Hubo al menos dos meses durante los cuales los confinamientos obligatorios por la pandemia de COVID me impidieron tener reuniones en persona con los clientes. Fue una época difícil para mí ya que estaba embarazada y me estaba esforzando por adaptarme y dominar las reuniones virtuales y otras aplicaciones digitales. Sin embargo, durante ese año califiqué por primera vez para Court of the Table y uno de los factores más importantes que me permitió alcanzar ese nivel de éxito fue la forma en la que di seguimiento a los prospectos.

Los pequeños detalles

Mi proceso de seguimiento se compone de tres elementos. El primero consiste en siempre tener una lista de prospectos pendientes de contactar con suficiente información acerca de ellos. Después de reunirme con cualquier prospecto, abro la aplicación de notas de mi teléfono y anoto el nombre de la persona y cierta información, por ejemplo, dónde nos reunimos. Como los asesores nos ponemos en contacto con muchos prospectos, a medida que ejecutamos nuestro trabajo, en ocasiones olvidaba que me había reunido con una persona en particular dos semanas atrás. Para cuando me acordaba y me ponía en contacto con estos prospectos, ya era demasiado tarde. Es por ello que, actualmente, cuando comienzo mi día laboral, reviso las notas que tomé en mi teléfono y comienzo a dar seguimiento a las personas con las que me reuní. Este hábito me ha permitido acordarme de todos los prospectos con los que me reúno.

Pasar al siguiente nivel

El segundo elemento clave para mejorar mi proceso de seguimiento consiste en enviar un mensaje de texto al prospecto después de nuestra primera reunión. Un par de horas después de la reunión, mientras me traslado en tren o autobús, le envío un mensaje de texto al prospecto para agradecerle por el tiempo que se tomó para reunirse conmigo y, a continuación, hago un resumen de nuestra reunión; este resumen es el paso más importante de este elemento de mi proceso. Por ejemplo, si en la reunión hablamos acerca de la protección de los ingresos, en mi mensaje escribo lo siguiente: “Espero que comprenda la importancia que tiene la protección de los ingresos ya que usted es el único sostén de su familia y esta depende enteramente de sus ingresos”. El mensaje de texto lo cierro de la siguiente manera: “Nos vemos la próxima semana; mientras tanto, trabajaré en una propuesta para usted. ¡Qué tenga excelente día!”. Este primer mensaje de texto posterior a la reunión es la chispa que le permite al prospecto recordar de lo que hablamos y también siembra la idea en su mente de que nos reuniremos la siguiente semana.

Mantenerse en contacto

La última y más importante tarea de seguimiento es mantenerse en contacto con los prospectos hasta que tenga lugar la segunda reunión. Por ejemplo, digamos que te reuniste con uno de tus prospectos el lunes y esperas hasta el viernes para contactarlo nuevamente y preguntarle si está disponible para una segunda reunión el próximo lunes. Esperaste demasiado tiempo; durante el tiempo transcurrido entre el lunes y el viernes, el prospecto se olvidó de ti y de lo que platicaron y las probabilidades de que quiera reunirse contigo nuevamente son muy bajas.

Lo que yo hago es enviarle al día siguiente, en este caso el martes, artículos relacionados con el tema que tratamos durante la primera reunión, por ejemplo, la importancia de los seguros, para que los lea. A la información que le envío le agrego una nota personal, por ejemplo: “Esta es una buena lectura relacionada con la importancia de la protección de los ingresos”. De esta forma, no presiono al prospecto para que haga una compra, pues solo se trata de un artículo. El jueves le envío otra nota o probablemente el enlace a mi cuenta empresarial en Instagram o a mi página web. En esta ocasión, tampoco lo estoy presionando y todavía no le estoy pidiendo que nos volvamos a reunir. Esto es lo que llamo un seguimiento sutil. Lo que hago es enviarles contenido para que lo lean y con esto refuerzo la importancia de lo que propuse que, en este ejemplo, es la protección de los ingresos. Se puede aplicar el mismo proceso en caso de inversiones. De esta manera, me mantengo presente en la mente del prospecto, pero de una forma no agresiva.

Cuando llega el viernes, aplico un seguimiento obvio y directo para lo cual envío un mensaje como el siguiente: “¿Cómo le va, Sr. Prospecto? Ya terminé la propuesta que me solicitó. ¿Tiene tiempo para que nos reunamos el lunes?”. La probabilidad de que el prospecto responda afirmativamente es alta porque, para ese momento, habrá visto mi nombre varias veces entre sus notificaciones de WhatsApp toda la semana. Es importante cerrar el proceso con un seguimiento directo porque no puedes seguir enviando mensajes sutiles eternamente. Cualquier persona se aburriría, después de un tiempo, con un acercamiento así.

Espero que estos tres elementos te aporten tanto éxito como me lo han aportado a mí.

Yismin Lim es miembro de MDRT desde hace siete años de Singapur. La puedes contactar en yismin.lim0101@gmail.com.