Bên cạnh nhiều ích lợi khác, truyền thông trên mạng cho phép khách hàng xem hoặc đọc tài liệu bạn gửi cho họ khi nào họ muốn và ký chứng từ dưới hình thức điện tử thay vì gặp trực tiếp và trên giấy.

Nhưng có một vấn đề: Nếu họ không thực sự làm những việc đó thì sao? Hoặc nếu họ có thắc mắc và không biết phải xử lý thế nào thì sao?

Trong buổi thảo luận trực tuyến gần đây của ủy ban, ba thành viên MDRT đã đưa ra các gợi ý về việc bảo đảm khách hàng xử lý, hiểu rõ và hoàn thành mọi việc mà bạn muốn họ làm.

“Khi ghi hình một video về kế hoạch tài chính, trong đầu bạn tin rằng khách hàng sẽ hứng khởi khi xem nó. Một trong những sai lầm chúng ta mắc phải là không nhắn tin cho họ ngay lập tức báo rằng: ‘Tôi đang gửi file cho anh/chị.’ Giờ thì chúng ta làm điều đó và một tuần sau lại gửi một tin nhắn khác để hỏi: ‘Anh/chị đã xem chưa?’

“Biện pháp này thực sự bắt đầu cho thấy hiệu quả cao. Một trong những điều khó khăn nhất tôi phải tôn trọng là khách hàng có cuộc sống riêng của họ, và ưu tiên của tôi nhưng chưa chắc đã là ưu tiên của họ. Có một ranh giới mong manh giữa sự kiên trì và quấy rối. Đôi khi, khách hàng gửi email hỏi tôi cùng một câu hỏi, và tôi nhắc họ coi lại câu trả lời của tôi mấy tháng trước đó mà họ đã ‘quên’ không xem. Tôi thích đưa hình ảnh động vào video để khiến suy nghĩ của tôi xuất hiện đúng như những gì đang diễn ra trong đầu. Điều này cho phép tôi giải thích ý tưởng của mình tốt hơn so với chỉ nói hoặc nguệch ngoạc trực tuyến.”

—Meagan S. Balaneski, CFP, RFP, thành viên MDRT chín năm đến từ Vermilion, Alberta, Canada

“Chúng tôi xử lý đơn đăng ký trước mặt khách hàng để họ có thể theo dõi, đặt câu hỏi và ký tên ngay trong cuộc gặp. Ký kết trong buổi gặp mặt sẽ hiệu quả hơn. Sau đó tôi không phải chạy theo họ để xin chữ ký nữa. Hơn nữa, họ có thể đặt câu hỏi xuất hiện trong quá trình xem xét đơn đăng ký và chỉnh sửa ngay lập tức nếu tôi mắc lỗi gì.”

—Sofia Dumansky, MBA, LUTCF, thành viên MDRT chín năm đến từ Windsor, Connecticut, Hoa Kỳ.

“Khi ngồi với một ai đó bạn có thể giải thích mọi điều cho họ. Trong thế giới hiện tại với DocuSign, khách hàng chỉ nhấp chuột liên tục mà không đọc các chi tiết hoặc có bạn ngồi bên để giải thích. Chúng tôi hiện chỉ gửi hợp đồng qua bưu điện thay vì trao tận tay. Tôi sẽ gửi email và thông báo: ‘Tôi vừa gửi hợp đồng cho anh/chị và anh/chị sẽ nhận được trong tuần tới. Đây là biên lai gửi hợp đồng, và anh/chị có thể ký bằng chữ ký điện tử.’ Có những trường hợp khách hàng ký tên trên DocuSign ngay lập tức thậm chí trước khi nhận được hợp đồng, do họ không để ý đến email yêu cầu ký sau khi nhận được hợp đồng. Trong những trường hợp đó, tôi phải làm thêm một bước nữa là liên hệ với khách hàng để bảo đảm chúng tôi rà soát hợp đồng khi họ nhận được. Giờ tôi chỉ gửi email yêu cầu DocuSign 10 ngày sau đó để thông báo: ‘Anh/chị hẳn đã nhận được hợp đồng rồi.’ Rất nhiều lần khi hồ sơ có lượng thông tin choáng ngợp, tôi phải chỉ ra cho khách hàng các phần thông tin quan trọng nhất và yêu cầu họ ký nháy cạnh đó. Đó không phải là điều bắt buộc và là một bước thừa, nhưng nhờ đó tôi có thể chứng minh chúng tôi đã rà soát tất cả các phần quan trọng nhất.”

—Sally Hoffman, thành viên MDRT 11 năm đến từ Trappe, Pennsylvania, Hoa Kỳ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Meagan Balaneski mb@meaganbalaneski.com

Sofia Dumansky sdumansky@tdgfin.com

Sally Hoffman sally.hoffman@bankerslife.com