Selama sedikitnya dua bulan, saya tidak bisa bertemu langsung dengan nasabah saat aturan lockdown diberlakukan akibat pandemi. Rasanya berat karena, dalam kondisi hamil, saya harus beradaptasi dan menguasai temu virtual dan aplikasi digital lainnya. Tapi di tahun itu saya meraih Court of the Table untuk pertama kalinya, dan faktor penting dalam meraih kesuksesan itu adalah proses tindak lanjut (follow up) saya dengan prospek.

Perhatikan detail

Ada tiga langkah dalam proses tindak lanjut saya. Pertama, harus punya daftar prospek tunda (pending) dengan detail secukupnya. Setelah bertemu prospek, saya membuka aplikasi catatan di ponsel dan mengetikkan namanya serta detail seperti tempat bertemu. Penasihat keuangan bertemu banyak sekali prospek, dan kadang kita lupa di mana bertemu orang tertentu dua pekan lalu. Begitu ingat, sudah terlalu terlambat untuk menghubungi mereka. Maka, tiap hari saat mulai bekerja, saya melihat catatan di ponsel dan memulai proses tindak lanjut. Kebiasaan ini membuat saya bisa mengingat setiap prospek yang telah saya temui.

Tingkatkan dengan pesan singkat

Langkah kedua mengefektifkan tindak lanjut adalah mengirim pesan setelah janji temu pertama. Dua jam setelah bertemu, mungkin saat di kereta atau bus, saya mengirim pesan teks kepada prospek, untuk berterima kasih atas waktunya dan – yang terpenting – merangkum pertemuannya. Contoh, jika kami membahas proteksi penghasilan, saya berkata, “Saya harap, sebagai pencari nafkah utama, Anda memahami arti penting proteksi penghasilan karena keluarga bergantung pada Anda.” Saya akhiri pesan dengan “Saya akan susun proposal untuk Anda, dan kita akan berjumpa lagi pekan depan. Sehat selalu, sampai jumpa.” Pesan singkat seusai janji temu pertama membuat prospek mengingat lagi isi diskusi kami, dan saya menyugesti bahwa kami akan bertemu lagi pekan berikutnya.

Jaga kontak

Langkah tindak lanjut terakhir – dan yang terpenting – adalah menjaga kontak dengan prospek hingga janji temu kedua. Jika Anda bertemu prospek hari Senin dan ingin bertemu lagi Senin depannya, tetapi baru menghubunginya lagi hari Jumat, itu terlalu lama. Senin ke Jumat, prospek sudah melupakan Anda dan isi diskusinya sehingga kecil kemungkinannya dia mau bertemu Anda.

Taktik saya: Pada hari Selasa, saya mengirim artikel bacaan, dengan topik seperti arti penting asuransi atau hal lain yang berkaitan dengan topik diskusi pada kontak pertama. Lalu, saya imbuhkan pesan seperti, “Ini bacaan bagus tentang pentingnya proteksi penghasilan.” Prospek tidak didesak, hanya dikirimi artikel. Pada hari Kamis, saya mengirim berita lainnya, atau mungkin tautan ke akun kerja Instagram di situs web saya. Sekali lagi, tidak ada desakan, dan saya belum meminta janji temu lagi. Teknik ini saya sebut subtle follow-up (tindak lanjut taklangsung). Saya mengirim konten bacaan dan menekankan pentingnya solusi yang saya ajukan – dalam contoh ini, proteksi penghasilan. Bisa untuk hal lain juga, misalnya solusi investasi. Dengan begitu, prospek terus mengingat saya, tetapi saya tidak terkesan agresif.

Tiba hari Jumat, tindak lanjut saya lebih gamblang. Saya bilang, “Halo Pak Prospek, saya sudah menyusun proposal yang Anda minta. Ada waktu untuk bertemu hari Senin nanti?” Besar kemungkinan prospek setuju karena saya terus muncul di WhatApp-nya sepanjang pekan. Akhiri proses dengan tindak lanjut langsung karena, jika Anda terus-menerus mengirim pesan halus, lama-lama orang akan bosan.

Itu tadi tiga langkahnya. Semoga bermanfaat untuk Anda, seperti halnya untuk saya.

Yismin Lim adalah anggota tujuh tahun MDRT dari Singapura. Hubungi Lim di yismin.lim0101@gmail.com.