Thay đổi cục diện các cuộc gặp với khách hàng nhờ trợ lý ghi chép AI giúp tiết kiệm thời gian

Antoinette Tuscano

Các công cụ ghi chép bằng AI có thể giúp tư vấn viên tài chính nâng cao năng suất làm việc và tăng tương tác trong cuộc gặp với khách hàng. Đây có lẽ mới chỉ là khởi đầu cho tiềm năng của những công cụ này trong quá trình ngày càng trở nên hoàn thiện và phổ biến hơn với người dùng.

Cách sử dụng công cụ ghi chép bằng AI

Tư vấn viên tài chính có thể dùng công cụ ghi chép bằng AI để ghi âm các cuộc gặp với khách hàng, đính kèm tệp ghi chú trong hệ thống CRM, lên các đầu việc cần làm sau cuộc gặp cho đội ngũ, soạn email tóm tắt cuộc gặp vừa qua cho khách hàng và lên nội dung cho cuộc gặp sắp tới.

Ông Andy Makal, thành viên MDRT 4 năm, từng mất 1 tiếng để viết biên bản cuộc gặp nhưng giờ chỉ cần bỏ ra vài phút nhờ vào ứng dụng Plaud Note. Ông Makal dùng Plaud để ghi âm các cuộc gặp với khách hàng. Sau đó, phần mềm AI sẽ tạo tệp PDF đính kèm vào trong CRM của ông. Ông cũng đã tạo sẵn một mẫu tóm tắt cuộc gặp nhờ ChatGPT – cũng là nền tảng ông thường dùng để tạo danh sách công việc cần làm cho mình và khách hàng.

Plaud Note là công cụ ghi âm bằng AI và kết nối với điện thoại thông qua ứng dụng. Với khả năng hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, ứng dụng Plaud còn có thể ghi âm cả các cuộc gọi thoại nếu gắn thêm ốp điện thoại MagSafe. Tuy nhiên, khi ghi âm các cuộc họp kín thì cần phải tắt tùy chọn cho phép Plaud sử dụng dữ liệu để huấn luyện các mô hình AI của ứng dụng.

Các công cụ có sẵn khác

Bạn còn có thể cân nhắc một số công cụ ghi chép bằng AI khác, chẳng hạn như Fathom và Fireflies có khả năng chép lời và tóm tắt các cuộc gặp trên Zoom, Google Meet và Teams.

Jump, Filenote.ai và Zocks được thiết kế riêng dành cho tư vấn viên tài chính, có khả năng tích hợp tốt hơn với hệ thống công nghệ mà tư vấn viên tài chính thường dùng, đồng thời cung cấp nhiều tính năng kiểm soát tuân thủ và bảo mật dữ liệu hơn. Ngoài ra, Filenote.ai còn có các tính năng như gửi mẫu yêu cầu cho trợ lý hoạch định tài chính (paraplanner) và tạo sơ đồ tư duy cho khách hàng.

Điểm cần lưu ý

Thành viên MDRT 8 năm, bà Elke Rubach, LL.M., CLU, dùng Otter.ai để ghi âm các cuộc gặp. Tuy nhiên, bà cũng lưu ý rằng: “Bạn phải xin phép khách hàng trước khi ghi âm. Ngoài ra, khi bắt đầu ghi, bạn cần nêu rõ ngày tháng và tên những người tham dự”.

Dù các công cụ ghi chép bằng AI có thể tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác, nhưng bạn vẫn cần phải luôn lưu ý về bảo mật dữ liệu và khả năng tích hợp của những công cụ này với hệ thống công nghệ văn phòng và CRM của mình. Các công cụ ghi chép bằng AI thường sẽ cung cấp thêm nhiều tính năng nâng cao với phí định kỳ hàng tháng, ví dụ như tích hợp với CRM.

Điều quan trọng là bạn phải luôn kiểm tra độ chính xác, bởi AI vẫn có thể mắc lỗi. Chính tư vấn viên tài chính là người chịu trách nhiệm về những gì mình gửi cho khách hàng. Vậy nên, hãy rà soát và chỉnh sửa bản tóm tắt cuộc gặp trước khi gửi email cho khách hàng để tránh sai sót và đảm bảo giọng văn riêng, tránh nghe y như AI. Khách hàng đánh giá cao dấu ấn riêng và muốn tư vấn viên thực sự quan tâm đến họ và để tâm đến những gì gửi cho họ. Chính khả năng thể hiện sự quan tâm đến khách hàng là điều mà AI và công nghệ không thể thay thế.

Bắt kịp thời đại: 3 bí quyết giúp bạn kết nối với khách hàng trẻ

Troy Harrison 

Bạn có thể khó giao tiếp với khách hàng hiện hữu hoặc khách hàng tiềm năng trẻ nếu hai người cách nhau hơn 10 tuổi.

Xã hội chúng ta đã trải qua những thay đổi lớn về văn hóa và công nghệ trong giai đoạn chuyển giao giữa cuối Thế hệ X (sinh năm 1965-1980, theo Pew Research Center) và đầu thế hệ Y (sinh năm 1981-1996). Nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng thuộc thế hệ Y theo đó cũng cũng chịu ảnh hưởng lớn. Thế hệ Z (sinh năm 1997-2012), thế hệ kế tiếp thế hệ Y, cũng có xu hướng tương tự nhưng rõ nét hơn nhiều Trong bài viết này, “khách hàng trẻ” chủ yếu ám chỉ khách hàng thế hệ Y và thế hệ Z.

Điều đó không có nghĩa là bạn phải đóng vai một người bạn “đồng trang lứa” với khách. Khách hàng thế hệ Y và thế hệ Z thích trao đổi với những tư vấn viên tài chính dày dạn kinh nghiệm hơn họ. Vậy nên, bạn phải “đồng điệu” với họ. Nói cách khác, bạn cần giao tiếp với họ theo cách mà họ thường giao tiếp.

Dưới đây là 3 điều bạn cần biết về để “đồng điệu” hơn với khách hàng trẻ khi làm việc với nhau:

1. Làm việc với khách hàng trẻ cần kịch bản tiếp cận mới. Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng theo cách truyền thống vốn rất đơn giản: Bạn bước vào văn phòng của khách hàng, nhìn quanh xem những tấm ảnh, bằng đại học hoặc các vật dụng khác giúp hé lộ về cuộc sống của họ, rồi bắt chuyện dựa trên những manh mối đó. Tuy nhiên, ngày nay bạn có thể bị coi là thiếu chân thành nếu mở đầu với những câu hỏi mang tính cá nhân. Khách hàng trẻ thích đi thẳng vào công việc.
   
   Đối với khách hàng tiềm năng trẻ, bạn sẽ hẹn gặp họ được nhiều hơn nếu trao đổi về cách bạn có thể giúp họ đạt được mục tiêu tài chính hoặc bảo vệ nguồn lực tài chính cho doanh nghiệp hay gia đình họ. Hãy đi thẳng vào vấn đề bằng những câu hỏi đúng trọng tâm công việc và chứng minh bạn có thể giúp họ. Nếu bạn giải quyết được những nhu cầu hoặc mối quan ngại của họ, lúc đó họ sẽ cởi mở hơn với các lời mời ăn trưa, đi uống cà phê, chơi golf hay trò chuyện về cuộc sống cá nhân. Thay đổi cách giao tiếp để “đồng điệu” với khách hàng trẻ cần nhiều nỗ lực nhưng rất quan trọng trên con đường dẫn đến thành công.
   
   
2. Khách hàng trẻ đòi hỏi sự linh hoạt trong giao tiếp. Hãy luyện kỹ năng nhắn tin. Hãy tập gửi một tin nhắn thuyết phục, đúng ngữ pháp (vâng, điều đó rất quan trọng) tối đa 240 ký tự.
   
   Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như ChatGPT để cô đọng những tin nhắn dài nhưng vẫn giữ được ý chính và tính thuyết phục. Tất cả những gì bạn cần là biết cách viết prompt hiệu quả và chỉnh sửa câu trả lời của AI nếu cần. Tuy nhiên, với bất kỳ công cụ AI miễn phí nào, hãy nhớ không đưa thông tin cá nhân vào vì dữ liệu đó có thể bị công khai.
   
   Dù vậy, nhắn tin cũng không phải là giải pháp duy nhất. Khách hàng trẻ có nhiều nền tảng giao tiếp yêu thích khác nhau và nền tảng phù hợp với người này có thể không hiệu quả với người khác. Họ đánh giá cao khả năng thích ứng linh hoạt, đặc biệt là nếu đi đôi với kinh nghiệm và chuyên môn. 
   
   
3. Cũng như khách hàng trẻ của mình, tư vấn viên cũng nên thật sành sỏi về mạng xã hội. Ngày nay, khách hàng sẽ tìm hiểu bạn trên mạng trước, và mạng xã hội chính là một trong những công cụ tìm kiếm chủ yếu của họ. Khách hàng tiềm năng sẽ xem hồ sơ LinkedIn của bạn trước khi quyết định có gọi lại cho bạn không. Vậy nên, nếu bạn trông không mấy uy tín trên LinkedIn, họ sẽ không bao giờ gọi, gửi email hay nhắn tin cho bạn. Nếu bạn không tạo trang LinkedIn để phục vụ cho công việc, khách hàng tiềm năng sẽ thấy bạn không thực sự chuyên nghiệp.
   
   Tuy nhiên, chỉ LinkedIn thôi thì chưa đủ. Bạn cũng cần để ý đến những kênh khác mà khách hàng có thể tra cứu thông tin về bạn. Bạn có biết khách hàng nói gì về công ty bạn trên phần đánh giá của Google không? Khách hàng trẻ thì biết đấy và bạn nên có câu trả lời thỏa đáng cho những đánh giá tiêu cực gần đây.
   
   Cũng có ngoại lệ đối với “quy tắc giao tiếp với khách hàng trẻ” vì giờ đây nhiều khách hàng lớn tuổi cũng đang học hỏi và bắt chước thói quen của giới trẻ. Điều đó có nghĩa là bạn không thể mặc định khách hàng là người như thế nào dựa trên độ tuổi của họ. Hãy luôn linh hoạt, khôn khéo và thích ứng với nhu cầu của khách hàng, bất kể họ thuộc thế hệ nào. 

MDRT Blog là nền tảng để các thành viên MDRT và chuyên gia trên toàn thế giới chia sẻ cách họ tăng năng suất, khơi nguồn cảm hứng và cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Hãy quét mã QR hoặc truy cập trang web mdrtblog.org/subscribe để đăng ký nhận 2-3 mail/tuần về chia sẻ của các chuyên gia, thành viên MDRT.