說。「從本質上來說，他們就是辦不到。」

職位面試

有些招聘經理會使用性格測試。Fullenkamp 曾在美國國民警衛隊服役 26 年，這造就了她篩選求職者的方法。為了找到幫得到手的人，她會在 15 分鐘的求職面試中提出以下特別問題：

• 您最近學到的新知識是甚麼？
  「我們剛面試了一名女士，她是這樣回答的：『謝謝您的問題。我剛剛學會鉤針編織。我祖母會做這門手藝，我一直都想學。』我心想，這就是我想要的員工。鉤針編織很乏味、需要計算、涉及數字，所以她成功入職了我的公司。」Fullenkamp 說道。「還有些人回答：『我在工作中遇到了難題，有人讓我做一些我毫無頭緒的事情，於是我在 Google 上查了一下，然後就弄明白了。』我們提出了幾條尖銳的問題，以便獲取更多資訊。」
• 請告訴我們，要是上司給了您嚴厲的意見，您會如何處理？
  「如果他們回答：『我從未獲得過嚴厲的意見』——這就是危險訊號。每個人都會得到嚴厲的意見。」Fullenkamp 說道。
• 您認為自己是規劃型、思考型，抑或行動導向型人士？
  「答案沒有對錯之分。這是瞭解他們處理問題方式的另一種問法。」Fullenkamp 說道。
• 您前僱主的團隊會如何評價您？
  「我不是要問他們的優勢為何，而是想知道別人會如何評價他們。如此一來，他們就會回答自己是如何讓團隊變得更好的。」她如是說。「我還會讓他們形容一下自己最不喜歡的客戶或團隊成員。這條問題的答案都很有意思。有個女生提到了一個總是告訴她要怎樣做的女士，於是我告訴她：『顯然我們可能不適合您，因為我們也會告訴您該做些甚麼。』」

我們還會問：「您是否願意打電話溝通？」和「請介紹一下我們公司。」答案會揭示哪個求職者為面試做好了準備。「即使他們說：『我知道貴公司從事投資業務，但我不知道是甚麼投資』，我也願意接受，因為這意味著他們有查過我們公司的資料。有些客戶會帶著需求上門，您必須知道要提前做哪些調查。」Fullenkamp 說道。

核實推薦信

透過職位面試獲得初步印象後，Fullenkamp 會以推薦信來驗證她的直覺。她要求求職者提供三封舊東家提供的推薦信，並至少聯絡其中兩間公司。如果前兩名推薦人的評價不一致，她便會聯絡第三個。為了尊重對方的時間，電話訪問時間會控制在五分鐘左右。她通常會問求職者的前上司/前老闆，是否願意重新聘用這名前任員工。如果對方含糊其辭，她就會問他們，寧願聘請這個人重新擔任原來的崗位還是其他崗位，這樣問題就易答得多了。曾經有位求職者的前上司告訴 Fullenkamp，他不知道這名前任員工在找工作，但要是 Fullenkamp 不僱用她，那就請轉告對方：他願意聘請她。「如果他們想返聘這名員工，那就是推薦人所能給予的最高認可。」她
說道。

另一條給推薦人的問題是：跟我說說（求職者）吧。

「我想聽聽他們會說些甚麼。」Fullenkamp 表示。

求職者在貴公司工作期間，您有否增加過其工作內容或為其加薪？

「這說明他們有所成長，或者說他們的價值足以讓他們勝任更多工作。這樣一來，我就知道他們有學習能力，內在也有成長。」她說道。如果她對求職者仍不夠瞭解，便可能會問：「在工作中遇到壓力如山的時候，這名前員工會如何應對？是情緒崩潰，還是表現優異？」

培訓

自 2016 年起採用這種招聘策略以來，除了退休之外，沒有人離開 Fullenkamp 的公司。她提醒指，想要透過其方式取得成功的前提是願意提供培訓。大部分人需要至少三次迭代方可掌握一項任務，這可能需要幾個月的時間，因為新員工可能一季或一年才能接觸金融服務職能一次。

「我願意提供培訓，因為我更希望我的員工沒有壞習慣。」Fullenkamp 如是說。「如果您不願意提供培訓，那麼這種方式就行不通，但我透過該方式發現了更多人才。」她的公司現有五名顧問和九名助理，其中有一名辦公室經理是將近四年前從日間托兒所挖來，從初級職位一步步做到現在的。

McWilliam 還強調了培訓對建立強大團隊的益處。

「學習曲線可能會稍微陡峭一些，但如果您想找長期員工，而且您的目光放得長遠，那麼在您認為能夠成長為勝任該職位的人身上投入些許時間也許是值得的。」McWilliam 說道。