Một tư vấn viên có thể dễ dàng bị mắc kẹt khi làm việc mỗi ngày, cố gắng đáp ứng mọi khách hàng và không bao giờ ở nhà với gia đình. Khi xây dựng gia đình, tôi quyết định tạo ranh giới bằng cách sắp xếp lịch làm việc trước — ý tôi là xếp lịch trước một năm rưỡi — để xây dựng tuần làm việc lý tưởng.

Doanh nghiệp của tôi cung cấp dịch vụ quản lý tài sản trên cơ sở thu phí, và giá trị tài sản của một khách hàng điển hình của chúng tôi nằm trong khoảng 2 triệu đến 5 triệu đô la. Tuần lễ lý tưởng của tôi là như sau: Tôi gặp khách hàng vào thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm. Thứ Hai là để chuẩn bị mọi thứ cho cả tuần, và tôi bắt đầu chuẩn bị trước từ tối Chủ nhật, để có thể sẵn sàng khi gặp nhóm của mình vào chiều thứ Hai. Chúng tôi họp vào buổi chiều vì tôi phải đưa con gái đi học vào buổi sáng.

Tôi gặp các đối tác hoặc nhà tư vấn khác, và chúng tôi gặp tư vấn viên khác nếu cần thiết. Nếu thực sự cần lên lịch gặp khách hàng vào thứ Hai thì tôi sẽ gặp họ vào cuối ngày. Toàn bộ thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm là dành cho gặp khách hàng, và thứ Sau là ngày dành cho cập nhật tình hình với đội ngũ của mình để xem xét lên kế hoạch cho tuần sau. Tôi không còn làm việc vào ngày thứ Bảy và Chủ nhật nữa.

Làm sao tôi thực hiện được lịch làm việc này?

Tôi ngừng không đến thăm khách hàng tại nhà. Điều này nghe có vẻ khó nếu bạn vẫn thường xuyên đi gặp khách hàng và họ đã quen với việc bạn đến nhà gặp họ. Do vậy, việc đưa ra kỳ vọng rằng tôi sẽ không đến nhà họ nữa phải được tiến hành từ từ. Tôi bắt đầu bằng việc không hẹn gặp ai vào cuối tuần nữa. Rồi tôi ngừng đến nhà họ vào buổi tối. Tôi chỉ gặp khách hàng vào buổi sáng ngày làm việc và dần dần chuyển sang không đến nhà ai nữa.

Đôi khi tôi gặp khách hàng vào Chủ nhật vì đó là ngày họ sẽ đến văn phòng gặp tôi như trước đó. Dần dần, tôi ngừng các buổi gặp vào Chủ nhật và theo thời gian, cả các buổi gặp vào thứ Bảy nữa bằng cách dời tất cả sang thứ Ba đến thứ Sáu, cho đến khi tôi ngừng xếp lịch hẹn vào thứ Sáu.

Việc loại bỏ ngày thứ Sáu gặp chút khó khăn. Vũ trụ thực sự muốn thử thách tôi ở đây vì mỗi khi cơ hội tốt xuất hiện vào ngày đó như hợp đồng bảo hiểm nhân thọ lớn thì tôi lại nhượng bộ và lên lịch gặp khách hàng. Nhưng cuộc gặp đó không bao giờ tốt đẹp, hoặc khách hàng sẽ hủy vào phút chót hoặc đổi sang ngày khác. Do đó, tôi đề ra nguyên tắc nếu khách hàng trả chúng tôi một khoản phí theo một cách, hình thức hoặc hình thái nào đó, thì tôi sẽ gặp họ vào thứ Sáu.

Điều khiến tôi an tâm là tôi chỉ làm việc một ngày cuối tuần trong một tháng vào mùa đông và mùa thu. Không ai muốn đến gặp tôi vào thứ Bảy hoặc Chủ nhật, đặc biệt trong mùa xuân khi thời tiết bắt đầu đẹp lên và vào mùa hè khi họ thích ở bãi biển hơn. Họ thường gọi điện cho tôi để hủy gặp hoặc lên lịch lại cho buổi gặp vào hai mùa này. Do đó, tôi hạn chế buổi hẹn cuối tuần vào các tháng mùa thu và mùa đông và làm việc vào các sáng thứ Bảy và Chủ nhật từ 10 giờ sáng đến khoảng 5 giờ chiều.

Nếu khách hàng phải hủy hoặc lên lại lịch cho buổi hẹn cuối tuần của họ, tôi sẽ không thể đáp ứng được cho đến tháng sau, do đó họ sẽ phải đợi ba đến bốn tuần để gặp tôi. Tôi lên lịch làm việc của mình trước, gửi nó cho khách hàng và nói với họ rằng đây là những ngày cuối tuần tôi làm việc nếu họ muốn gặp tôi. Nếu họ hủy và muốn gặp tôi và cuối tuần sau, câu trả lời là không vì tôi không làm việc vào cuối tuần đó.

Sự linh hoạt là điều then chốt

Tầm nhìn tốt nhất của tôi là chỉ gặp khách hàng hai ngày mỗi tuần. Tất nhiên là có ngoại lệ với lịch làm việc. Đời vốn là thế. Khách hàng bị ốm. Một vài khách hàng của tôi sinh con và họ không muốn di chuyển hoặc ra ngoài. Do vậy, thỉnh thoảng tôi sẽ đến thăm họ vào cuối tuần, đôi khi tôi sẽ rủ cả nhà đi cùng và thực hiện một chuyến đi ngắn đến đó. Chúng tôi muốn gặp đứa con mới sinh của họ. Họ sẽ gặp cả nhà tôi và chúng tôi tận dụng tối đa cơ hội này.

Không có một nguyên tắc nhanh gọn và cứng nhắc cho việc lên lịch này, nhưng khi bạn cố quyết định nên quản lý lịch làm việc như thế nào, thì những tham số đã được định sẵn này thực sự hữu ích. Chúng tôi gửi khách hàng lịch làm việc trước 12 tuần, và chặn trước những ngày và tuần chúng tôi không làm việc để họ biết những ngày còn trống và chọn ngày phù hợp nhất với họ. Việc chặn trước ngày trong lịch làm việc cho phép tôi bảo vệ kỳ nghỉ của gia đình, ngày sinh nhật của vợ chồng tôi, những ngày kỷ niệm và sự kiện đặc biệt khác.

Barjes Angulo là thành viên MDRT 14 năm đến từ New York, New York, Hoa Kỳ. Liên hệ với ông tại bmilley@rgfwealth.com.