Chuyên gia dịch vụ tài chính đã học cách tổ chức hội thảo trực tuyến trong thời kỳ đại dịch và có lẽ họ đã trở nên khá thành thạo về phương thức tổ chức này. Giờ đây khi mà phần lớn mọi người đang chuyển sang kết hợp làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng, sẽ có một sự thay đổi mạnh mẽ trong cách chúng ta gặp nhau.

Mong muốn quay lại các buổi tập huấn và hội thảo với khán giả tham gia trực tiếp hoàn toàn là điều có thể cảm nhận được, nhưng đã có sự chia rẽ giữa những người muốn ngồi trong phòng họp và những người thích họp trực tuyến. Với việc khách hàng và khách hàng tiềm năng trải rộng trên nhiều khu vực địa lý, việc thiết lập cuộc họp hỗn hợp dường như là một sự kết hợp hoàn hảo. Tuy nhiên, thủ thuật sẽ là kết hợp đồng thời giữa tương tác trực tiếp với tham dự từ xa để có kết quả tốt nhất. Nếu được thực hiện đúng đắn, lợi ích của cuộc họp hỗn hợp với khách hàng và khách hàng tiềm năng có thể vượt trên mọi giải pháp thay thế khác.

Dưới đây là bốn thủ thuật để có được sự kết hợp phù hợp ngay từ đầu:

1. Để người tham gia trực tuyến tham dự dưới những hình thức độc đáo

Nếu chỉ đặt một màn hình lớn ở một góc của địa điểm tổ chức hội nghị hay cuộc họp thì cũng giống như để mọi người gọi trực tiếp vào đường dây hội nghị. Thay vào đó, nên có một người điều khiển trên cả diễn đàn và nơi họp trực tiếp để giúp người tham dự trực tuyến tương tác. Ngoài màn hình chính, hãy đặt một số màn hình xung quanh phòng ở các góc quay camera khác nhau, sao cho người tham dự trực tuyến được hiện diện trong phòng họp.

Bên cạnh đó, hãy cân nhắc thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến khán giả trực tuyến, chia sẻ kết quả thăm dò đó với mọi người và hỏi người tham dự trực tiếp về phản ứng của họ đối với những kết quả này để thảo luận tiếp sau đó.

2. Chạy thử, chạy thử, 1–2–3

Cuộc họp trực tuyến trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn giải quyết được lời kêu ca nhiều nhất: chậm trễ do các vấn đề kỹ thuật mà lẽ ra phải được giải quyết trước sự kiện. Nếu làm được vậy, cuộc họp sẽ thành công.

Khi áp dụng mô hình cuộc họp hỗn hợp, công nghệ là mắt xích yếu nhất trong dây chuyền. Bảo đảm chuyên gia CNTT có mặt tại địa điểm hội nghị và bàn bạc về kế hoạch tổ chức sự kiện hỗn hợp đó để họ có thể hướng dẫn về trang thiết bị cần thiết sao cho mọi thứ diễn ra xuôn xẻ. Tốt nhất là đề nghị chạy thử sự kiện với nhóm CNTT tại chính địa điểm đó.

Việc chạy thử này đảm bảo camera được đặt ở vị trí thích hợp, ánh sáng và micrô được điều chỉnh chính xác và băng thông tại địa điểm tổ chức có thể chịu được khi lượng người tham dự trực tuyến tăng đột biến. Nắm chắc và rà soát kế hoạch dự phòng cho địa điểm này trong trường hợp xảy ra sự cố như biện pháp an toàn cuối cùng.

3. Nắm bắt nội dung theo yêu cầu để phản hồi sau đó

Việc phát trực tiếp cuộc họp hỗn hợp tới người tham dự trực tuyến tạo cơ hội tuyệt vời sau cuộc họp cho cả khách hàng hiện có và thành viên mới trong nhóm. Với nhiều góc máy quay, thảo luận cùng khán giả trực tuyến và trực tiếp, bạn có thể tạo một video sau sự kiện, một video thể hiện cơ hội tương tác cho cả hai đối tượng tham dự và kết hợp chúng một cách độc đáo.

Một chiến lược phổ biến được áp dụng với nhiều hội nghị là thu thập thông tin phản hồi. Vì bạn có cả người tham gia trên nền tảng phát sóng trực tiếp, nên đây cũng có thể là thời điểm tuyệt vời để phỏng vấn một người tham gia trực tuyến trong 30 giây về hội nghị hoặc cuộc họp này trong giờ nghỉ giải lao. Những video này có thể được sử dụng để dựng phim ảo dành cho thành viên tham gia trực tuyến và bài đăng trên mạng xã hội. Nội dung theo yêu cầu cũng có thể làm nổi bật sự khác biệt của cuộc họp này và khiến mọi người tham gia đầy đủ, bất kể địa điểm họp là gì.

4. Dùng dữ liệu từ người tham dự trực tuyến giúp tương tác với người tham dự trực tiếp tốt hơn

Phần khó khăn nhất trong việc cải thiện chất lượng hội nghị và hội thảo là thiếu dữ liệu có thể sử dụng để cải tiến các hội nghị trong tương lai. Thông qua người tham gia trực tuyến, việc thu thập dữ liệu có thể được tận dụng tối đa. Thay vì chỉ đơn thuần thu thập thông tin như số lượng người tham dự trực tuyến, thời gian tham dự bao lâu và mức độ tương tác của họ, bạn có thể hưởng lợi từ việc có một đối tượng người tham dự quan tâm.

Vì những người này đang dõi theo cuộc họp hoặc hội nghị từ nhiều góc độ khác nhau, nên ban tổ chức sự kiện cũng có thể quan sát người tham dự trực tiếp và xem được biểu cảm của họ trong suốt hội nghị. Việc quan sát cả người tham dự trực tuyến lẫn trực tiếp có thể là một cách tuyệt vời để đánh giá cảm xúc của họ.

Mặc dù hiện giờ lãnh đạo không còn phải lập kế hoạch đối phó với đại dịch, nhưng họp trực tuyến có thể sẽ vẫn tiếp tục tồn tại. Bằng cách kết hợp các kỹ thuật họp trực tiếp và trực tuyến, đây là cơ hội lớn để khai thác những điều tốt đẹp nhất từ hai phương pháp này.

Lisa Apolinski là diễn giả quốc tế, chiến lược gia kỹ thuật số, tác giả và nhà sáng lập Công ty 3 Dog Write. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập trang web 3dogwrite.com.