Thuê nhân sự nước ngoài không phải để hưởng chi phí rẻ - đó là nước đi chiến lược

Dù trợ lý hoạch định tài chính của ông Chris George, CFP, TEP, làm việc ở Ấn Độ, ông cho biết mình kiểm soát nhân sự từ xa này còn tốt hơn so với khi người đó là nhân viên trực tiếp làm tại văn phòng ở Canada. Anh Aaron Kane, B Bus, tuyển năm trợ lý tại Philippines, tuy nhiên công việc của họ không thay thế nhiệm vụ của đội ngũ tại Australia. Thay vào đó, họ giúp đội này xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

Cả hai tư vấn viên đều có lý ao riêng để không tuyển thêm nhiều nhân sự toàn thời gian trong nước. Mục đích của họ không bị bó hẹp trong suy nghĩ thuê nhân sự nước ngoài chỉ nhằm tiết kiệm chi phí lao động.

Chủ động kiểm soát từ vị thế khách hàng

Trợ lý nội bộ gần đây nhất mà ông George, thành viên MDRT 12 năm, tuyển có màn thể hiện ban đầu rất ấn tượng. Nhưng dần dần cô ấy bắt đầu nghỉ làm hoặc về sớm, và ông cùng cộng sự phải tự làm phần việc mà ông đã thuê cô để đảm nhiệm. Họ đã cố gắng hướng dẫn và giúp cô trở lại đúng quỹ đạo công việc, nhưng vẫn không hiệu quả. Đã đến lúc phải đưa ra quyết định sa thải vì lý do chính đáng. Nhưng mọi chuyện không đơn giản như vậy.

Luật lao động tại tỉnh bang phần nhiều nghiêng về phía người lao động, và luật sư của ông George khuyên họ nên tiến hành từ từ, thậm chí trả vài tháng trợ cấp thôi việc, nếu không một đơn khiếu nại nhân quyền cáo buộc sa thải không hợp lý và một phán quyết từ cơ quan tiêu chuẩn việc làm có thể khiến văn phòng phải trả một năm hoặc nhiều hơn cho số tiền trợ cấp cùng chi phí thuê luật sư. Trải nghiệm đó, cùng với một lần tuyển dụng thất bại khác, đã khiến ông George vào năm 2020 phải cân nhắc một con đường khác để “mò kim đáy bể” tìm nhân tài.

Ông tìm được một công ty có trụ sở tại Canada chuyên kết nối các tư vấn viên tài chính với trợ lý hoạch định tài chính ở nước ngoài. Công ty này tuân thủ các quy định của quốc gia về an ninh và bảo mật dữ liệu; các trợ lý đã được sàng lọc năng lực trước, quen thuộc với một số phần mềm và quy trình của ngành; và nếu có một nhân sự hỗ trợ từ xa cụ thể nào không phù hợp, ông George có thể yêu cầu người khác mà không phải trải qua các rắc rối khi sa thải nhân viên.

Ông nhận định: “Khi bạn là chủ sử dụng lao động và có nhân viên trực tiếp tại văn phòng, bạn thực sự phải từ bỏ khá nhiều quyền kiểm soát, còn khi làm việc với công ty này, chúng tôi là khách hàng của họ”. Ông ví von công ty đó như đơn vị săn đón người tài, chỉ khác là bạn được chọn một nhân sự trong tổ chức của họ để làm cho mình. Chia sẻ thêm về công ty, ông nói: “Nếu có khiếu nại, chúng tôi có thể chuyển cho công ty xử lý vì chúng tôi là khách hàng trả phí. Bạn thực sự có nhiều quyền kiểm soát hơn với tư cách khách hàng so với khi là chủ lao động”.

Ông George có một trợ lý tại văn phòng quản lý khoảng 500 hợp đồng bảo hiểm thương tật và xử lý các đầu việc cần hoàn thành đúng thời hạn như theo dõi để đảm bảo xác nhận hoàn tất chữ ký chứng từ và thanh toán đúng hạn. Người trợ lý cũng phụ trách rà soát các bản tóm tắt nội dung họp với khách hàng do Zocks, một công cụ ghi chép bằng AI, tạo ra với các điểm nổi bật và hạng mục hành động và gửi cho khách ngay trong ngày. Trợ lý hoạch định tài chính ở Ấn Độ nhận một liên kết ở chế độ chỉ đọc dẫn đến bản ghi lại cuộc họp, và dùng nó để tạo bản tóm tắt dài hơn, có kèm theo nội dung cập nhật về ghi chú cho bước lên kế hoạch, bao gồm mục tiêu và các bước tiếp theo. Báo cáo thường sẽ được hoàn thành trong 1-3 ngày, và việc chênh lệch múi giờ 13 tiếng giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Ông George chia sẻ: “Chúng tôi nhận được các nội dung rà soát, cập nhật và ghi chú cho bước lên kế hoạch ngay trong lúc đang ngủ. Chúng tôi chỉ cần xem lại để bảo đảm tính chính xác và chắc rằng mọi thứ khớp với những gì đã trao đổi rồi sau đó gửi cho khách hàng”.

Trước đây, một nhân sự tại văn phòng phải xem toàn bộ video cuộc họp và chắt lọc thông tin để tạo ghi chú. Việc này mất thời gian hơn nhiều.

Ông nói thêm: “Khách hàng của chúng tôi cực kỳ thích việc có ngay bản tóm tắt về toàn bộ nội dung đã trao đổi và nhận được bản ghi chú về bước lên kế hoạch không lâu sau đó. Chúng tôi nhận thấy mức độ hài lòng của khách tăng vọt nhờ cách làm này”.

Với các cuộc gặp gỡ khách hàng sắp tới, trợ lý ở nước ngoài sẽ chuẩn bị kế hoạch và chương trình họp, đồng thời đưa vào những vấn đề đã nêu ở các phiên trước để tư vấn viên biết mình cần trao đổi những gì.

Gắn kết toàn đội

Anh Kane, thành viên MDRT 11 năm, đã thuê ngoài đội trợ lý ở Philippines để thực hiện các tác vụ hành chính từ 5 năm trước. Anh bắt đầu thuê ngoài hai trợ lý do một công ty dịch vụ cung cấp, và sau đó đào tạo qua họp video vài giờ mỗi ngày để họ nắm các quy trình cần thành thạo. Anh dùng Tango để ghi lại ảnh màn hình và thao tác trên web trong các buổi đào tạo đó, từ đó soạn ra một sổ tay hướng dẫn chi tiết từng bước. Sau đó hai trợ lý này dùng sổ tay để đào tạo trợ lý thứ ba được tuyển sau đó.

Anh Kane nói: “Tôi từng nghe về chuyện doanh nghiệp coi trợ lý như món hàng và chỉ quăng việc cho họ, không cho tham gia thảo luận hay hoạt động của đội nhóm. Chúng tôi thì luôn mời họ tham gia dù họ không ở đây. Mỗi lần tổ chức họp, họ đều có mặt và xuất hiện trên màn hình. Bạn phải đối xử tử tế với họ. Họ cũng là thành viên của đội”.

Khi đội ngũ từ phía Philippines làm việc theo quy trình hiệu quả hơn và thành thạo hơn khi xử lý thêm các đầu việc hành chính hỗ trợ, tác phong làm việc của nhân sự ở văn phòng tại Australia đã bắt đầu giống các trưởng nhóm hơn.

Họ không còn cần phải cặm cụi xử lý hết bộ hồ sơ này đến bộ khác, và điều đó cho phép họ xây những mối quan hệ mang lại nhiều giá trị hơn với khách hàng cũng như thấu hiểu khách tốt hơn. Họ không còn mắc kẹt trong núi việc hành chính suốt cả ngày. Đội ngũ trong nước từ đó cũng làm việc nhiệt huyết hơn. Họ hài lòng với công việc hơn và tiến xa hơn với vai trò họ đảm nhiệm. Giờ họ đang làm những việc lớn hơn và tạo thêm nhiều giá trị hơn cho khách hàng”.

Giảm biến động nhân sự

Như vậy anh Kane đã có một đội ngũ ở nước ngoài được tổ chức và làm việc hiệu quả. Nhưng nếu một hoặc vài trợ lý từ xa đó rời đi để tìm công việc có đãi ngộ tốt hơn thì sao? Kiến thức của họ sẽ rời đi cùng họ, các trợ lý mới sẽ cần được đào tạo và học lại từ đầu và mọi thứ lại bắt đầu từ con số không. Anh Kane muốn giữ chân đội ngũ mà mình tâm đắc, thế nên anh đã làm việc với công ty cung cấp dịch vụ kết nối trợ lý, mua lại hợp đồng và tuyển trực tiếp các trợ lý đó. Sau đó anh tăng gấp đôi lương cho họ - mức lương này vẫn rẻ hơn so với tuyển nhân sự trong nước. Anh bay sang Philippines cùng những chiếc máy tính xách tay mới làm quà và đưa họ đến một khu nghỉ dưỡng vào cuối tuần để đào tạo nhân sự mới và giao lưu.

Anh chia sẻ: “Họ trân trọng điều đó và sẽ thực sự trung thành với bạn, miễn là bạn đối xử tử tế với họ”.

Cơ cấu của đội trợ lý hiện đã mở rộng lên 5 thành viên, bao gồm một trợ lý trưởng. Cô ấy phụ trách xếp lịch cho sự kiện, đưa đồng nghiệp đi ăn trưa và làm đầu mối trình bày, thảo luận các vấn đề của họ với văn phòng ở Australia.

Ông George đã làm việc với hai trợ lý hoạch định tài chính tại Ấn Độ kể từ khi bắt đầu thuê ngoài. Người trợ lý đầu tiên gắn bó với ông trong 3 năm trước khi tách ra để bắt đầu kinh doanh riêng. Trước khi rời đi, anh ấy đã đào tạo trợ lý hiện tại của ông George, người đã gắn bó với văn phòng gần 2 năm. Để giữ chân nhân tài thì cần có mức lương xứng đáng. Do đó, ông George thậm chí còn gửi tiền thưởng trực tiếp cho trợ lý của mình.

Ông chia sẻ: “Chúng tôi rất ủng hộ việc trả công xứng đáng cho những người làm việc cho mình. Với khoản tiền chúng tôi trả cho công ty cung cấp dịch vụ kết nối nhân tài, chúng tôi muốn biết có bao nhiêu trong số đó thực sự đến tay trợ lý hoạch định tài chính. Nếu số tiền gửi là 2.000 USD mỗi tháng mà trợ lý chỉ nhận 200 USD, có lẽ chúng tôi đã tìm đến một công ty khác vì chúng tôi muốn trợ lý được trả công xứng đáng. Chúng tôi không thuê ngoài để làm giàu cho một công ty khai thác lao động giá rẻ”.

Lưu ý khi thuê ngoài

Hai tư vấn viên George và Kane đưa ra các khuyến nghị thẩm định dành cho người trong nghề đang cân nhắc thuê nhân sự nước ngoài:

• Tuân thủ — Ông George chia sẻ: “Trước khi làm bất cứ điều gì, chúng tôi bảo đảm mọi việc đều tuân thủ luật liên bang Canada, luật tỉnh bang và quy định ngành bảo hiểm. Bạn không thể chỉ tìm đến ai đó gặp được trên trang rao bán dịch vụ trực tuyến. Chúng tôi làm việc qua một công ty Canada vận hành theo của pháp luật sở tại. Đó là điểm mấu chốt cho tiêu chí lựa chọn của chúng tôi”.
• Bảo mật dữ liệu — Những chiếc máy tính xách tay cho đội thuê tại nước ngoài của anh Kane hoạt động qua máy chủ đặt tại Australia qua SharePoint. Mọi dữ liệu được lưu cục bộ trên máy tính của trợ lý sẽ được xóa mỗi ngày. Một đội phụ trách CNTT bên thứ ba tại Australia sẽ giám sát hoạt động, nên nếu có ai đó cố tải về hoặc chuyển tệp, hệ thống sẽ kích hoạt cảnh báo, cho phép tắt máy tính từ xa. Anh nói: “Chúng tôi sẽ nhận được cuộc gọi chỉ sau 2 giây. Bên cung cấp dịch vụ CNTT cũng sửa mọi lỗi phần mềm trên máy tính của đội ngũ tại nước ngoài.
• Biến động nhân sự — Khi tìm được một trợ lý giỏi, bạn sẽ muốn giữ chân họ càng lâu càng tốt. Hãy tìm hiểu xem công ty cung cấp dịch vụ có cho phép bạn giữ lại người hay không. Trong quá trình tìm kiếm, anh Kane biết được thông tin từ các tư vấn viên khác rằng có công ty hễ thấy trợ lý hỗ trợ từ nước ngoài làm tốt, họ sẽ tiến hành thăng chức nội bộ cho người đó và yêu cầu chấm dứt hợp đồng dịch vụ với bạn. Anh đã chọn công ty có cam kết cho anh giữ lại các trợ lý thể theo nguyện vọng cá nhân.