เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI: ยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของที่ปรึกษาการเงิน

โดย Antoinette Tuscano

เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI สามารถพลิกโฉมประสิทธิภาพการทำงานและการมีส่วนร่วมของที่ปรึกษาการเงินในการเข้าพบลูกค้าได้อย่างแท้จริง และนี่อาจเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น เพราะเครื่องมือเหล่านี้เริ่มมีการใช้งานอย่างกว้างขวางและ เป็นที่นิยมมากขึ้น

วิธีใช้งานเครื่องมือจดบันทึกด้วย AI

ที่ปรึกษาการเงินสามารถใช้เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI เพื่อบันทึกการประชุมกับลูกค้า แนบบันทึกไว้ในระบบ CRM (Customer Relationship Management) สร้างรายการงานหลังการประชุมสำหรับทีม ร่างอีเมลสรุปการประชุมถึงลูกค้า และเขียนวาระสำหรับการประชุมกับลูกค้าครั้งถัดไป

สิ่งที่เคยใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงสำหรับ Andy Makal สมาชิก MDRT 4 ปี ตอนนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีด้วยการใช้ Plaud Note Makal บันทึกการประชุมกับลูกค้าด้วย Plaud จากนั้นซอฟต์แวร์ AI ก็จะสร้างไฟล์ PDF ซึ่งจะถูกบันทึกในระบบ CRM นอกจากนี้ เขายังได้สร้างเทมเพลตสรุปการประชุมใน ChatGPT ซึ่งใช้สำหรับสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับทั้งตัวเขาเองและลูกค้า

Plaud Note เป็นเครื่องบันทึกเสียง AI ที่เชื่อมต่อกับโทรศัพท์ของเขาผ่านแอปพลิเคชัน Plaud ซึ่งรองรับมากกว่า 100 ภาษา และยังสามารถติดเข้ากับโทรศัพท์มือถือที่มีเคส MagSafe เพื่อบันทึกการโทรได้ด้วย อย่างไรก็ตาม เมื่อบันทึกการประชุมที่เป็นความลับ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้เลือกอนุญาตให้ Plaud ใช้ข้อมูลเพื่อฝึกฝนโมเดล AI ของตน

เครื่องมืออื่น ๆ ที่มีอยู่ในตลาด

มีเครื่องมือจดบันทึกด้วย AI หลายตัวที่น่าสนใจ เช่น Fathom และ Fireflies ซึ่งสามารถถอดเสียงและสรุปการประชุมบน Zoom, Google Meet และ Teams ได้

ส่วน Jump, Filenote.ai และ Zocks ถูกพัฒนาขึ้นมาสำหรับที่ปรึกษาการเงินโดยเฉพาะ โดยมีการผสานรวมกับระบบเทคโนโลยีเฉพาะที่ที่ปรึกษาการเงินอาจใช้งานอยู่ที่ดีกว่า รวมทั้งยังให้ความปลอดภัยของข้อมูลและการควบคุมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ดียิ่งขึ้น Filenote.ai ยังมีฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่น การส่งแบบฟอร์มขอข้อมูลไปยังผู้ช่วยที่ปรึกษา และการสร้างแผนผังความคิดสำหรับลูกค้า

ข้อควรระวัง

สมาชิก MDRT 8 ปี Elke Rubach, LL.M., CLU บันทึกการประชุมโดยใช้ Otter.ai แต่ Rubach เตือนว่า “คุณต้องขออนุญาตจากลูกค้าก่อนที่จะทำบันทึกการประชุม และสิ่งสำคัญเมื่อคุณเริ่มบันทึกคือคุณต้องระบุวันที่และชื่อของบุคคลที่อยู่ในที่ประชุมด้วย” เธอกล่าว

นอกจากนี้ แม้ว่าเครื่องมือจดบันทึกด้วย AI จะสามารถประหยัดเวลาและเพิ่มความแม่นยำได้ แต่ก็ควรพิจารณาเสมอว่ามันสามารถเชื่อมต่อเข้ากับเทคโนโลยีในสำนักงานและระบบ CRM ของคุณได้ดีแค่ไหน รวมถึงความเป็นส่วนตัวของข้อมูล โดยปกติแล้ว เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ที่มีฟังก์ชันขั้นสูง เช่น การเชื่อมต่อกับระบบ CRM จะมีค่าบริการรายเดือน

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบความถูกต้องเสมอ เพราะความผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้กับ AI ที่ปรึกษาการเงินต้องรับผิดชอบในสิ่งที่ส่งให้ลูกค้า ดังนั้น ควรตรวจสอบและปรับแก้สรุปการประชุมให้เป็นสไตล์ของตัวเองก่อนส่งอีเมลถึงลูกค้า เพื่อลบข้อผิดพลาดและทำให้เป็นภาษาที่ฟังดูเป็นคุณ ไม่ใช่หุ่นยนต์ ลูกค้าจะรู้สึกขอบคุณกับความเป็นส่วนตัว และเมื่อรู้ว่าที่ปรึกษาการเงินใส่ใจพวกเขาและสิ่งที่ส่งมาให้ ความเอาใจใส่ลูกค้านี่เองคือสิ่งที่ AI และเทคโนโลยีไม่สามารถเข้ามาแทนที่ได้

ถ้าลูกค้าไม่เอ้าท์ เราต้องไม่ยอมแก่ 3 สิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้ารุ่นใหม่

โดย Troy Harrison

หากผู้มุ่งหวังหรือลูกค้าของคุณมีอายุน้อยกว่าคุณเกิน 10 ปี ช่องว่างในการสื่อสารอาจเกิดขึ้นได้

สังคมมีการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมและเทคโนโลยีอย่างมีนัยสำคัญระหว่างคนรุ่นปลาย Generation X (เกิดปี 1965-1980 ตามข้อมูลของ Pew Research Center) และคนรุ่นต้นของ Millennial (เกิดปี 1981-1996) การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ส่งผลอย่างมากต่อสิ่งที่คนรุ่น Millennial ต้องการและคาดหวังในฐานะลูกค้า ส่วนคนรุ่น Generation Z (เกิดปี 1997-2012) ซึ่งเกิดหลังคนรุ่น Millennial ก็มีแนวโน้มเดียวกัน แต่จะยิ่งเด่นชัดกว่า ในที่นี้ คำว่า “ลูกค้ารุ่นใหม่” หมายถึงคนรุ่น Millennial และ Gen Z เป็นหลัก

โดยไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องอายุเท่ากันกับลูกค้า เพราะคนรุ่น Millennial และ Gen Z ก็ต้องการติดต่อกับที่ปรึกษาการเงินที่มีประสบการณ์มากกว่าเช่นกัน แต่หมายความว่าคุณจะต้องปรับสไตล์การสื่อสารให้ตรงกัน หรือพูดอีกนัยหนึ่ง คุณต้องสื่อสารกับพวกเขาในแบบที่ ตรงใจ

ต่อไปนี้คือ 3 สิ่งที่คุณต้องทราบเกี่ยวกับการปรับสไตล์การสื่อสารเพื่อทำงานกับลูกค้ารุ่นใหม่:

1. ลูกค้ารุ่นใหม่เปลี่ยนวิธีสร้างความสัมพันธ์ วิธีการสร้างความสัมพันธ์ กับลูกค้าแบบเดิม ๆ นั้นง่ายมาก แค่คุณเดินเข้าไปในออฟฟิศ มองหารูปภาพ ปริญญาบัตร หรือเบาะแสอื่น ๆ เกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของลูกค้า แล้วก็เริ่มบทสนทนาจากความสนใจเหล่านั้น แต่ในตอนนี้ การเริ่มบทสนทนาด้วยเรื่องส่วนตัวอาจทำให้คุณดูไม่จริงใจ ลูกค้ารุ่นใหม่จะเน้นเรื่องธุรกิจเป็นอันดับแรก

คุณจะนัดหมายได้ง่ายขึ้นหากบอกผู้มุ่งหวังรุ่นใหม่ว่าคุณจะช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายทางการเงิน หรือปกป้องธุรกิจและครอบครัวของพวกเขาในแง่การเงินได้อย่างไร เข้าประเด็นด้วยคำถามที่ดีที่โฟกัสเกี่ยวกับธุรกิจ และแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณสามารถช่วยได้ หากคุณสามารถตอบสนองความต้องการหรือข้อกังวลของพวกเขาได้ พวกเขาก็จะเปิดใจรับการนัดหมายทานอาหารกลางวัน ไปดื่ม ตีกอล์ฟ หรือการสนทนาส่วนตัว นี่คือการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญแต่จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องทำเพื่อความสำเร็จ

2. ลูกค้ารุ่นใหม่ต้องการความยืดหยุ่นในการสื่อสาร ฝึกส่งข้อความให้เก่ง เรียนรู้วิธีส่งข้อความที่น่าเชื่อถือและถูกหลักไวยากรณ์ (ใช่ ข้อนี้สำคัญ) ด้วยข้อความที่สั้นกระชับไม่เกิน 240 ตัวอักษร

คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันอย่าง ChatGPT เพื่อย่อการสื่อสารที่ยาว ๆ ให้เหลือแต่ใจความสำคัญในขณะที่ยังคงความสามารถในการโน้มน้าวใจไว้ได้ คุณแค่ต้องสามารถเขียนคำสั่งคำสั่ง AI ได้ดีและแก้ไขเมื่อจำเป็น อย่างไรก็ตาม กับเครื่องมือ AI ฟรีใด ๆ ก็ตาม อย่าลืมว่าคุณต้องไม่ใส่ข้อมูลส่วนตัวลงไป เพราะข้อมูลเหล่านั้นอาจกลายเป็นข้อมูลสาธารณะได้

อย่างไรก็ตาม การส่งข้อความก็ไม่ใช่คำตอบทั้งหมด ลูกค้ารุ่นใหม่มีแพลตฟอร์มที่หลากหลายที่พวกเขาชื่นชอบ และสิ่งที่เหมาะกับคนหนึ่งอาจไม่เหมาะกับอีกคนหนึ่ง เมื่อลูกค้ารุ่นใหม่เห็นว่าคุณสามารถปรับตัวให้เข้ากับวิธีการสื่อสารหรือแนวคิดของพวกเขาได้ พวกเขาจะให้ความเคารพในตัวคุณมากขึ้น

3. ลูกค้ารุ่นใหม่เก่งโซเชียลมีเดีย คุณก็ควรเก่งเช่นกัน ลูกค้าในปัจจุบันจะค้นคว้าข้อมูลของคุณออนไลน์ และโซเชียลมีเดียก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือหลักของพวกเขา ผู้มุ่งหวังจะค้นหาคุณใน LinkedIn ก่อนที่พวกเขาจะคิดโทรหาคุณ และหากโปรไฟล์ LinkedIn ของคุณดูไม่น่าเชื่อถือ คุณก็จะไม่ได้รับการติดต่อกลับนั้น (ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ อีเมล หรือข้อความ) หากคุณไม่ได้ใช้ LinkedIn เป็นเครื่องมือระดับมืออาชีพ คุณก็จะไม่ได้รับความเชื่อถือ

อย่างไรก็ตามแต่แค่ LinkedIn นั้นยังไม่เพียงพอ คุณยังต้องทราบถึงวิธีอื่น ๆ ที่ผู้คนสามารถค้นคว้าข้อมูลของคุณได้ คุณรู้หรือไม่ว่ารีวิว Google ของบริษัทคุณพูดว่าอะไร ผู้มุ่งหวังรุ่นใหม่ของคุณอาจจะรู้ และคุณควรเตรียมคำอธิบายสำหรับรีวิวที่ไม่ดีที่เพิ่งได้รับ

ต่อไปนี้คือข้อยกเว้นสำหรับกฎ “ลูกค้ารุ่นใหม่” นี้: ลูกค้าที่อายุมากหลายคนกำลังเรียนรู้และเลียนแบบพฤติกรรมของลูกค้ารุ่นใหม่ นั่นหมายความว่าคุณไม่สามารถเหมารวมพฤติกรรมจากอายุ คุณจึงควรมีความยืดหยุ่น ฉลาด และปรับตัวตามความต้องการของลูกค้า ไม่ว่าพวกเขาจะอายุเท่าไหร่ก็ตาม

สมาชิกและผู้เชี่ยวชาญจากทั่วโลกมาแบ่งปันวิธี ที่พวกเขาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ค้นหาแรงบันดาลใจ และสร้างสมดุลให้กับชีวิตและการงาน ในบล็อก MDRT รับข้อมูลเชิงลึกที่ส่งไปยังอีเมลของคุณสองถึงสามครั้งต่อสัปดาห์โดยการสแกนคิวอาร์โค้ดเพื่อสมัครรับข้อมูลหรือไปที่ mdrtblog.org/subscribe